Структуризация проекта

Структуризация  проекта

Для того чтобы проектом управлять, его следует разбить  на иерархические подсистемы и компоненты. 
В терминах управления проектами структура проекта представляет собой «дерево» ориентированных на продукт компонентов, представленных оборудованием, работами, услугами и информацией, полученными в результате реализации проекта.

Структура проекта  — это организация связей и  отношений между ее элементами. Строительные проекты, как правило, имеют иерархическую, переменную структуру, которая формируется  применительно к условиям функционирования.

Структура проекта  призвана определить продукцию, которую  необходимо разработать или произвести, и связывает элементы работы, которые  предстоит выполнить между собой  и с конечной целью проекта.

Вместе с тем  осуществить на практике кажущееся  столь простым структурирование не так уж легко. Применительно к  реальным проектам структура разбивки проекта должна сочетать разделение на компоненты продукции проекта, этапы  жизненного цикла и элементы организационной  структуры.

Кроме того, процесс структуризации проекта является неотъемлемой частью общего процесса его планирования и определения целей, а также подготовки сводного (генерального) плана проекта и матрицы распределения ответственности и обязанностей.

Таким образом, к  основным задачам структуризации проекта  нужно отнести следующие:

• разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки;
• распределение ответственности за различные элементы проекта и увязка работ со структурой организации (ресурсами);
• точная оценка необходимых затрат — средств, времени и материальных ресурсов;
• создание единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами;
• увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов в компании;
• переход от общих не всегда конкретно выражаемых целей к определенным заданиям, выполняемым подразделениями компании;
• определение комплексов работ (подрядов).

Итак, главной задачей  структуризации проекта является определение  вещественных компонентов проекта. Это действие подобно разделению книги на главы, земельной площади  на участки, компьютерной программы  на модули. При таком разделении необходимо учитывать все конечные продукты проекта, то, что называют подпродуктовой структурой.

В процессе структуризации должны учитываться этапы жизненного цикла проекта (структура процесса), например планирование, а также работа структурных подразделений, например юридического отдела (организационная  структура).

Подпроекты представляют собой серию взаимосвязанных мероприятий, относительно независимых от остальной части проекта. Например, в рамках проекта по строительству электростанции конструкции генераторов могут разрабатываться в качестве подпроекта независимой компанией. Юридические вопросы могут быть выделены в отдельный подпроект или, скорее, будут учитываться как деятельность в других подпроектах.

Искусство разбивки проекта состоит в умелом соединении трех различных структур — процесса, продукта и организации в единую структуру проекта.

Стандартные шаги. Процесс структуризации проекта может быть представлен в виде следующей последовательности действий (рис. 2):

1. Определение проекта  — должны быть полностью и  четко определены характер, цели  и содержание проекта, а также  все конечные продукты с их  точными характеристиками. В данной  ситуации очень полезно использовать  иерархию целей, показывающую  полную цепь конечных результатов  и(или) средств их достижения.

2. Уровень детализации  — необходимо обдумать различные  уровни детализации планов и  количество уровней элементов  в структуре разбивки проекта.

3. Структура процесса  — должна быть подготовлена  схема жизненного цикла проекта.

4. Организационная  структура — организационная  схема проекта должна охватывать  все группы или отдельных лиц,  которые будут работать на  проект, включая лиц, заинтересованных  в проекте, из его внешнего  окружения.

5. Структура продукта  — это схема разбивки по  подсистемам или компонентам,  включая машины и оборудование, программное и информационное  обеспечение, услуги, а также,  если это важно, географическое  распределение.

6. План бухгалтерских  счетов в организации — система  кодов, применяемых при структурировании  проекта должна основываться  на существующем в организации  плане бухгалтерских счетов или  на возможности его корректировки.

7. Структура разбивки  проекта — пп. 3 — 6 объединяются в единую структуру проекта.

8. Генеральный сводный  план проекта — может быть  в дальнейшем детализирован в  процессе поиска критического  пути. В ходе реализации проекта  сводный план может использоваться  для докладов высшему руководству.

9. Матрица распределения  ответственности — строится матрица  в результате анализа взаимоотношений  между элементами структуры проекта  и организацией, в которой элементы  структуры проекта становятся  строками, а элементы схемы организации  компании — столбцами (или  наоборот). В ячейках матрицы уровни  ответственности тех или иных действующих лиц обозначают с помощью различных условных обозначений или кодов.

10. Рабочий план  бухгалтерских счетов — при  необходимости следует проработать  систему субсчетов, «стыкующихся» с планом счетов.

11. Рабочий сетевой  график — реализация первых 10 шагов позволяет разработать  детализированный график, включающий  в себя по каждой из работ  временные и ресурсные оценки.

12. Система нарядов-заданий  — вытекает из предварительной  структуры (п. 7) и матрицы (п. 9). На этом этапе задания должны  быть абсолютно конкретны во  времени и ресурсах.

13. Система отчетности  и контроля.

На основе проделанных  шагов строится матрица распределения  ответственности, которая «приписывает»  каждому пакету работ конкретных исполнителей.

Для структуризации проекта используют специальные  модели:

• дерево целей;
• дерево решений;
• дерево работ;
• организационную структуру исполнителей;
• матрицу ответственности;
• сетевую модель;
• структуру потребляемых ресурсов;
• структуру затрат.

При этом методы структуризации проекта сводятся к двум:

• сверху вниз — определяются общие задачи, на основе которых далее осуществляется детализация уровней проекта;
• снизу вверх — определяются частные задачи, а затем происходит их обобщение.