Распределение рабочего времени менеджера

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 24 Апреля 2013 в 20:37, реферат

Описание работы

Как и управление, любым предприятием, рабочее время менеджера тоже должно подвергаться правильному и грамотному управлению. В настоящее время все больше и больше уделяется внимания правильному планированию и распределению рабочего времени менеджера, т.е. от использования рабочего времени напрямую зависит эффективность труда менеджера. Не так давно выделилась такая дисциплина как тайм-менеджмент, которую преподают на различных тренингах, семинарах и курсах повышения квалификации, а в 2007 году открыта даже кафедра тайм-менеджмента в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» ( до 2010 г. МФПА ). Данная дисциплина включает в себя большое количество областей, методов и школ.

Содержание работы

Введение 2
Принципы планирования времени 3
Система планирования времени 3
Методы упорядочения планов рабочего времени 4
Восемь шагов планирования 6
Заключение 7
Список использованной литературы 9

Файлы: 1 файл

Планирование рабочего времени менеджера.docx

— 31.05 Кб (Скачать файл)

Содержание.

  1. Введение          2
  2. Принципы планирования времени      3
  3. Система планирования времени       3
  4. Методы упорядочения планов рабочего времени    4
  5. Восемь шагов планирования       6
  6. Заключение          7
  7. Список использованной литературы      9

 

Введение.

Как и управление,  любым предприятием, рабочее время менеджера тоже должно подвергаться правильному и грамотному управлению. В настоящее время все больше и больше уделяется внимания правильному планированию и распределению рабочего времени менеджера, т.е. от использования рабочего времени напрямую зависит эффективность труда менеджера. Не так давно выделилась такая дисциплина как тайм-менеджмент, которую преподают на различных тренингах, семинарах и курсах повышения квалификации, а в 2007 году открыта даже кафедра тайм-менеджмента в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» ( до 2010 г. МФПА ). Данная дисциплина включает в себя большое количество областей, методов и школ. Немаловажное внимание уделяется балансу рабочих задач и не связанных с выполнением служебных обязанностей, хотя именно состояние, удовлетворенность, реализованность влияют на эффективность менеджера. В данной работе мы рассмотрим методы и принципы планирования как рабочего так и личного времени менеджера.

Планирование означает подготовку к реализации целей и  упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 мин  на планирование рабочего времени можно  ежедневно сэкономить до двух часов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Принципы  и правила планирования времени.

Для рационального  использования своего времени менеджеру  необходимо прежде всего четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени.

При планировании следует  учитывать такие основные правила:

• при составлении  плана на день оставить 40 % времени  свободным, т. е. 60 % времени отвести  на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие.

Система планирования времени

•          необходимо постоянно фиксировать затраченное время, при этом следует указывать, как и на какие нужды, оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

•          для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

•          основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

•          для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которыми менеджер может реально справиться.

Основой плана использования  времени менеджера может служить  его перспективный план. С учетом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные  планы могут быть скоординированы  с годовым планом и

подразделены на месячные планы. Исходя из этого недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени менеджера. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.

Методы  упорядочения планов рабочего времени

Упорядочение планов дня с помощью метода "Альп". Этот метод охватывает пять стадий:

•          упорядочение заданий;

•          оценивание продолжительности действий;

•          резервировании времени (в соотношении 60:40);

•          принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

•          контроль учета выполненного.

Очередность выполнения дел можно устанавливать с  помощью принципа Паретто (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени менеджера: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.

