Тайм менеджмент или управление своим временем

Министерство образования науки Российской федерации

Федеральное Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Поволжская Государственная Социально-Гуманитарная Академия» (ПГСГА)

 

 

 

Кафедра: Педагогика

Мини-лекция

на тему: Тайм менеджмент или управление своим временем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил

студент 1 курса ФМФИ

Специальность: Математика и Информатика

Группа: М-1

Пенина Екатерина

 

Проверил:

д.п.н. профессор: Е.И.Тихомирова

 

 

 

 

 

Самара 2014

Тайм-менеджмент – это не наука об управлении временем, а скорее наука об умении правильно организовывать себя и планировать свое время, т.е. о самоорганизации личности.

Слово “самоорганизация”, также как и слова “саморазвитие”, “самореализация”, “самодисциплина” и “самообразование” содержат в себе слово “сам”. Это говорит о том, что самые важные вещи в своей жизни надо делать самому. Нужные книги, интересные люди, возможности обучения притянутся со временем. Как говорится, когда ученик готов – приходит учитель. Но все начинается с нас самих.

Согласитесь, что определить жизненно важные цели и стремиться к их воплощению в жизнь можем только мы сами, и никто кроме нас!

Схема успешной самоорганизации личности достаточно проста и апробирована тысячами людей.

1. Следует определить свое предназначение, т.е. то, чему Вы хотите посвятить свою жизнь. Р. Мэй говорил: “Желание стать самим собой – подлинное призвание человека”. Без этого не стоит и говорить о какой-то самоорганизации. Безусловно, будучи волевым и ответственным человеком, можно заставить себя заниматься чем угодно. Только тогда жизнь утратит всякий смысл и превратится в подобии колонии строгого режима.

Предназначение человека – это то, что предопределено, предначертано тому или иному человеку. Исходя из этого определения, получается, что в жизни все задано изначально. Ведь слова “предназначение”, ”предопределение”, ”предначертание” обозначают нечто, произошедшее ”до”. Скорее всего, нечто, произошедшее еще до рождения человека. Предназначение – это наш ориентир, своеобразный внутренний компас, который указывает путь следования человека по жизни. Предназначение человека – это роль, которую нужно сыграть.

Суть самого понятия “предназначение человека” в том, что все наклонности, способности и таланты распределены равномерно. И каждый без исключения человек, входя в этот мир, получает свой уникальный потенциал. Поэтому первостепенный долг каждого из нас реализовать свои неповторимые  способности и таланты.

Так, где же и как искать свое жизненное предназначение?

Жизненное предназначение следует искать внутри самого себя. Оно заложено от рождения в каждого человека. Одна из самых известных методик по определению жизненного предназначения – это “концепция Ежа”, принадлежащая Джиму Коллинзу. Автор концепции считает, что жизненное предназначение человека должно соответствовать трем основным условиям:

• Эта деятельность Вам нравится, Вы любите и хотите это делать.
• Для этого у Вас есть способности и таланты. Вы чувствуете, что в этом виде деятельности можете стать лучшим.
• Создаваемые Вами продукты или предоставляемые услуги нужны обществу. Люди готовы за них платить.

Это довольно четкая и последовательная концепция. Подумайте над ней. Вполне возможно, она станет первым толчком к переосознанию Вами своего места в мире и к освоению новой более близкой Вашему сердцу сферы деятельности.

2. Из предназначения вытекают Ваши жизненно-важные цели. Никогда не следует забывать о том, что цели должны быть Вашими “родными”, т.е. не навязанными извне. При всем уважении к родным, учителям и коллегам Вам всегда нужно помнить о том, что воплощать их в жизнь придется лично Вам, а потому они должны быть близки и важны для Вас, а не для кого-то другого.

