Штатное расписание

Обратившись к штатному расписанию можно узнать структуру организации, уровни подчиненности, численный и профессиональный состав работников.

Как ни странно, но ни в одном  нормативном документе нет четкого  определения «штатное расписание».

Согласно разъяснениям Минтруда, предоставленным в письме № 162, «штатное расписание — это документ, устанавливающий  для данного предприятия, учреждения, организации структуру, штаты и  должностные оклады работников».

Штатное расписание является внутренним (локальным) нормативно-правовым документом предприятия, учреждения, организации, который в сводном виде:

• фиксирует разделение труда между работниками;

• закрепляет структурный  и численный состав работников и  месячный фонд заработной платы;

• конкретизирует перечень должностей и профессий;

• устанавливает размер основной заработной платы по конкретной должности, профессии, а также размер надбавок (доплат), если это предусмотрено  положением об оплате труда.

Штатное расписание это единственный документ, который требует ежегодного утверждения.

На основании штатного расписания, Правил внутреннего трудового  распорядка, а также должностных (рабочих) инструкций руководитель предприятия  принимает решения по кадровым вопросам, в частности относительно приема граждан на работу, перевода работников на другую работу, установления должностного оклада, тарифной ставки (оклада) конкретного  работника в соответствии с его  должностью (квалификацией).

Кадровая служба, в свою очередь, руководствуясь штатным расписанием, осуществляет набор персонала, оформляет  необходимые кадровые документы, в  том числе о приеме на работу, переводе на другую работу, установлении надбавок (доплат), анализирует качественный состав работников и вносит предложения  по поводу его улучшения, в установленном  порядке подготавливает информационно-справочную документацию, соответствующую статистическую отчетность.

В соответствии со ст. 64 ХКУ  предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает  численность работников и штатное  расписание. Так, по мнению Минтруда, с учетом необходимости урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда утверждение штатного расписания на предприятии является обязательным. Его отсутствие считается нарушением требований законодательства о труде, за которое работодатель может нести административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 41 КоАП(кодекс Украины об административных правонарушениях), а именно: наложение штрафа на должностных лиц от 15 до 50 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан.

Предприятие определяет формы  и системы оплаты труда, ориентируясь на минимальные государственные гарантии, генеральные и отраслевые соглашения, устанавливает схемы должностных окладов, условия применения и размеры надбавок, доплат, премий, указывая все это в коллективном договоре. Но в коллективном договоре не отражается соответствие должностей и должностных окладов. Такое соответствие можно установить, составив и утвердив штатное расписание.

Какие правила  нужно соблюдать при составлении  штатного расписания?

Штатное расписание разрабатывается  на основе внутренних организационно-нормативных  документов, таких как организационная  структура и численность, Положение  по оплате труда.

Что касается наименования структурных подразделений, то для  коммерческих предприятий нет каких-либо ограничений в их определении. Как правило, структурные подразделения делятся на группы: административно-управленческий аппарат (дирекция, экономическая служба, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.), производственные подразделения, обслуживающие подразделения (хозяйственный отдел, отдел охраны и т. п.).

А вот при указании наименования должности в штатном расписании необходимо учитывать требования нормативно-правовых актов, в частности руководствоваться  Классификатором профессий. Названия должностей и профессий должны соответствовать  названиям в Классификаторе профессий. В штатном расписании должны быть утверждены все возможные на предприятии  должности, т. е. утверждаются как должности  основных работников, так и должности, на которые принимаются совместители. В штатном расписание следует указывать и вакантные должности, поскольку на основании этого документа планируется необходимая численность работников.

Обращаем внимание, что  создание названия должности путем  объединения двух названий должностей, если на самом деле имеет место  совмещение профессий, является нарушением порядка, установленного Классификатором  профессий. В таком случае в штатное  расписание должны быть введены две  должности, а работник, который их совмещает, в соответствии со ст. 105 КЗоТ должен получать доплату за совмещение профессий (должностей). Это не касается двойных должностей, которые в  Классификаторе профессий указаны  через дефис и являются установленным  кодифицированным названием одной  должности, например слесарь-электромонтажник, секретарь-машинистка и т. п.

Наименования профессий  рабочих в штатном расписании необходимо указывать в точном соответствии с едиными тарифно-квалификационными  справочниками (ЕТКС), обратив особое внимание на профессии, включенные в  Списки № 1 и № 2 производств, цехов, профессий и должностей, работа в  которых дает право на льготную пенсию.

Следует учитывать, что должность, указанная в штатном расписании, на которую принят работник, заносится  в его трудовую книжку.

Вопрос соответствия наименования должности Классификатору профессий  очень важен и принципиален особенно для тех работников, которые имеют  право на пенсию по возрасту на льготных условиях.

При составлении штатного расписания используется такое понятие, как «штатная единица», под которым  понимается определенная должность  в каждом из структурных подразделений  предприятия. В зависимости от потребностей предприятия по той или иной должности  предусматривается 1; 0,5 и менее штатной  единицы. 0,5 и менее штатной единицы  устанавливается, как правило, работникам-совместителям. Это означает, что, например, работник, принятый на 0,5 штатной единицы, работает 50 % рабочего времени и получает половину полного оклада, соответствующего данной должности.

Надо отметить, что при  подготовке штатного расписания следует  руководствоваться экономической  обоснованностью и целесообразностью  содержания планируемой численности  персонала. При этом наличие на предприятии  тех или иных служб, их качественный состав и численность определяются направлением хозяйственной деятельности предприятия и объемами выполняемых  работ (услуг).

