СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОММУНИКАЦИЙ
В ОРГАНИЗАЦИЯХ
1. Регулирование информационных
потоков, которых невозможно оценить
сразу как «избыточных»или «недостаточных».
Информационные потоки находятся
в прямой зависимости от целей,
принимаемых решений и показателей
работы руководителя и его
подразделения.
2. Управленческие действия
не ограничиваются только регулированием
информационных потоков. Применяются
также непосредственные контакты
с одним или группой подчиненных
для обсуждения производственных
вопросов. Этой же цели служат
общие собрания коллектива подразделения,
еженедельные совещания, ежедневные
«планерки», «летучки».
3. Системы обратной связи,
являющиеся частью контрольно-управленческой
информационной системы:
? можно направить представителя
одной части организации в
другую /в командировку / с целью
обсуждения определенных вопросов,
согласования действий, если одна
организация имеет несколько
филиалов по региону или по
стране;
? можно самому руководителю
посетить производственный участок
/отдел, бюро и т.д./, чтобы лично
удостовериться, как претворяются
в жизнь его указания. В качестве
варианта обратной связи может
быть использован опрос работников,
который проводится лично или
по опросным листкам /анкетам/.
С помощью вопросов можно выявить,
насколько четко и полно доведены
до работников цели и задачи
деятельности подразделения, с
какими реальными проблемами
сталкиваются работники, получают
ли они своевременную и необходимую
для работы информацию, открыт
ли их руководитель для предложений
и для конструктивных критических
замечаний /например, по стилю
руководства, общению с подчиненными,
организации контроля и стимулированию
труда и т.п./, информированы ли
сотрудники о грядущих переменах,
которые могут отразиться на
их работе; есть ли необходимость
в повышении квалификации /стажировке/
работника, а возможно, и в предоставлении
ему краткосрочного отпуска для
профилактики здоровья.
4. Системы сбора предложений,
облегчающие поступление информации
на верхние уровни управления.
Предусматривается, что подавать
идеи и рацпредложения по совершенствованию
любого управленческого или производственного
процесса может каждый работник.
? на многих предприятиях
устанавливаются ящики для подачи
предложений в анонимном порядке.
Недостатком такого способа является
то, что предложения не всегда
рассматриваются или не стимулируются
? более эффективный способ
- это адресные предложения с
гарантией стимулирования /вознаграждения/.
Иногда предприятия устанавливают
телефонную связь для подачи
предложений или вопросов, а ответы
печатаются в специальных бюллетенях.
? вопросы, имеющие взаимный
интерес, могут обсуждаться на
встречах менеджеров и группы
работников /кружков качества, групп
контроля, производственных инноваций
и т.п./.
? крупные организации
практикуют выпуск ежемесячных
бюллетеней с информацией по
совершенствованию управленческих
решений и перспектив развития
организаций.
? важным современным средством
информационного обеспечения является
видеозапись. Видеоленты демонстрируют
раз в квартал. Они содержат
как производственную, управленческую,
так и финансовую информацию,
что позволяет работникам формировать
собственное мнение об отдельных
руководителях, о соблюдении принципов
справедливости в организации
их предприятия /учреждения/.
? Современная информационная
технология. Получивший широкое
распространение персональный компьютер
является удобным средством аккумуляции
и последующего распространения
информации. В современном деловом
мире активизируется применение
электронной почты, факса.
Последние нововведения
телефонной связи позволяют одному
человеку направлять несколько
сообщений разным людям, а затем
позвонить и получить ответы
на исходные сообщения.
Совершенно потрясающие
перспективы открываются с подключением
организации в систему «Интернет».
Наконец, видеоконференции
позволяют обсуждать проблемы
людям, находящимся в разных
местах, на разных континентах
и производить информационные
включения с людьми, работающими
на околоземных орбитальных станциях.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Изучение курса «коммуникации
в организациях» призвано в
конечном итоге синтезировать
знания и практические навыки
обучающихся в четырех областях
современного менеджмента - теории
управления, теории организации,
психологии управления и межличностного
общения и собственно теории
коммуникации.
«Пробелы», некомпетентность
в одной из этих сфер влечет
за собой тиражирование ошибок
и малоэффективные действия во
всех других областях.
Это относится не
только к работе менеджеров, руководителей
всех уровней, но и к любому
специалисту и так называемым
«рядовым служащим, работникам»,
вовлеченным в процесс общения,
контактирования с другими людьми.
Как справедливо отмечают
американские авторы В. Ховелл
и П. Дипбой, рано или поздно
каждый человек становится перед
выбором: по-старинке придерживаться
бюрократических, бездушных принципов
работы или сделать «человеческий
фактор» главной осью своей
деятельности? Второй путь требует
от человека полной самоотдачи,
напряжения интеллекта готовности
к риску, к принятию нестандартных
решений и способности отвечать
за чужие судьбы. Но игра стоит
свеч: результаты такой работы
способны превзойти самые смелые
ожидания.
Похоже, российские руководители
новой формации поставлены сегодня
перед тем же выбором. Есть
надежда, что изучение основ
менеджмента и принципов грамотной
коммуникации позволят им не
ошибиться в выборе приоритетов.