Учет документов

     Документы регистрируются на карточках. Чтобы  достичь информационной совместимости  регистрационных данных и создать  условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа)², заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

     Количество  экземпляров регистрационно-контрольных  карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных  подразделениях, где документ будет  исполняться и контролироваться.

     Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

     Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

     Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника.

     В автоматизированной ИПС регистрация  документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

     Справочные  картотеки формируются из регистрационно-контрольных  карточек в зависимости от задач  конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки:

• справочные
• контрольно-справочные
• по географии поступающих документов
• по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
• тематические (приказы, решения) и др

     Информационно-поисковые  массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях. 

3. Организация контроля за исполнением  документов

   Контролю  подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

   Сроки исполнения документов исчисляются  в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций  – с даты их поступления. Сроки  исполнения документов установлены  в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем комитета по делам архивов. [1] Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

   Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем  порядке: типовые сроки – принятием  нового акта, индивидуальные – распоряжением  руководителя, который их установил.

   Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.

   Службой контроля осуществляются следующие  операции:

• формирование картотеки контролируемых документов
• направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель
• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя
• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения
• получение информации о ходе и результатах исполнения
• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа
• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения
• сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов
• снятие документов с контроля по указанию руководителей
• формирование картотеки исполненных документов

   Карточки  контролируемых документов (контрольная  картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

   Проверка  хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем  порядке:

1. Заданий последующих лет – не реже одного раза в год
2. Заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц
3. Заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. [3]

   Если  документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию  с последующим информированием  о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

   Служба  документационного обеспечения  или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о  ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

   Формирование  дел – группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются  в организациях централизовано или  децентрализовано. Формированием дел  в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

   При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре
• Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса
• Посещать приложения вместе с основными документами
• Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел
• Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения
• Помещать в дело машинограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. 

4. Хранение документов, составление номенклатуры  дел

   Номенклатура  дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется  при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

   Типовая номенклатура дел составляется для  однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она  устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

   Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием  их индекса и носит рекомендательный характер.

   Типовые и примерные номенклатуры дел  разрабатываются службами документационного  обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед  утверждением типовые и примерные  номенклатуры согласовываются с  Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

   Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем. [1]

   При составлении номенклатуры дел организации  следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с  указанными в них сроками хранения.

   В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела.³ Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

   Номенклатуру  дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

   Номенклатура  дел составляется и согласовывается  заново в случае коренных изменений  функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

     В течение года в утвержденную  номенклатуру дел вносятся сведения  о заведении дел, о включении  новых дел и т.д. По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

   Дела  организации подлежат оформлению при  их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

   Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде.

   В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного  хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа – заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.