Численность основных производственных рабочих по профессиям рассчитывается исходя из технологической трудоемкости выполняемых работ, номенклатуры и  количества выпускаемых изделий.

Для расчета численности  вспомогательных рабочих применяются  нормы обслуживания, которые зависят  от производственных площадей, количества установленного оборудования, количества единиц хранения на складах и других показателей.

Численность специалистов и  служащих определяется в соответствии с типовыми структурами аппарата управления, нормативами численности  и нормами обслуживания с учетом объемов работы подразделений.

Относительно установления окладов отметим следующее. В  коллективном договоре устанавливается  схема должностных окладов. Она  содержит по каждой должности так называемую вилку должностного оклада (его максимальный и минимальный размер). А в штатном расписании устанавливается оклад для каждого работника в отдельности. При этом следует иметь в виду, что размер заработной платы зависит от сложности и условий выполняемой работы, профессионально-деловых качеств работника, результатов его работы и хозяйственной деятельности предприятия (ч. 2 ст. 1 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР).

Кроме того, при составлении  штатного расписания нужно помнить, что должностной оклад или  месячная тарифная ставка (оклад) работника  не может быть меньше законодательно установленного размера минимальной  заработной платы. Обращаем внимание: в минимальную заработную плату  не включаются доплаты, надбавки и другие поощрительные и компенсационные  выплаты.

В штатном расписании могут  устанавливаться надбавки (доплаты) к должностным окладам некоторых  категорий работников. Такие надбавки (доплаты) устанавливаются самостоятельно собственником или уполномоченным им органом как составляющие системы  оплаты труда и должны иметь постоянный характер. Перечень возможных доплат и надбавок к тарифным ставкам (должностным  окладам, окладам) приведен в п.п. 2.2.1 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата  от 13.01.2004 г. № 5.

Доплаты и надбавки могут  быть установлены в процентах  от должностного оклада (тарифной ставки) или в фиксированной сумме. В  первом случае при изменении размера  должностного оклада (тарифной ставки) размер доплаты или надбавки будет  соответственно изменяться, а во втором случае сумма доплаты (надбавки) остается постоянной независимо от изменения  должностного оклада (тарифной ставки).

По какой форме  должно быть составлено штатное расписание?

На сегодняшний день типовой  формы штатного расписания нет. Исключение составляют только бюджетные учреждения и организации, для которых постановлением № 228 определено, что типовая форма  штатного расписания утверждается Министерством  финансов Украины. Форма штатного расписания для бюджетных учреждений и организаций  утверждена приказом Министерства финансов Украины «Об утверждении документов, применяемых в процессе исполнения бюджета» от 28.01.2002 г. № 57.

Предприятия и организации  других форм собственности вправе составлять штатное расписание в произвольной форме, руководствуясь разъяснениями, изложенными в письме Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23.

Штатное расписание должно содержать такие составляющие, как  гриф утверждения, заголовок и текст. Кроме того, в штатное расписание вносят такие сведения: наименование структурного подразделения, перечень должностей, количество штатных единиц, размер (суммы) должностных окладов  и надбавок, месячный фонд оплаты труда.

Целесообразно составлять штатное  расписание таким образом, чтобы  должности соответствовали структуре  предприятия в порядке подчиненности  подразделений и при этом учитывалась бы подчиненность внутри структурного подразделения.

Штатное расписание для работников с повременной оплатой труда  можно составлять таким образом. В случае если в штатном расписании нужно утвердить одинаковые наименования должностей, но с разными должностными окладами, то по каждой штатной единице  в отдельной строке указывается  профессия, квалификация (разряд, класс, категория, группа), тарифная ставка (оклад). Если в пределах структурного подразделения  для одинаковых должностей установлены  одинаковые оклады, в одной строке устанавливаются количество штатных  единиц работников определенной профессии  и квалификации (разряда, класса, категории, группы) и тарифная ставка (оклад).

Для работников со сдельной оплатой труда в штатном расписании, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые рассчитываются по определенным методикам на основании  Положения об оплате труда и других документов, касающихся оплаты труда.

Кто составляет и  утверждает штатное расписание?

Ответ на данный вопрос зависит  от структуры предприятия. Так, если на предприятии создан отдел организации  труда и заработной платы, именно такой отдел готовит проект штатного расписания предприятия и согласовывает  его с руководителями отделов (служб), с заместителями руководителя и  руководителем. Если отдела организации  труда и заработной платы на предприятии  нет, разработкой указанного документа  занимается кадровая служба (отдел  кадров). На маленьких предприятиях обязанности по подготовке штатного расписания возлагаются на отдельного специалиста (например, бухгалтера).

Утверждается штатное  расписание в начале года руководителем  предприятия путем издания приказа  о его утверждении. Действует  утвержденный документ в течение  календарного года.

Первый экземпляр утвержденного  штатного расписания остается в деле службы документации, копии направляются в отдел кадров для целей набора работников и составления соответствующих  отчетов и в бухгалтерию для  начисления заработной платы. Руководителям  структурных подразделений направляются соответствующие извлечения из штатного расписания.

В случае если возникает  необходимость введения новых штатных  единиц, выведения штатных единиц, изменения размера оплаты труда (оклада) или существенных условий труда (систем и размеров оплаты труда, разрядов и наименований должностей и т. п.), в штатное расписание могут вноситься изменения. В принципе количество и периодичность изменений штатного расписания в течение текущего года не ограничены. В то же время целесообразно при разработке штатного расписания учитывать перспективы развития предприятия, чтобы не пришлось вносить в него изменения ежемесячно.