Сущность, роль и функции контроля в управлении

   Одна из категорий предпринимателей, на которых распространяется финансовый контроль, - это предприниматели без образования юридического лица, так называемая ПБОЮЛ. Предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

 

 

 

 

 

 

Глава 2 Процесс контроля

 

1.2 управленческий контроль

 

    Управленческий контроль - это процесс влияния менеджеров на работников предприятия для эффективной реализации организационной стратегии. При этом его главной задачей является контроль по центрам ответственности. Другими словами, необходима система отражения, обработки и контроля плановой и фактической информации на входе и выходе центра ответственности. Учет по центрам ответственности предполагает разграничение полных затрат и затрат данного центра ответственности.

Обычно выделяют несколько центров ответственности:

1) центр доходов, где формируется информация об объеме выпуска продукции, в денежной оценке - доходе предприятия;

2) центр затрат, где осуществляется измерение затрат;

3) центр нормативной себестоимости - разновидность центра затрат, где установлены нормативы по элементам затрат;

4) центр прибыли, где измеряется соотношение между доходами, получаемыми центром, и его затратами. Внутренний управленческий контроль направлен на анализ соответствия установленного порядка ведения учета действующему законодательству и локальным нормативным актам, действует в интересах внутренних пользователей контрольной информации, организован по решению самого субъекта, содействует укреплению дисциплины, оптимизации процессов хозяйственной деятельности и выполнения персоналом обязательств перед предприятием.

    Службы внутреннего контроля постоянно:

1) следят за эффективностью и целесообразностью расходования собственных денежных средств;

2) следят за эффективностью и целесообразностью расходования заемных денежных средств;

3) следят за эффективностью и целесообразностью расходования привлеченных денежных средств;

4) проводят анализ и сопоставление фактических финансовых результатов с прогнозируемыми;

5) дают финансовую оценку результатов инвестиционных проектов;

6) контролируют финансовое состояние предприятия.

    На уровне каждого предприятия функции контроля заключаются главным образом в осуществлении мер, нацеленных на наиболее эффективное выполнение всеми работниками своих обязанностей. Внутренний контроль организуется руководством предприятия и определяет законность совершения хозяйственных операций, их экономическую целесообразность.

Цель внутреннего контроля - обеспечение соблюдения всеми сотрудниками предприятия своих должностных обязанностей в соответствии с целями организации. Цель внутреннего контроля во времени непрерывна, перманентна и достигается только на короткое время. Внутренний контроль организуется исходя из целей и задач управления предприятием.     Государством регламентируются только основные направления внутреннего контроля - порядок проведения инвентаризаций, правила организации документооборота, рекомендации по организации аналитического учета, определение должностных обязанностей управленческого персонала и некоторые другие. При организации и осуществлении внутреннего контроля используются как денежные, так и не денежные измерители.

Успешно применяются натуральные показатели: штуки, метры, тонны, литры - в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия. Для измерения рабочего времени применяются такие показатели, как часы, машино-часы. При осуществлении внутреннего контроля объектами организации контроля и, соответственно, объектами проверки являются циклы деятельности предприятия: снабжения, производства, реализации.

Внутренний контроль осуществляется непрерывно. Отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере надобности.

Руководство предприятия самостоятельно устанавливает состав, сроки, периодичность контрольных процедур. Главный принцип организации внутреннего контроля - целесообразность и экономичность.

   Внутренний аудит решает следующие задачи:

1) контроль над состоянием активов и недопущение убытков;

2) подтверждение выполнения внутрисистемных контрольных процедур;

3) анализ эффективности функционирования системы внутреннего контроля и обработки информации;

4) оценка качества информации, выдаваемой управленческой информационной системой.

   Таким образом, в рамках внутреннего аудита осуществляется не только детальный контроль над политикой и качеством менеджмента.

  Функции контроля:

1) проверка систем контроля в целях выработки политики компании в рамках законодательства;

2) оценка экономичности и эффективности операций компании;

3) проверка уровня достижений программных целей;

4) подтверждение точности информации, используемой руководством при принятии решений.

  Основные функции управления:  планирование, организация, мотивация и контроль являются взаимосвязанными функциями процесса управления.

 

1.2  Этапы контроля

  Первый этап процесса контроля, установление стандартов. Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддаётся измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, характеризуются наличием:

1. временных рамок, в которых должна быть выполнена работа;
2. конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

Конкретный критерий и определённый период времени называются показателями результативности.

Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие важные вопросы: "Что мы должны сделать, чтобы достичь поставленных целей?" и "Что осталось несделанным?".

Относительно легко установить показатели результативности для таких величин, как прибыль, объём продаж, стоимость материалов потому, что они поддаются количественному измерению. Но некоторые важные цели и задачи организаций выразить в числах невозможно. Например, повышение морального уровня, рассматриваемое в качестве цели, выразить в числовых показателях очень трудно или зачастую вообще невозможно. Но организации, работающие эффективно, стремятся обойти трудности, связанные с выражением целей в количественном виде. Так, например, информацию о духовном уровне и состоянии работников можно получить посредством различного рода обследований и опросов. Более того, некоторые из этих не поддающихся количественному измерению величин можно представить в численном виде косвенно, измеряя некоторый показатель. Малое количество увольнений, например, обычно является проявлением удовлетворённости работой. Однако существует опасность использования косвенных проявлений каких-либо величин вместо прямых измерений. Опасность состоит в том, что на эти измеряемые косвенные проявления могут оказывать воздействие и совершенно другие переменные. В том же примере: низкая частота увольнений может отражать не высокую степень удовлетворённости работой, а общее плохое состояние экономики. Следовательно, менеджеру необходимо всё время быть настороже, чтобы отличать симптомы от истинных причин, потому как в данной конкретной ситуации на результаты его действий будут оказывать влияние очень многие факторы.

