Управление офисом

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

    Введение……………………………………………………………..……………………………3

1 Офис и его виды…………………………………………………………………………………..4

1. Офис кабинетного вида……………………………………………………………………..4
2. Офис Open Space…………………………………………………………………………....5
3. Комби-офис………………………………………………………………………………….6
4. Виртуальный офис……………………………………………………………………….…6

2 Психологические аспекты  организации офиса…………………………………………………8

   Заключение……………………………………………………………………………………….13

   Список использованных  источников…………………………………………………………..14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

             Офис (англ. office) — официальная штаб-квартира фирмы, помещение, в котором находится официальное представительство фирмы, ее руководство. Место расположения фирмы указывается при регистрации фирмы.

            Руководствуясь  данным определением, мы можем сделать  вывод, что офис – это рабочее  место сотрудников фирмы, следовательно, оно должно быть организовано так, чтобы  сотрудники чувствовали себя комфортно  при выполнении своей работы. Офис –это одновременно и лицо, и сердце компании. От его оформления во многом зависит как работоспособность сотрудников, так и отношение клиентов к фирме. Чтобы офис был максимально комфортным и эффективным, он должен быть спроектирован специально под конкретную организацию, исходя из рабочих процессов офиса и задач, которые ставятся перед сотрудниками. Комфорт офиса зависит прежде всего от эргономики рабочего места и рационального планирования офисного пространства в целом. Основа планирования — деление офиса на рабочие зоны так, чтобы каждый сотрудник мог работать максимально эффективно и сам по себе, и в команде. Как правило, выделяют приемную, комнату персонала, кабинет руководителя, зону для совещаний. Для каждой из указанных зон существуют рассчитанные минимальные площади и планировочные решения, позволяющие избежать психологического дискомфорта. Так, площадь приемной зависит от ежедневного количества посетителей, но не может быть меньше 10 м2. Часто вместо традиционной комнаты-приемной устраивается сектор ресепшн в открытом пространстве офиса, обязательно в сочетании с раздевалкой или шкафом для одежды. Комната для совещаний или переговоров может использоваться как место для презентации и демонстрации товаров или услуг. Также здесь можно сосредоточить всю презентационную технику. Иногда зона для совещаний с целью экономии пространства располагается в кабинете руководителя. Но в таком случае кабинет делится на две части — официальную и неформальную, где обязательно есть кресла и журнальный столик. Для функционального и удобного кабинета топ-менеджера достаточно 12 м2, но чаще размеры кабинета выбираются исходя из имиджевых соображений. Комнаты-отсеки для персонала должны проектироваться с учетом количества сотрудников и направления их перемещений по офису. Кроме того, зачастую необходимо обеспечить звуковую и визуальную изоляцию рабочих мест. Офисную технику (принтеры, копиры, шредеры), которой регулярно пользуются все.

           В зависимости  от способа организации офисного пространства и рабочих мест сегодня  выделяют три основных типа офиса: офис кабинетного типа (традиционный), офис open space (открытый), комби- и виртуальный офисы.

 

         1 Офис  и его виды

           1.1 Офис  кабинетного типа

           Традиционный офис, состоящий из отдельных комнат, расположенных вдоль коридора. Это традиционная схема офиса, которая создает атмосферу уединения и спокойствия. В таких условиях практически невозможно реализовать коллективную работу, общение сотрудников затруднено, а использования пространства неэффективно. Такое решение подходит для компаний, разделенных на отделы, состоящие из небольшого количества людей. Сообщение между ними ограничено - изоляция важнее. Хотя в целом такая организация работы отходит в прошлое, существуют и будут существовать процессы, которые требуют такой степени уединения.

