Управленческие документы

- возможность ухудшения политической ситуации, риск неблагоприятных социально-политических изменений в стране или регионе.

- возможность изменения природно-климатических условий, стихийных бедствий.

-   колебания рыночной конъюнктуры, валютных курсов и т.д.

Внутренние:

- связанные с активными операциями (кредитные, валютные, рыночные, расчетные, лизинговые, факторинговые, кассовые, риск по корреспондентскому счету, по финансированию и инвестированию и др.)

 - связанные с обязательствами банка (риски по вкладным и депозитным операциям, по привлеченным межбанковским кредитам)

 - связанные с качеством управления банком своими активами и пассивами (процентный риск, риск несбалансированной ликвидности, неплатежеспособности, риски структуры капитала, левереджа, недостаточности капитала банка)

-  связанные с риском реализации финансовых услуг (операционные, технологические, риски инноваций, стратегические, бухгалтерские, административные, риски злоупотреблений, безопасности).

Стандартизация нормативных  документов и процессов помогает обезопасить банк от непредвиденных обстоятельств не только  внутркнюю среду ну и внешнюю. К примеру риски связанный с нестабильностью текущей экономической ситуации, возможно избежать с помощью стандартизации и систематизации резервных фондов банка на возможные потери.

Кроме стандартов к нормативным  документам по стандартизации относятся  правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической  и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в  унифицированных документах и системах документации. В настоящее время  в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов относящиеся ко всем экономическим институтам и финансовым, в том числе.

Можно выделить пять основных законов стандартизации бизнес процесса:

1. Стандарты необходимы всегда.

Стандартизация бизнеса — это  важнейшая часть его работы. Разумеется, есть компании, в которых всё держится на личном мнении его руководителя и создателя, однако это продолжается недолго — ровно до тех пор, как бизнес разрастается и одной  человеческой силы становится слишком  мало, чтобы за всем уследить и всё  проконтролировать.

Еще Дмитрий Потапенко говорил, что в бизнесе нет ничего, что  нельзя было бы стандартизировать —  и это правильно. Фёдор Овчинников считает, что на кухне его пиццерии всё должно напоминать о стандартах: сотрудники видят правила, чек-листы  и инструкции прямо на стенах заведения.

2.Стандарты должны быть простыми

Фёдор говорил о том, что в  его компании есть стандарт для стандартов — текст должен помещаться на одну страничку текста и формулироваться  простым языком, понятным для любого человека.

Если текст не помещается на страничку  — значит, стандарт нужно разбивать  на два.

Чек-лист применяемый в отделе кредитования юридических лиц ЗАО «Автоградбанк» — отличная форма бизнес-стандарта:

- Он понятен и прост.

- Чек-лист позволяет пошагово проверять пакет документов необходимых для получения кредита.

- Чек-лист позволяет не  проверять дважды документы донесенные  клиентом, т.к. отсутствующие документы  отражаются в чек-листе.

- Чек-лист позволяет быстро проверять других сотрудников на наличие всех документов необходимых для выдачи кредита.

3.Сотрудники должны понимать стандарты и верить в них

Человек рад ограничениям тогда, когда верит в их необходимость. К примеру в банке, принято правило что комитет по принятию решений о выдаче особенных кредитов проходит ровно в 8:00 и в 16:00 каждый день, что позволяет кредитным специалистам подготовиться к комитету и подготовить необходимые документы именно к времени проведения комитета, так же это позволяет рационально  распределять время членам комитета.

В банке существует два мотиватора стандартизации:

Сотрудники понимают необходимость  тех или иных правил. Например, на комиссии и комитете нужно рассказывать только основную информацию о клиенте, и кратко отвечать на вопросы, т.к. кредитных специалистов из разных офисов много, а членами комитета являются руководители отделов и председатель правления, у которых много должностных обязанностей и ограничено время. Это понятное каждому человеку правило — его не нужно дополнительно объяснять.