Среди показателей, подвергающихся оценке в процессе контроля, можно выделить две группы - основные и дополнительные. Основные показатели характеризуют степень достижения основной цели фирмы и зависят от выбранной стратегии и присущей ей цели. В рыночных условиях ими могут быть показатели прибыли, занимаемой доли рынка, позиции в конкурентной среде. Именно они отражают задачи управления предпринимательской деятельностью - овладение рынком в условиях конкуренции.

1.3 Формы и функции управленческого контроля.

 

   Выполнение функций маркетинга и планирования связано непосредственно с функцией контроля, без которого не могут  реализовать  себя  в  полной  мере другие функции централизованного управления. Контроль  призван  обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым  создавать  предпосылки  для внесения корректив в запланированные  показатели  развития,  как  отдельных подразделений, так и всей фирмы.

      В  функцию  контроля  входят  сбор,  обработка,  анализ  информации  и

фактических  результатах  хозяйственной  деятельности   всех подразделений

фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и  анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых  для  достижения намеченных целей.

     Важной  функцией  контроля  является  разработка  стандартной  системы

отчетности, проверка  этой   отчетности  и  ее  анализ  как  по  результатам

хозяйственной  деятельности  фирмы  в  целом,  так  и   каждого   отдельного

подразделения. Поэтому осуществление функции контроля  отражается  в  первую очередь на организацию системы учета  и  отчетности,  включающей  финансовые производственные показатели деятельности и проведения их анализа.

      Фирма широко использует  различные  формы  контроля:  финансовый  (как основа    общего    управленческого    контроля),    качества    продукции,

ценообразования, административный.

      Финансовый  контроль  осуществляется  путём   получения   от   каждого

хозяйственного   подразделения   финансовой    отчётности    по   важнейшим

экономическим показателям деятельности  по  стандартным  формам,  идентичным для  местных  и  зарубежных  дочерних  компаний.  Число  позиций   и   сроки предоставления отчётности могут быть различны.  Более  детальная  отчётность представляется крупными дочерними  Фирмами  и  компаниями,  находящимися  на важнейших рынках. Она ложиться в основу сравнения фактических показателей  с планируемыми. При этом в центре внимания  находятся  такие  показатели,  как уровень прибыли, издержки производства и их  отношение  к  чистым  продажам, обеспеченность собственными средствами, финансовое  состояние.  Анализ  этих

показателей осуществляется отдельно по  каждому  центру  ответственности,  а также по фирме в целом.

      Организационно-финансовый контроль осуществляется через

Подразделения на разных уровнях управления. В высшем звене  управления  он  ведётся  через аппарат контролёра. Контроль за деятельностью производственных  отделений  и дочерних компаний осуществляется через их  бухгалтерию,  финансовую  службу, систему   планирования   которые   собирают   и   обрабатывают   информацию, характеризующую фактические  результаты  на  определённый  истёкший  период, отклонения от плановых показателей, и,  в  особенности,  от  показателей  по прибыли и затратам. Они  также  анализируют  степень   выполнения  планов  и причин  отклонения.  Поскольку  система  отчётности  отделений  и   дочерних компаний обычно строится по такой же форме, что и система планирования,  это облегчает осуществление контроля  за выполнением плановых показателей.

      Повышение роли функции контроля в управлении фирмами тесно  связано  с использованием  автоматизированных  информационных  систем   и   электронно-вычислительной техники, которые позволяют оперативно  и  точно  передать  по назначению  информацию,  производить  её  обработку   и   анализ,   выявлять отклонения  от  намеченных  показателей  и  принимать  решения   в  связи  с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники  и автоматизированных   систем   способствовало   усилению   централизации    и оперативности контроля в управлении, т. е.  перенесению  на  высший  уровень руководства контроля за деятельностью компании.

      Система централизованного контроля позволяет поддерживать определённое сочетание  централизации   и   децентрализации   в управлении,   поскольку предусматривает  передачу  контроля  за  оперативной деятельностью  низовых звеньев руководителям соответствующих подразделений.

      На этом уровне осуществляется контроль за соответствием  хозяйственных результатов показателям, запланированным в  текущем  бюджете,  производиться сравнение фактических и планируемых  продаж,  анализируется  изменение  доли фирмы на рынке, как в целом,  так  и  по  отдельным  продуктам  и  сегментам рынка,  состояние  портфеля  заказов.  Такой  контроль   обычно   называется оперативным контролем в отличие  от  управленческого.  Оперативный  контроль призван   систематически  следить  за   обеспечением  выполнения  намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как  правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В  тоже