             Существует  два вида офисов кабинетного типа. К первому виду относятся кабинеты для одного-двух человек. В Западной Европе такая схема была распространена до 1970-х годов. Для нее характерным является максимальная уединенность, четкая пространственная организация, статичное впечатление, невозможность работы в команде и отсутствие гибкости. Также данный тип офиса является самым дорогим. Он применяется в тех случаях, когда состав работников компании мал. Кабинетная система с комнатами на одного-двух человек подходит для бухгалтеров и юристов. Ко  второму типу относятся офисы,  состоящие из комнат большего  размера, рассчитанных на пребывание в них трех человек и более. Отдельные кабинеты могут быть предоставлены руководителям определенного ранга, а остальным сотрудникам предоставляются помещения для двух-трех работников. Такого рода кабинеты выделяются также финансовым работникам, так как их работа требует сосредоточения и тишины. Остальные сотрудники работают в офисах, рассчитанных на 3 и более человек. При этом возникает определенный дух коллективизма, который однако распространяется только на небольшую группу людей. Одновременно могут возникать проблемы в отношениях с другими отделами компании. Этот тип офиса был популярен в Европе в 70-х годах, в эпоху ранней компьютеризации. Для него характерным является относительная уединенность, статичное впечатление, слабый командный дух и ограниченная гибкость. Отдельные комнаты, рассчитанные на трех и более человек, хорошо подойдут для работы дизайнеров, программистов и верстальщиков[1, c. 123].

                Начальник отдела может находиться в одной  комнате с подчиненными, но руководителю компании это не с руки. Отдельный кабинет ему необходим в интересах сохранения коммерческой тайны и той информации, которая используется только на высшем уровне управления, а также чтобы проводить совещания менеджеров высшего звена.

Если  политика компании предполагает, что  руководитель должен служить примером своим сотрудникам и быть всегда на виду, то используются кабинеты со стеклянными дверями и стенами (иногда их называют «курятниками»). При полной звуковой изоляции менеджера создается ощущение единства и равенства. В этом случае применяются жалюзи, которые позволяют руководителю при необходимости поставить барьер между своим кабинетом и остальным офисом.

            Современные офисные здания, построенные в  России, почти всегда предполагают свободную планировку, но при этом вкус руководителя в оформлении офиса играет основополагающую роль. У нас много людей, начинавших работу в советские времена, и потому офисы часто организуются по традиционному принципу — отдельные кабинеты для начальников и комнаты, где размещается тот или иной департамент. Кабинетная система, в большинстве своем, практикуется офисах юридических компаний, что придает ощущение конфиденциальности, а также строгости и рациональности.

           1.2 Офис  Open Space

          Представительства иностранных компаний, во множ естве открывшиеся в России, привносят в облик офисов элементы собственной корпоративной культуры. Почти все они оформлены в стиле open space, однако для каждой страны характерен свой микроклимат. Офисы американских компаний чаще всего представляют собой open space в чистом виде. Их интерьер отличается динамичным, агрессивным дизайном без особых фантазий. Европейские же компании, напротив, обычно привносят нечто национальное в оформление рабочих мест.

           Офис, о  котором идет речь, - это офис состоящий  из огромных помещений, рассчитанных на большое количество людей. Пространство ограничивается только наружными стенами. Рабочие места отделяются друг от друга невысокими мебельными перегородками. Эта схема явилась результатом дороговизны офисных площадей и необходимости частых перепланировок. Здания такого типа, как правило, большой ширины и простых очертаний, что позволяет достичь максимальной эффективности. В них обеспечивается высокая степень гибкости и прозрачности. Одновременно с этим присутствуют такие недостатки, как плохая звуковая и зрительная изоляция рабочих мест. Этот тип подходит главным образом для быстрорастущих организаций и больших корпораций. В Западной Европе такие офисы использовались в 1980-е годы, до начала широкого использования персональных компьютеров. Такой офис характеризуется высоким духом коллективизма, отсутствием приватности, гибкостью плана и динамичным впечатлением. С точки зрения современных тенденций такой офис позволяет использовать новые способы коммуникации между сотрудниками, а также экономит рабочие площади, что особенно важно для размещения больших коллективов[4, c. 27-28].

                 Разновидностью  открытого пространства является групповой  офис. В нем общее пространство делится невысокими перегородками  на отдельные зоны. Также помещение  обычно делится на зоны различных  отделов с помощью мебели: шкафов, стеллажей, столов. Зоны должны проектироваться с учетом численности сотрудников каждого отдела и направления их движения по офису. Важен и фактор размещения техники, которой регулярно пользуются все работники. Рационально устанавливать ее на месте пересечения рабочих маршрутов. Такое разделение пространства приветствуется сотрудниками. Интенсивное общение возможно только в пределах небольших групп. Для обмена информацией предлагаются общие зоны. Усиливается чувство принадлежности коллективу. Пространство используется с максимальной эффективностью и гибкостью. Недостатком является недостаточная звукоизоляция.