Если мы “пробежимся” по нашей биографии, то увидим, что в большинстве случаев двигались по заданной схеме: садик, школа, ВУЗ, работа, семья, дети, работа и т.д. Мы действовали по заранее отработанному плану и, к сожалению, в основном стремились к навязанным нам извне целям. Эти цели перед нами выставляли наши родители, учителя, начальники: хорошо учиться, не опаздывать, получить высшее образование, вовремя сдать квартальный отчет... Т.е. нашими ориентирами в жизни почти всегда выступали цели “предложенные” социальной средой. Жить по чужим ориентирам довольно просто, но есть одно “но” –  бессмысленно. Это – движение по инерции. Все –  в инженеры, и я – туда же; все – во врачи, и я – с ними. Куда-нибудь да приду. Куда-нибудь однозначно придете. Только, туда ли, куда хотели? Скорее нет, чем да. Немудрено, что, следуя по стандартному маршруту, люди приходят к стандартным результатам: как у всех – а значит никак!

Если Вы оглянетесь вокруг, то осознаете, что можете бежать в любом направлении, но ведь это глупо, да и невозможно. Нужно определиться со своим личным направлением, со своими личными жизненно важными целями. 

Реализация чего-либо, а особенно такого важного аспекта жизни как предназначение человека требует конкретики.  Из этого вытекает, что жизненно важные цели не выдумка, а реальная необходимость, без осознания которой невозможно сдвинуться с мертвой точки.

Определение жизненно важных целей вытекает из предназначения человека. Если вы четко осознаете свое предназначение, вам необходимо выделить свободное время, взять ручку и бумагу и прописать долгосрочные и краткосрочные цели, к которым Вы будете стремиться. 

Существует очень простая и в тоже время очень эффективная методика определения жизненно важных целей. Необходимо определить долгосрочные цели на 10 лет, 3 года и ближайший год. Причем именно в перечисленной выше последовательности. Нет необходимости ограничивать себя в постановке долгосрочных целей на 10 лет. В этом вопросе не только можно, но и нужно дать волю своему воображению. Цели трех лет будут составлять одну треть десятилетних целей, а цели года – одну треть от целей трех лет. При этом цели на ближайшие 10 лет, 3 года и даже год считаются долгосрочными целями, потому что они связаны с решением долгосрочных жизненных задач. А вот цели каждого отдельного года раздробленные на поквартальные, помесячные, понедельные и даже ежедневные задачи относятся к краткосрочным целям. 

3. Итак, начать необходимо с долгосрочных целей, т.е. целей которые реализовываются длительный период времени. Долгосрочные цели, как правило, достаточно масштабны, а потому могут вызывать психологическое сопротивление (попросту говоря, человеку не очень верится в возможность их осуществления).

Долгосрочные цели являются жизненной перспективой человека. Жизнь многих людей скучна и пуста оттого, что им не к чему стремиться.

