Регулирование и контроль в системе менеджмента

Большинство теоретиков и практиков раскрывают понятие  менеджмент как умение достигать  поставленные цели, используя при  этом труд, интеллектуальные способности, а также мотивы других людей.

На русский язык менеджмент переводится как управление, вид деятельности, направленный на руководство людьми в рамках организационных  структур. В широком понимании, менеджмент – это сфера знаний, некий инструмент, функция, посредством которой осуществляется руководство.

Управление же можно  рассматривать как процесс, состоящий  из множества взаимосвязанных действий, называемых управленческими функциями.

Основными этапами  процесса менеджмента или управления являются:

1. планирование;

2. организация;

3. мотивация;

4. регулирование  и контроль.

Особый интерес  представляют регулирование и контроль, представляющие собой заключительный, решающий этап принятия и осуществления  управленческих решений, от которых  порой зависит успех или полный провал организации.

Регулирование —  это деятельность по поддержанию  в неподвижной системе управления производством определенных параметров.

Регулирование определятся  задачей сохранить стабильное состояние  и в производственной подсистеме, и в подсистеме управления.

Функция регулирования  определяется нормативностью: в ее поле зрения находится всякое отклонение от нормы.

Координация обеспечивает согласованность действий во времени  и пространстве органов управления и должностных лиц, а также  между системой в целом и внешней  средой. Объектом функции координирования  является как управляемая, так и  управляющая подсистемы.

Управленческий  контроль — одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы  в полной мере все другие функции. Управленческий контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки  для внесения корректив в запланированные  показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому управленческий контроль. выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

В функцию управленческого  контроля входят: сбор, обработка и  анализ информации о фактических  результатах деятельности всех подразделений  фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

Так, контроль можно  определить как особый процесс, позволяющий  обеспечить эффективное достижение цели поставленной перед организацией. В функцию контроля входят учет (сбор, обработка) и анализ информации о  фактических результатах деятельности всех подразделений организации, сравнение  их с плановыми показателями, выявление  отклонений и анализ их причин; разработка мероприятий для достижения поставленных целей. Появление отклонений в деятельности организации от плана может потребовать  срочных решений, что осуществляется через рассмотренную функцию  координации и регулирования.

Принято выделять два типа контроля:

– стратегический (или управленческий);

– тактический (или  административный).

Стратегический (управленческий) контроль направлен на решение стратегических задач и напрямую связан со стратегическим планированием и управлением.

Тактический, или  административный, контроль призван  систематически следить за обеспечением выполнения текущих задач, программ. планов.

Выделяют также  предварительный, текущий и заключительный контроль в организациях.

В литературе существует целый ряд подходов к выделению  форм контроля. Так, например, выделяют четыре формы: контроль финансовых ресурсов; контроль материальных ресурсов: контроль человеческих ресурсов и контроль информационных ресурсов.

Некоторые авторы выделяют следующие формы контроля: производственный контроль: управление запасами; контроль качества: финансовый контроль.

Кроме того. выделяют и такие виды контроля, как финансовый, качества продукции, ценообразования, административный (текущий).

Наряду с вышеуказанными типами контроля, следует выделить следующие формы контроля:

– финансовый

– производственный

– маркетинговый  контроль

– контроль качества.

Финансовый контроль является основой общего управленческого  контроля и осуществляется на основе получения от каждого подразделения  финансовой отчетности по стандартным  формам.

Финансовый контроль охватывает все аспекты жизнедеятельности  организации — производство, маркетинг  и непосредственно само управление. Он включает в себя — бюджеты, анализ рентабельности, анализ относительных показателей и отдачу инвестиций.

Производственный  контроль включает в себя шесть функций:

– маршрутизация, то есть последовательность операции;

– загрузка, то есть распределение работ;

– производственные графики, определяющие время, когда  должна производиться каждая операция;

– предварительная  оценка стоимости выполнения работы;

– диспетчирование — процесс текущего упорядочения работы;

– отправка — завершающая  деятельность, в которой проверяется, выполнены ли планы.

Маркетинговый контроль базируется на:

– анализе возможностей сбыта;

– анализе доли рынка;

– анализе соотношения между затратами на маркетинг и сбытом,

– наблюдении за отношением клиентов.

Контроль качества, включая новизну, технический уровень, отсутствие дефектов при исполнении, надежность в эксплуатации, является одним из важнейших средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций  на рынке.

Контроль – одна из основных функций менеджмента. Без  отлаженной системы контроля в условиях рынка не может успешно функционировать  ни одна организации.

Контроль должен охватывать все основные сферы деятельности организации, в том числе внешнюю  ситуацию н внутриорганизационные  процессы. Причем подразумевается не скрупулезное собирание мелких фактов и событий, а мониторинг всего, что  может помочь менеджеру составить  полную и точную картину того, что  происходит внутри организации и  за ее пределами, т.е. во внешней среде.

Система контроля должна быть построена с учетом стратегической направленности, что подразумевает  отражение общих приоритетов  развития организации. Второстепенные сферы анализа не должны контролироваться слишком часто, что является пустой тратой ресурсов, времени и более  того, не имеет практически никакого смысла.

Контроль должен быть своевременным, так как необходимо обнаруживать и устранять отклонения, сразу после их появления. Ревизии  процессе выполнения плана должны быть определены заранее, в строгой зависимости  от стадии его выполнения и скорости протекания соответствующих технических, технологических и хозяйственных  процессов.

Эффективный контроль требует соответствия его организации  структуре и системе управления фирмой, ее планам (но без жесткой  к ним привязки).

Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые им, превышали затраты  на его проведение. Поэтому необходимо минимизировать все сопряженные  с контролем издержки на технические  средства, сбор, переработку и хранение информации.

Эффективный контроль невозможен без учета человеческого  фактора. Поэтому он должен быть не только объективным, но и доброжелательным, не допускать скрытого наблюдения за сотрудниками, значительно ухудшающего  морально-психологический климат в  фирме, исключать поиск «козлов  отпущения», что невозможно без максимальной открытости, гласности.

Принято выделять 4 этапа контроля за исполнение планов организации.

На первом этапе  определяются параметры функционирования и развития фирмы, которые необходимо контролировать. На втором этапе контроля создается модель фирмы, в которой  отражаются потоки ресурсов и информации, места образования промежуточных  и конечных результатов, а также  наиболее подходящие места, где контроль осуществляется, — так называемые «точки контроля».

Третий этап контроля состоит в регистрации информации а фактически достигнутых результатах выполнения плана. Сопоставление  этих результатов с существующими нормативами позволяет своевременно определить, имеются или нет отклонения от стандартов, насколько они находятся в пределах погрешности и указывают в случае обнаружения отклонений на необходимость проведения координирующих действий.

На четвертом  этапе процесса контроля производится корректировка деятельности организации, которая заключается в пересмотре планов, перераспределении заданий, уточнении целей и усовершенствовании технологий и процессов управления.

Контроль широком  смысле – представляет собой основу управления на основе выявленных отклонениям. Сущность этого и состоит в том, что все цели, стоящие перед персоналом организации и ее структурными подразделений, выделяются в систему нормативов, отклонение от которых, выявленные  в процессе контроля, служат основой принятия управленческих решений.

Таким образом, важность контроля в управленческом процессе объясняется возможностью регулировать отклонения от нормативов, которые  на практике могут быть весьма разными  по своим масштабам и по последствиям.