Системный анализ

2) Определение системного анализа

 

Системный анализ — это комплекс исследований, направленных

на выявление общих  тенденций и факторов развития организации  и

выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и

всей производственно-хозяйственной  деятельности организации.

Конечной целью  системного анализа является разработка и вне-

дрение выбранной эталонной  модели.

Первостепенной задачей  системного анализа является опреде-

ление глобальной цели развития организации и целей функциони-

рования. Имея конкретные цели, можно выявить и проанализиро-

вать факторы, способствующие либо препятствующие скорейшему

достижению  этих целей.

 

3) Каковы основные этапы  проведения исследований в организации

 

Организация и проведение исследования системы управления конкретной организации имеет свою внутреннюю логику и последовательность действий, которые проявляются в следующих основных этапах (рис. 3.7):

1) организационно-технический или  предварительный,

2) методический,

3) исследовательский,

4) заключительный.

Рис. 3.7. Логика и иерархия этапов организации  и проведения ИСУ

Рассмотрим содержание основных этапов организации и проведения исследования конкретной СУ.

Организационно-технический этап включает в себя подготовительные работы, направленные на разработку управленческих решений по проведению исследования:

·   сбор предварительной информации по проблематике исследования;

·   обоснование актуальности проблемы, определение места этой проблемы в эффективности функционирования организации, подлежащей исследованию;

·   разработка проекта технического задания на проведение исследования (ТЗ);

·   разработка проекта договора, сметы затрат, календарного графика работ при необходимости;

·   предварительный подбор специалистов, необходимых для работы и уточнение условий работы, выдвигаемых участниками;

·   согласование, утверждение ТЗ (является составной частью договора) и договора;

·   разработка, согласование и утверждение приказа руководителя исследуемой организации о проведении исследования с определением сроков, участников и др. необходимых действий со стороны этой организации по обеспечению проведения этой работы.

Методический этап организации и проведения исследования включает в себя разработку, согласование и утверждение методики проведения исследования. Структуризация методики проведения исследования представлена на рис. 3.8.

Рис. 3.8.Структуризация методики проведения исследования

Исследовательский этап организации и проведения исследования включает в себя собственно этап исследования конкретной системы управления на основе принятой методики исследования.

Заключительный этап организации и проведения исследования может содержать следующие этапы:

·   представление руководству исследуемой организации^[30] отчета или других итоговых материалов и доработка по полученным от него замечаниям в случае необходимости;

·   разработка мер по внедрению результатов исследования, если это не являлось предметом договора или темы исследования.

В общем виде методика проведения исследования включает в себя четыре основных раздела:

1) теоретический;

2) методический;

3) экономический;

4) организационный.

Рассмотрим подробнее  разделы методики исследования.

1. Теоретический раздел содержит формулировки понятийного аппарата конкретного исследования: цели, критерии оценки, задачи, объект, предмет исследования, гипотеза и концепция исследования и др.

2. Методический раздел представляет собой совокупность следующей информации:

·   обоснование выбора метода(ов) проведения исследования;

·   обоснование метода(ов) сбора, обработки данных об исследуемом объекте;

·   определение требований к информационному обеспечению исследования;

·   определение методов и порядка процедур, необходимых для проведения анализа полученных результатов, резервов и путей их использования;

·   порядок оформления полученных в ходе анализа результатов;

·   порядок разработки альтернативных вариантов (не менее трех вариантов) решений исследуемой проблемы, а также критерии и порядок обоснования выбора наилучшего варианта решения.

Информационное обеспечение исследования должно отвечать следующим известным требованиям:

непротиворечивость информации;

стыковка показателей  между собой;

единство методической основы получения информации и др.

3. Экономический раздел методики исследования содержит в себе методику расчета экономической эффективности предлагаемых в ходе исследования вариантов решений.

4. Организационный раздел методики исследования содержит в себе:

·   план проведения исследования;

·   порядок формирования исследовательского коллектива за счет внутренних и внешних специалистов, требования к его профессиональному составу и опыту работы специалистов, их распределение по этапам и видам исследований. В этом подразделе определяется организационная форма исследования. Среди исследователей могут потребоваться специалисты в следующих отраслях знаний:

системный анализ;

управление организацией, персоналом;

технологии производства продукции (товаров, работ и услуг);

информатика, автоматизация управленческого  труда и документооборот;

психология, социологические исследования и др.;

определение потребности  в технических и др. средствах  оснащения процесса исследования;

распределение финансовых ресурсов;

способы и порядок оформления итогового  отчета.

