Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента

Содержание

1. Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента………….….3
2. Задача 1…………………………………………………………………......................6
3. Задача 2……………………………………………………………………………………….7
4. Тест……………………………………………………………………………………………..9
5. Список используемой литературы………………………………………10

 

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

1. Сущность  и виды коммуникаций в системе  менеджмента.        

 Коммуникация – это обмен информацией между людьми. Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе.    

Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Короче говоря, обмен информацией – важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности. Неудивительно поэтому, что большую часть своего рабочего времени (50 – 90%) менеджеры всех уровней тратят на коммуникации.    

Можно утверждать, что эффективность работы менеджера зависит прежде всего  от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать  по телефону, читать и составлять деловые записки, письма и отчёты, участвовать в совещаниях и т.п.    

Коммуникации  в организации – это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и её элементы, так и её внешнее окружение. Рассмотрим эту систему поподробнее и  начнём с того, какие внешние и внутренние коммуникации осуществляет организация (рис.1)    

Внешние коммуникации. Это обмены информацией между организацией и внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т.д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и её результаты, зависят характер и способы её коммуникаций.    

У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются, прежде всего, с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок (выставки-продажи, директ-мэйл, личные продажи и т.п.), а также проводя различные социологические опросы.  
     

Рис.1. Классификационная схема организационных коммуникаций    

Организация – объект государственного контроля и регулирования, регулярно представляет соответствующим органам (статистики, налоговым, внебюджетным фондам) различные отчёты, справки, сведения и т.п. Используя лоббистов, поддерживая определённые политические партии, движения, группы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, крупные организации не только получают от них необходимую информацию, но и влияют на законодательство, содержание нормативных актов, принимаемых законодательной властью всех уровней.     

Большое внимание уделяется созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в крупных фирмах создаются специальные отделы по связям с общественностью («паблик рилейшнз»), специалисты которых, используя разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию.    

Это далеко не полный перечень примеров коммуникаций между  организацией и её внешней средой.     

Внутренние  коммуникации. Под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

• Вертикальные коммуникации. С их помощью информация передаётся с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей. Таким образом работникам организации сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях на определённый период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т.п.

 

    Параллельно этим информационным потокам  в любой  организации осуществляется передача информации в противоположном направлении – с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей. С её помощью руководство узнаёт о реальном положении дел в организации, о результатах принятых решений, о возможных трудностях, проблемах и предложениях о их разрешению.

• Горизонтальные коммуникации. Так как организация состоит из нескольких (иногда множества) подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает у них необходимость обмениваться между собой информацией. Таким образом, в дополнение к вертикальным организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Их существенное отличие заключается не в направлении движения информации, а в том, что в отличии от вертикальных, основанных на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.
• Коммуникации между руководителем и подчинённым. Этот вид внутренних коммуникаций составляет абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений. Поэтому, хотя коммуникации типа руководитель–подчинённый формально является одной из разновидностей вертикальных коммуникаций, их в силу особой значимости принято рассматривать отдельно.
• Неформальные коммуникации. Как уже отмечалось выше, в любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций.

 

    Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы  выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций – гораздо большая скорость передачи информации, значительный объём аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений.    

Наличие в организации неформальных коммуникаций – явление нормальное, однако лишь до определённой степени. Следует помнить, что слухи – это всегда следствие недостатка информации, и большой объём сведений, распространяемый с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствуют о неблагополучии системы коммуникаций и её неэффективности.      

2. Представить в виде схемы структуру управления конкретной организации. Показать иерархию управления, выявить недостатки этой структуры и дать рекомендации по её совершенствованию. В случаях значительных изменений представить новую структуру управления с учётом рекомендаций по её совершенствованию. 

Организационная структура управления ОАО «Куриное царство»  
     

Управление в  ОАО «Куриное царство» имеет матричную  структуру. Её преимущество состоит в том, что она позволяет преодолеть внутриорганизационные барьеры, не мешая при этом развитию функциональной специализации. Иными словами, руководители проектов сохраняет за собой право определять первостепенность и сроки решения той или иной задачи. Следовательно, матричная форма организации управления в наибольшей степени обеспечивает условия для согласованной деятельности руководителей и проявления индивидуальных способностей членов группы, не нарушая при этом принцип централизованного руководства.    

Недостатками  этой структуры является рост управленческого  аппарата, сложность контроля, недостаточная  гибкость управления, сложность разделения взаимосвязанных функций.     

3. Составить таблицу принятия управленческих решений руководителями и работниками на примере конкретной организации по предложенной схеме.

№ п/п	Перечень  управлен-ческих решений	Кто подго-товил	С кем  согласо-вывалось	Кто принимает  решение
				Директор	Зам.дирек-тор  по производ-ству	Зам.дирек-тор  по эконо-мике	Началь-ник отдела кадров

 

  
    

Выявить недостатки и дать обоснованные рекомендации по её совершенствованию.     

Принятие  управленческих решений руководителями ОАО «Куриное царство»

№ п/п	Перечень  управлен-ческих решений	Кто подго-товил	С кем  согла-совыва-лось	Кто принимает  решение
				Дирек-тор	Зам.ди-ректор по про-изводст-ву	Зам.ди-ректор по эко-номике	Началь-ник отдела кадров
1	Принятие на работу новых сотрудников		Началь-ник отдела кадров	*
2	Изменение режима работы (смещение обеденного перерыва на 30 мин в связи с производ-ственным циклом)	Техно-лог по произ-водству	Со всеми	*
3	Усиление контроля за перевозками готовой продукции (опломбиро-вании авто-транспорта)	Брига-дир	Со всеми	*
4	Установка видеонаблю-дения  на территории предприятия	Началь-ник охраны	Со всеми	*
5	Введение услуг  по до-ставке рабо-чих на пред-приятие  на служебном автотранспор-те	Техно-лог по про про-извод-ству	Со всеми	*
6	Отзыв спе-циалиста из очередного отпуска в связи  с про-изводствен-ной необходи-мостью	Техно-лог по про про-извод-ству	Со всеми	*
7	Привлечение рекламных  технологий для увеличения реализации продукции	Зам.ди-ректор по эко-номике	Со всеми	*

 

  
    

Недостатки  управленческих решений ОАО «Куриное царство» состоит в том, что все решения принимает директор. Это загружает его и принятие решений может затянуться.     

4. Тест. В менеджменте в соответствии с теорией мотивации «Х» Мак-Грегора мотивация должна осуществляться, опираясь на:

1. потребности в самоуважении;
2. физиологические потребности;
3. социальные потребности;
4. потребности в безопасности.

 

    Менеджер  по Теории X, как правило, считает, что  всё должно заканчиваться возложением  ответственности на кого-нибудь. Он считает, что все предполагаемые работники ищут выгоды для себя. Как правило, такие руководители полагают, что единственная цель заинтересованности сотрудников в работе — это деньги. А деньги это средство для удовлетворения физиологических потребностей. Следовательно, правильный ответ – б.  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 

Список  используемой литературы

1. Менеджмент: Учебник  для вузов/М.М. Максимцов, А.В. Игнатьева, М.А. Комаров и др.; Под ред. М.М. Максимцова, А.В. Игнатьевой. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998