• Любая долгосрочная цель начинается с мечты. О чем Вы мечтаете? Чего бы по-настоящему хотите? Не бойтесь своей мечты, потому что мечта – это пожелание Вашего сердца. Долгосрочные цели можно смело позволить себе связать с Вашей мечтой. Ведь они ставятся на несколько лет вперед, а за такой долгий период в Вас самих и в мире многое может измениться (и при Вашем желании обязательно изменится в позитивную сторону).
• Но для того, чтобы приблизить мечту к реальности необходимо трансформировать ее в желание. Желание более конкретно, детализировано, “подстроено” под Вашу личность, а значит, приближено к реальности. Например, много зарабатывать – это мечта, а открыть свой собственный кондитерский цех, сеть кондитерских магазинов и стать успешным производителем – это уже желание.
• Но в народе говорят: “Хотеть не вредно!” Значит нужно нечто еще более конкретное. И это – долгосрочные цели. Путь от мечты к реальности прокладывается через цели. Цель – это ответ на вопросы, как и когда Вы будете осуществлять свои желания.   Например, желание открыть свой собственный кондитерский цех или фабрику необходимо трансформировать в следующие цели:  купить участок земли в пригороде, построить фабрику, купить оборудование, набрать и подготовить к работе специалистов, запустить производство, заключить договоры с точками розничной торговли на поставку продукции, набрать и обучить новых специалистов, увеличивать объемы производства, открывать по одному фирменному магазину в полгода, создать и зарегистрировать свою собственную торговую марку, изучать новые технологии.  
• Чтобы получать удовлетворение от жизни, нужно идти к своим целям, а не к чужим. Один из величайших мистиков современности Ошо говорил: “Торговать – это не хорошо и не плохо. Писать стихи – это не хорошо и не плохо. Ничего не хорошо и не плохо. Вопрос в том, подходит ли это вам, попадает ли это в резонанс с вашей истинной природой”. Любой вид деятельности хорош, но он должен соответствовать способностям и желаниям того или иного человека. Только Вы сами можете определить долгосрочные цели Вашей жизни.
• При постановке целей часто рекомендуют пользоваться формулой SMART. Слово “smart” в переводе с английского обозначает “умный”. А ведь действительно, цель должна быть умной.  Слово “smart” представляет собой так же аббревиатуру из первых букв английских слов:  
  S – specific (конкретной) 
  M – measurable (измеримой) 
  A – achievable (достижимой) 
  R – relevant (значимой) 
  T – time-bound (привязанной ко времени)
• Но, определив долгосрочные цели, люди часто сталкиваются с психологическими барьерами. Долгосрочные цели очень желанны, но на этом этапе кажутся настолько глобальными, что человек теряется и не может поверить в возможность их осуществления. Вот здесь стоит остановиться и вспомнить проверенные вековым опытом человечества слова: “Долгая дорога начинается с одного шага”. Аналогия очевидна. Дальняя дорога – наши долгосрочные цели. А шаги, из которых она состоит, – краткосрочные цели, которые тоже нужно уметь правильно определять.

4. Поэтому долгосрочные  цели должны быть разбиты на промежуточные, краткосрочные. Формула достижения долгосрочной цели проста, как арифметика в начальной школе:

Долгосрочная цель = сумме краткосрочных целей.

Долгосрочные цели – это масштабные цели, которые ставятся на длительный период времени, акраткосрочные, в свою очередь, являются промежуточными и выполняются в более краткие сроки.

Глобальные цели кажутся пугающими, но стоит их разделить на части, как они тут же становятся совершенно осягаемыми. Их нужно разбить на краткосрочные цели. И в этом помогает работа с еженедельником. Цели на год следует разбить на поквартальные задачи,  их в свою очередь – на задачи недели, а задачи недели – на задачи каждого отдельно взятого дня. Это очень просто и эффективно.

Но есть одно главное условие: краткосрочные цели должны согласоваться с долгосрочными.

Марк Твен говорил: “Секрет продвижения вперед состоит в том, что надо начать двигаться. Чтобы начать двигаться, необходимо разбить сложные, пугающие задания на небольшие и выполняемые, а затем начать с первого”.

В книге “Секреты уверенности в себе” Энтони Робертс пишет о том, что его любимый фрукт гранат обладает одной очень интересной особенностью. Хотя зернышки восхитительно сочные и сладкие, они разделены на небольшие группки тонкой желтой мякотью, весьма горькой на вкус. Если Вы попытаетесь откусить от граната, то вместо удовольствия получите порцию горечи. Но если есть гранат по одному зернышку, то это необыкновенно вкусно. Аналогия с жизнью человека очевидна. Жизнь нельзя прожить одним махом, ее можно проживать только день за днем.

5. После определения целей можно переходить к планированию рабочего времени.

Грамотное планирование рабочего времени дает возможность справиться  со всеми необходимыми задачами последовательно и спокойно. Часто в это сложно поверить, потому что мы привыкли к острому дефициту времени, однако на самом деле время есть!