Установление приоритетов  с помощью анализа АБВ (таблица). Эта техника основана на том, что  части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме  остаются неизменными. С помощью  букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ базируется на трех закономерностях:

•          наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается менеджер. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;

•          важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;

•          менее важные (малосущественные) задачи составляют 65  % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Для использования  анализа АБВ необходимо следовать  таким правилам:

•          составить список всех будущих задач;

•          систематизировать их по важности и установить очередность;

•          пронумеровать эти задачи;

•          оценить задачи соответственно по категориям А, Б и В;

•          задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;

•          задачи категории Б (20 %) подлежат перепоручению;

•          задачи категории  В в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип  является вспомогательным в тех  случаях, когда необходимо срочно принять  решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются  по таким критериям, как срочность  и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

1)         срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;

2)         срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;

3)         менее срочные  (важные)  задачи.  Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;

4)         менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.

В данной схеме приведен примерный алгоритм действий при  планировании рабочего времени.

Восемь  шагов планирования

Оказаться в «Месте покоя  и уединения», где можно внутренне  сосредоточиться.

  1. Посмотреть задачи и дневник, отметить выполненные и перенести незавершенные задачи.
  2. Посмотреть день и «перепрожить» его идеальном варианте.
  3. Составить список задач на следующий день, требующих обязательного внимания.
  4. Просмотреть раздел «Лист Достижений»: Определить задачи по своим целям в ЖИЗНИ и по каждому из четырех жизненных направлений ( Физический, Личностный, Межличностный, Социальный ) и наметить примерное время их выполнения. Если необходимо внести их в ежедневное расписание.
  5. Определить приоритеты по задачам: *А – «жизненно важно» … и только я могу это сделать. * B – «важно»…я могу это делегировать. *С – «не важно».
  6. Пронумеровать «А» по приоритетам, начиная с «А1» - самая важная задача на день.
  7. Определить время на выполнение каждой задачи.
  8. Заснуть с уверенностью в успехе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

Французы едят по часам. Нет  ланча в строго определенное время  – нет дела. Американцы – трудоголики. Но в пятницу летом уже с  пяти вечера на гольф-полях. Мы - не гедонисты и не трудоголики. Мы – не свободные, а разболтанные. Живем одним днем, звонки не возвращаем, данное слово легко забираем, везде и всегда опаздываем, гуляем безответственно, живем неспокойно. Такая страна – повышенного риска. Может, мы и не виноваты, но с этим надо что-то делать. Один астролог как-то сказал, что секрет успеха в сочетании дисциплины и свободного духа. Вот на мой взгляд рецепт успеха:

  1. Необходим график на каждый день, который учитывает все дела менеджера – профессиональные и личные, развлечения. Давно откладываемые мероприятия. В нем расписаны время и место с учетом минимального передвижения, пробок и физического состояния. Поэтому всяческие опоздания сведены к минимуму.
  2. Удовольствия, хобби, семья – что называется, все включено. И даже если вы работаете менеджером высочайшего уровня, фитнес-клуб строго по расписанию, причем на равных с важной встречей с начальством или президентом компании.
  3. Повестка дня и недели выстроена с выделением приоритетов. Что самое важное, менее важное и т.д. Хобби, семья, дети, спорт, свидание, парикмахерская – в таком же почете, как и работа. Тусовки и прочее – как получится. Поход в кино, театр и так далее – все включается в график.

Главное – не уступать в  оптимизации, придерживаясь принципа: все можно успеть! Дисциплина и  свобода – лозунг современного человека и менеджера. Долой трудоголиков, да здравствует просвещенный профессионализм  жизни!

 

Список  использованной литературы:

  1. Румянцева З.П. Общее управление орагнизацией. Теория и практика: Учебник. – М.:ИНФРА-М, 2007, - 304 с. – ( Высшее образование).
  2. Журнал «Менеджмент в России и за рубежом» ноябрь-декабрь 2011
  3. Электронный ресурс: http://menegmf.ru/kratkij-kurs-po-osnovam-menedzhmenta/257-planirovanie-rabochego-vremeni-menedzhera.html
  4. Электронный журнал «Кадровое дело» декабрь 2010
  5. Хакамада И. Дао жизни: Мастер-класс от убежденного индивидуалиста.

 

 


Информация о работе Распределение рабочего времени менеджера