Сотрудники знают, что за нарушение  некоторых стандартов последует  увольнение, однако за простые ошибки и просчёты никто карать не будет. Увольняют как раз за сокрытие собственных ошибок. Если пиццамейкер сжёг пиццу — его ошибку разберут и сделают выводы. Если он сжёг пиццу и скрыл это — его уволят.

Если руководство компании приветствует изменения и поощряет сотрудников  почаще предлагать свои замечания и  предложения, то сотрудники охотно верят  в те стандарты, которые уже есть.

4. Стандарты должны или выполняться, или изменяться

Это как в армии — приказ командира  можно оспорить, но только после  его выполнения.

Стандарт обязателен к выполнению для всех, даже тех, кто не верит  в его эффективность — ровно  до тех пор, как он не будет оспорен (хотя бы даже тем, кто в него не верит).

Стандарты в компании не должны превращаться в Библию — их можно и нужно  менять, они должны расти вместе с компанией и сотрудниками. Кстати, отсталость в плане стандартов таких  крупных компаний как McDоnalds как раз  вызвано тем, кто они выросли  слишком сильно для своих старых каналов распространения стандартов.

Фёдор привёл яркий пример того, насколько  порой жестоким выглядит обязательное соблюдение стандартов. Однажды им пришлось выбросить 20-килограммовую  пачку сыра только потому, что у  него закончился срок годности — менеджеры  едва не плакали, ведь сыр стоил очень  дорого и был совсем хорошим. А  еще в «Додо-Пицца» выбрасывают  в урну вкусную, горячую, правильно  приготовленную пиццу только потому, что её сделали по ошибке.

5. Стандарты обязательны для всех — от уборщицы до генерального директора

Лучше всего об обязательности стандартов в бизнесе рассказывает личный пример его основателя.

Фёдор говорил о том, как он заставлял  своих сотрудников показывать охраннику содержимое сумок. Сначала никто из сотрудников не хотел подчиняться этому правилу, но после того, как Фёдор сам стал первым показывать свою сумку, все медленно втянулись.

Я читал в блоге другого владельца  ресторана быстрого питания о  том, что его сотрудники не хотели участвовать в уборке туалета  — якобы этот труд был ниже их достоинства. Тогда владелец и совладелец бизнеса поставили себя в список на уборку и стали мыть унитаз вместе со всеми — это послужило хорошим  мотиватором.

2.3 Унифицированные  системы документации

 

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут  быть как стандарты на отдельные  документы (например, отчет о научно-исследовательской  работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения) (ГОСТ 17914-72), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система  документации (УСД) - это система  документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98).

В настоящее время разработаны  и действуют следующие УСД:

унифицированная система  организационно-распорядительной документации;

унифицированная система  банковской документации;

унифицированная система  финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской  документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система  отчетно-статистической документации;

унифицированная система  учетной и отчетной бухгалтерской  документации предприятий;

унифицированная система  документации по труду; унифицированная  система документации Пенсионного  фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую унифицированную  систему документации разработан государственный  стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той  или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным  за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и  ведомствами утверждаются унифицированные  формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с  решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Реквизит документа - это  обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст  и т. д.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных  в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца  документов для конкретной системы  документации и установления на его  основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного  документа и т. д. Формуляр-образец  документа представляет собой «модель  построения документа, устанавливающую  область применения, форматы, размеры  полей, требования к построению конструкционной  сетки и основные реквизиты».

Таким образом, в каждой унифицированной  системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы  документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также  должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.

Унифицированная система  организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые  фиксируют решения административных и организационных вопросов, а  также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности:

федеральных органов государственной  власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций  и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов;

требования к бланкам  и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации (М.В. Кирсанова, 2001; Л.А. Румынина, 2002; Н.М. Березина, 2007).

Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом.

Стандартизацию документов в течение  длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные  организации, Национальные стандарты  на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

В работе по унификации документов, в  частности внешнеторговых, принимают  участие более десяти международных  организаций, в том числе Комитет  по развитию внешней торговли Европейской  Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (НСО) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

2.4 Требования  ГОСТ 6.30-2003

 

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской  Федерации;