           Такой вид организации офиса предпочитают банки. Желая подчеркнуть свою респектабельность, они предпочитают кабинеты начальников оформлять в классическом стиле, а рабочие места рядовых сотрудников — в стиле open space,, где каждый из столов отделен перегородками. Считается, что это должно привить работникам командный дух, но в то же время обеспечить некую приватность.

         1.3 Комби-офис

          Вовлечение  пользователей в процесс проектирования офиса в Австрии, Германии, Голландии  и Скандинавских странах, где  расположение рабочего места у окна является чуть ли не неотъемлемым правом сотрудника, сильно повлияло не только на интерьерное, но и на объемное решение зданий. Этим постройкам присущи более узкие и сложные планы застройки, высокое качество пространства и множество общественных зон.

Как следует  из самого названия, комбинированный  офис сочетает в себе преимущества традиционного офиса и офиса open space. Индивидуальные и групповые комнаты отделяются прозрачными перегородками от центральных зон, предназначенных для общего пользования. Таким образом сглаживается противоречие между стремлением сосредоточиться и потребностью в общении. В Западной Европе такие офисы популярны с начала 1990-х годах. Они способствуют развитию коллективизма, обеспечивают неплохую гибкость и изоляцию рабочих мест, выражают динамичность и ясность пространственной организации[5, c. 174].

      1.4 Виртуальный офис

      Этот  тип офиса в последнее время пользуется большой популярностью на Западе. Его распространение стало возможным по причине быстрого развития Интернет-технологий и технологий мобильной связи. При такой модели в «физическом» офисе располагаются лишь диспетчерская и секретарь, а также комната для переговоров и совещаний. Остальные сотрудники работают дома, осуществляя связь с офисом по телефону и сети Интернет и используя постоянный доступ к корпоративному серверу, с которого получают всю необходимую информацию о работе компании и других «надомников».

             Виртуальный офис подойдет сотрудникам, работающим по индивидуальному графику или  личным заданиям. Как правило, это  творческие работники, переводчики, преподаватели, телефонные агенты, посредники. Такая  организация офиса не требует  больших затрат на аренду помещения, позволяет снизить до минимума расходы на покупку мебели и организацию питания, но все же стоит недешево, поскольку требует коммуникаций на самом высоком уровне[2, c. 111].

               Большинство сотрудников работают «в полях» или  дома, но имеют возможность в любой момент связаться с головным сервером через систему мобильной связи с функцией GPRS.  
            В качестве примера можно взять практически повсеместно используемую систему Microsoft. Для почтового сервера необходим   Microsoft Exchange Server, который позволяет организовать систему защищенного удаленного доступа к электронной почте, календарям, заданиям, общим папкам любого рабочего компьютера, подключенного к интернету. Используя Outlook Web Access (OWA), можно работать с электронной почтой, просматривать документы, работать со списком контактов, управлять календарем и задачами. С помощью технологии удаленного рабочего стола (Remote Desktop) мы получаем полноценный защищенный доступ к своему компьютеру. Все информационные ресурсы доступны с ноутбука, домашнего компьютера.  Сотрудники, имеющие разъездной характер работы, могут отправлять, получать информацию в полном объеме, используя карманные компьютеры (наладонники), смартфоны, коммуникаторы на базе Windows Pocket PC. Обработав информацию, можно подключиться к интернету (GPRS) и передать данные на головной сервер.  Для небольших компаний в последнее время предлагается другой тип виртуального офиса: секретарь ведет дела нескольких клиентов, находясь в своем офисе. Информация предоставляется по интернету или устанавливается удаленный доступ. Это экономит деньги компании на организацию рабочего места секретаря, упорядочивает систему прохождения документов до максимума[6].

             В нашей  стране «русифицированный» вариант  виртуального офиса можно встретить, например, в небольших агентствах недвижимости. Ни о каких высоких  технологиях здесь пока речи не идет — сотрудники работают на обычных  домашних телефонах, а встречи и  подписание контрактов происходят в «физическом» офисе.

 

            2 Психологические аспекты организации  офиса

          При входе  в рабочую зону офиса посетители подсознательно оценивают статус каждого  сотрудника исходя из расположения его  рабочего места относительно входа. Самыми авторитетными признаются те, кто сидят дальше всего от входа лицом к посетителям. На следующей ступеньке — люди, сидящие ближе ко входу боком к посетителям, а на самую низкую ступеньку иерархической лестницы гость подсознательно ставит того работника, который сидит спиной ко входу[3, c. 247].