Для того чтобы использовать время с минимальными потерями, необходимо иметь представление об основных методах и приемах планирования. Рассмотрим некоторые из них:

• Трудно представить себе жизнь современного делового человека без еженедельника.  
• Прежде всего, в конце прошедшей недели нужно запланировать все дела, которые следует решить на следующей.
• Затем, исходя из недельного плана, необходимо с вечера планировать задачи следующего дня,  а утром пересматривать план и вносить корректировку.
• Не нужно забывать о том, что всегда следует планировать не более 60% Вашего времени. 40% должны остаться на неожиданные дела и непредвиденные ситуации, которыми так щедра наша жизнь.
• Существует занятный феномен, который Вы можете проверить на себе и своих коллегах. На работу, как правило,  тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Поэтому старайтесь объективно оценивать количество времени, которое необходимо на выполнение той или иной задачи. Не обманывайте сами себя.
• Планирование рабочего времени должно базироваться на знаменитом правиле Парето, которое гласит:  20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот. Исходя из этого становится очевидным, что все свои силы следует направить на те дела, которые составляют эти 20%, потому что именно они относятся к разряду важных.
• В классическом тайм-менеджменте считается, что если Вы определили и записали задачи на день, но не ранжировали их по приоритетности, Вы потратили свое время зря. Расставить приоритеты можно с помощью метода А, B, C. 
  Напротив каждой задачи следует прописать буквы А, В или С. Для этого целесообразно использовать цветные маркеры или пасты.           

А (красные) – это самые важные задачи.  Как правило, на их реализацию требуется до 10% времени, но они очень важны, так как их вклад в достижение долгосрочных целей равен 70%.

В (синие) – это задачи средней важности. На них припадает около 20% времени,  их важность оценивается 20%.

С (зеленые) – они забирают около 70% времени, но их вклад в долгосрочные цели составляет не более 10%.

Соответственно в течение дня задачи следует выполнять по степени их приоритетности, учитывая свои индивидуальные биологические часы.

Учитесь использовать вышеперечисленные приемы при планировании рабочего времени. Грамотное планирование рабочего времени – прямой путь к достижению жизненно-важных целей.  

6. Никогда не забывайте о планировании отдыха.

Планирование отдыха – одна из важнейших составляющих тайм-менеджмента. Поэтому поговорим о разновидностях отдыха и планировании отдыха более предметно. 

• Самый важный и необходимый вид отдыха – это ночной сон. Большинство людей жалуются, что им редко удается выспаться. Эффективность сна можно увеличить, даже не увеличивая его длительности. Вот несколько основных рекомендаций:

– выработайте стабильное время отхода ко сну и пробуждения (организм адаптируется к распорядку и заснуть и проснуться становиться намного легче);

– не ешьте за несколько часов до сна;

– совершите вечернюю прогулку;

– почитайте;

– включите легкую приятную музыку;

– зажгите арома-лампу (используйте расслабляющие и подходящие Вам масла);

– примите теплый душ или ванную с ароматическим маслом;

– проветрите помещение перед сном.

Выберите подходящие именно Вам ритуалы и действия. Ваша основная задача состоит в том, что Вы должны отвлечься от дневных забот и разгрузить Ваш мозг.

Говоря о сне, хочется задеть тему пробуждения.

Известно, что если человек живет в относительно стабильном режиме, то у него отсутствует потребность в будильнике. Однако пока Вы вырабатываете свой индивидуальный стиль, я рекомендовала бы Вам подобрать в мобильном телефоне несколько разнородных мелодий, которые помогут спокойно войти в новый день. Первая мелодия “пробуждающая” может быть приятной и спокойной, вторая “поднимающая”, звучащая через минут 5-7 после первой, – более громкой, бодрой и радостной.

Утро – самая важная часть дня, так как дает психологический настрой на весь день. Поэтому я очень рекомендую встречать рассвет, заниматься спортом, и проговаривать жизнеутверждающие аффирмации.

1. Использование  сна в течение дня.

Скорее всего, Вы испытывали состояние, когда после обеда клонит в сон и невозможно сконцентрироваться на выполнении определенной задачи.