План проведения исследования в составе организационного раздела методики исследования СУ разрабатывается на основе утвержденного договора и его составной части – ТЗ. План исследованиядолжен содержать следующие основные части:

·   объект или список объектов исследования, четкое определение контуров проблемы и концептуальных положений исследования;

·   условия, внутренние и внешние ограничения, накладываемые особенностью исследуемой организации на проведение исследовательских работ;

·   перечень работ, исполнителей, сроков, затрат;

·   проект технологии (алгоритм) исследования (перечень методов исследования);

·   проект обеспечения информационной безопасности исследования (защита от утечки нежелательной информации до утверждения результатов работы руководством исследуемой организации);

·   перечень ожидаемых результатов;

·   калькуляция общих затрат на исследование.

Методика  проведения исследования, план проведения исследования являются плановыми, организационными и одновременно финансовыми документами, поэтому они должны быть утверждены руководством.

Сбор данных в ходе исследования может осуществляться по следующим направлениям:

·   изучение результатов финансово-хозяйственной деятельности;

·   изучение документированных и недокументированных сообщений (документов, правил ведения бизнеса, данных);

·   собеседования со специалистами исследуемой организации;

·   изучение опыта развития и управления родственных организаций.

Известны следующие формы проведения исследования СУ:

·   привлечение консалтинговых организаций;

·   индивидуальные и коллективные исследования по договору;

·   исследования, проводимые собственными силами организации самостоятельно или с привлечением некоторых специалистов извне;

·   исследования, проводимые специализированным подразделением организации в рамках подсистемы саморазвития, или внутрифирменный управленческий аудит.

После завершения программы  исследования должны быть разработаны управленческие решения по внедрению результатов исследования, если это не являлось целью исследования. Эти решения могут иметь следующий вид:

приказ;

программа изменений;

план действий или  план нововведений.

Подробнее это будет  рассмотрено в теме 4.

Таким образом, планирование и организация процесса исследования – крайне важный цикл действий, и во многом эффективность исследования зависит от качественного их выполнения.

 

4) Методы формализованного представления систем управления, основаны на использовании математических, экономико-математических методов и моделей исследования систем управления. В настоящее время известны различные классификации методов формализованного представления систем. В результате этого методы, иногда возникающие независимо, имеют в основном только терминологические различия. В работе приведена наиболее распространенная классификация, в которой выделяют следующие группы методов формализованного представления: аналитические, статистические, теоретико-множественные, логические, лингвистические, семиотические, графические. Общая направленность классификации следующая: каждая последующая группа методов позволяет формализовать задачу, которая не может быть решена в рамках предыдущей группы методов.

Для описания систем управления на практике используется ряд вышеуказанных формализованных методов, которые в разной степени обеспечивают изучение функционирования систем во времени, изучение схем управления, состава подразделений, их подчиненности и т.д., с целью создания нормальных условий работы аппарата управления, персонализации и четкого информационного обеспечения управления.

Применяемые методы формализованного описания систем управления должны способствовать в конечном итоге созданию четких организационных механизмов управления, используемых объектов. Необходимость создания таких механизмов обусловлена внедрением новых методов хозяйствования, которые требуют как четкой регламентации управления, так и сокращения управленческих расходов.

Выбор конкретного метода формализованного описания, системы  управления зависит от того, в каких  условиях осуществляется обследование, какова ответственность исполнителей за принимаемые решения и какова степень регламентации управления в обследуемой организации.

В настоящее время  разработано и опробовано целый  ряд различных методик обследования и формализованного представления  систем управления. Они, как правило, существенно отличаются одна от другой и соответствуют разной глубине исследования и поставленным целям.

Сетевой метод формализованного представления систем управления сводится к построению сетевой модели для решения комплексной задачи управления.

В последнее время  для решения задач управления и анализа функционирования различных систем все шире применяется метод системной динамики (System Dynamics), основы которого разработаны профессором Дж. Форрестером (США) в 50-х годах. Название этого метода не совсем точно отражает его сущность, так как при его использовании имитируется поведение моделируемой системы во времени с учетом внутрисистемных связей. Поэтому в ряде зарубежных работ в последние годы метод все чаще называют System Dynamics Simulation Modeling — имитационным динамическим моделированием.

 

5) Функции управления – это направление или виды управленческой деятельности, основанный на разделении и кооперации в управлении, и характеризующийся обособленным комплексом задач и выполняемый специальными приемами и способами.

Любая функция управления включает в себя сбор информации, ее преобразование, выработку решений, придание формы и доведения до исполнителей. По виду и направлению деятельности функции различаютобщие, конкретные и специальные.