Тайм-менеджмент: Способы эффективного использования рабочего времени

 

 

 

Тайм-менеджмент:

Способы эффективного использования        рабочего времени

 

 

 

 

 

                                                                

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                       

СОДЕРЖАНИЕ

 

   Введение                                                                                                  3

1 Причины дефицита времени                                                                  4

2 Анализ использования рабочего  времени                                            5

3 Самоменеджмент                                                                                     7

   3.1 постановка целей                                                                              7

   3.2 Планирование                                                                                    9

   3.3 Принятие решений                                                                             12       

   3.4 Реализация и организация                                                                14 

   3.5 Контроль                                                                                             15

   3.6 Информация и коммуникации                                                           15

4 Особенности тайм менеджмента  в России                                           17

   Заключение                                                                                              18

   Список литературы                                                                                  19

ВВЕДЕНИЕ

“Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим ”

                                                                                                 П. Друкер

 

Каким должен быть успешный, эффективный  менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и  через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят :”Время - деньги”. Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не  были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.

1 ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА ВРЕМЕНИ

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что оно  расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время , а для этого нужно  выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.               

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает  сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы  подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.                                
2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.
3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом  руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.
4. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.
5. “Воры времени” – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела . Наиболее крупные воры времени – это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.  
6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.
7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.

 

2 АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Чтобы правильно  распределить время, необходимо точно  знать, как оно расходуется в  действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные  потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен  достоверный учет времени. Самый  эффективный способ учета времени – это ведение записей. Расходуемое время можно учитывать в таблицах:

 

Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода  времени

Вид деятельности	Интервал времени (от… до…)	Продолжительность

 

Таблица 2. Листок “дневных помех”

помехи интервал	продолжительность	кто	пометки (причины)

 

 

Наиболее  целесообразно вести записи в  процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный  анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.

Сильные стороны  использования рабочего времени  нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых  же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их.  Прежде всего, каждую работу  нужно проанализировать с помощью следующих  вопросов:

• была ли работа необходима? (если более 10 %  рабочего времени было потрачено не на  необходимую работу, это говорит о  проблемах с делегированием и определением приоритетов)
• были ли оправданы затраты времени? (если более 10%  рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)
• было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10%  рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)
• был ли сознательно определен временной  интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно,  значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

 

 

Определив критические  моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые  поглотители времени,  нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

 

 

 

 

 

 

ПРИМЕР

Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени

Вид деятельности	Интервал времени	Продолжительность
Разбор почты                            (срочно/не срочно)	1000 - 1020	20 минут
Телефонный звонок                        ( подтверждение встречи)	1020 - 1030	10 минут
Подготовка документов для встречи  с партнерами	1030 - 1200	1 час 30 минут
Делегирование подчиненным работ по новому проекту	1200 - 1320	1час 20 минут
Обеденный перерыв	1320 - 1400	40 минут
Дорога	1400 - 1420	20 минут
Переговоры с партнерами по созданию окончательного варианта контракта	1420 – 1540	1 час 20 минут
Дорога	1540 - 1625	45 минут
Подготовка доклада	1625 - 1700	35 минут
Доклад руководству о прошедшей встрече	1700 - 1725	25 минут
Ответ на письма	1725 - 1800	35 минут

 

 

Таблица 2. Листок “дневных помех”

Помехи, интервал	Продолжительность	КТО	Пометки ( причины)
Телефонный разговор с бывшим коллегой      ( во время подготовки документов)	20 минут	б. Коллега	Желание отвлечься от бумаг
Беседа с подчиненным по работе, не относящейся к нов. проекту	15  минут	Подчиненный	Проблемы с выполнением порученного
Пробка на обратной дороге	45 минут		Внешняя причина

 

Сильные стороны:

• сортировка почты ( это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)
• не  самые важные дела ( ответ на письма) – в конце дня, когда на важные  и требующие больших затрат времени дела не остается времени
• каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими 
• вся работа, проделанная в этот день, была необходима
• помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени

                       

Слабые стороны:

• временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно ( если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени)
• непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день

3 САМОМЕНЕДЖМЕНТ

Самоменеджмент  представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Основная  цель самоменеджмента – максимально  использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами, лучше организовать труд ( следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы.

У самоменеджмента  есть определённый круг правил и функций:

 

3.1 ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ 

ЗНАЧЕНИЕ ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ

 Постановка целей – это  выражение в виде четких намерений  и в точных  формулировках   наших интересов, потребностей  или задач, что помогает сориентировать действия и поступки на эти цели  и на их выполнение. Для этого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которые необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится. Постановка цели  - безусловная  предпосылка планирования, а следовательно, и успеха -  заключается в точном знании того, что, когда, в каких  масштабах надо достичь. Осознание  своих целей очень часто означает значительную самомотивацию для работы, т.к.

цель даёт ясное представление  о том, в каком направлении  необходимо двигаться.

Постановка  целей – это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда менеджер хочет прийти и куда он попасть не хочет( но куда его хотят привести другие). Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

НАХОЖДЕНИЕ ЦЕЛЕЙ

Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. У каждой фирмы, у каждого менеджера есть одна основная, важнейшая цель, которая разбивается на множество небольших промежуточных целей низшего уровня, достижение которых обеспечивает достижение цели более высокого уровня и, в конечном счете, высшей цели.                                                 Нужно устанавливать ясные согласованные между собой цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия, чтобы их можно было непосредственно планировать. Четко определенные, зафиксированные на бумаге цели автоматически приобретают обязательный характер, побуждают к постоянному  анализу, перепроверке и ревизии.