Управление персоналом с помощью проектного подхода

Управление  персоналом с помощью  проектного подхода

^{Мамаков Д.А. (инженер проектного офиса УК ООО «ТМС групп» - ТМС БисзнесСервис)}

    1. Вступительная часть 

    1.1.Термины, используемые в настоящей работе

    В настоящей работе будут использоваться следующие термины:

• Проект: 
• "Временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов" - (PMBoK - Американский национальный стандарт)
• "Уникальный процесс, состоящий из набора взаимоувязанных и контролируемых работ с датами начала и окончания и предпринятый, чтобы достичь цели в соответствии с конкретными требованиями включая ограничения по времени, затратам и ресурсам" (ISO/TR 10006: 1997 (Е))
• "Целенаправленная деятельность временного характера, направленная на создание уникального продукта или услуги" (Основы профессиональных знаний НТК)

    Резюмируя приведенные выше определения можно  сформулировать проект как "комплекс мероприятий для создания уникального  результата и продукта, ограниченных по времени"

• Персона - личность (лат) - в данном случае - работник организации.
• Персонал - личный состав организации (несколько личностей), работающий по найму.
• Управление персоналом - управление личностями - сотрудниками организации.
• Инструменты, используемые в проектном подходе программные продукты компании Microsoft - Office Project, Project Server.

 

    1.2. Описание проблем

    Наша  компания занимается сервисным обслуживанием  нефтяного оборудования, сфера деятельности и объем оказываемых услуг  постоянно расширяется. Такие условия требуют непрерывного решения новых, нестандартных, творческих задач, которые должны решаться максимально быстро и качественно. При чем количество этих задач непрерывно растет. В такой ситуации для более эффективного использования творческого потенциала сотрудников необходим такой подходов в управлении персоналом, который позволил бы:

    а) минимизировать трудозатраты для высвобождения ресурсов на другие задачи;

    б) в случае необходимости выделить нужный ресурс на нужное время не отвлекая его на другие задачи и распланировать загрузку ресурсов в зависимости от необходимости;

    в) уменьшить загрузку руководителей подразделений/отделов/служб для планирования и решения стратегических задач всей организации;

    г) непрерывно контролировать ход решения  задач для определения как  высвобождаемых ресурсов так и тех, которые нужно будет задействовать в будущем

    д) контролировать весь комплекс задач  и мероприятий одновременно для  того, чтобы понять насколько своевременно будут достигнуты цели и иметь возможность дополнительно выделить необходимые ресурсы или устранить другие проблемы в решении задач.

    На  первый взгляд некоторые из вышеперечисленных  задач - носят взаимоисключающий  характер, однако  это кажущаяся видимость. Применив в управлении персоналом проектный подход мы получим решение одновременно всех из вышеперечисленных задач и в конечном итоге быстрое и качественное достижение стратегических целей всей организации в целом.

    Разумеется  в наше время любой подход в  управлении требует использования  своих специфических программ (инструментов). Проектный подход не исключение - в нашей компании используются продукты компании Microsoft - Office Project, Project Server. Далее будет видно какие серьезные задачи в планировании и управлении персоналом позволяет решать это программное обеспечение. Используя проектный подход с применением инструментов Office Project и Project Server можно быстро и без особых затрат времени и человеческих ресурсов определить доступность и запланировать использование того или иного ресурса в проекте 

 

     2. Краткое описание проектного подхода в управлении персоналом

    2.1. Планирование трудозатрат

    Для решения нескольких задач, объединенных одной целью требуется участие  нескольких работников, разных подразделений (а иногда и разных организаций) в разное время. При чем участие должно быть не просто "участием", но и иметь качественный результат. Кроме того каждый участник  должен внести свой вклад в общее дело именно в то время, когда этот вклад необходим, говоря другими словами бессмысленно задействовать водителя если нет транспорта, токаря, если нет станка и заготовки, ремонтника, если не определена неисправность и.т.п..

    Решить  проблему своевременности привлечения  ресурса, а также определить его  доступность для решения задачи и в конечном счете правильно  распланировать привлечение ресурса позволяет проектный подход. При применении комплексного планирования (а в ТМС групп используется именно комплексное планирование с помощью инструмента Project Server) можно определить доступность ресурса на достаточно большой горизонт планирования.

    В то же время если ресурс выделен для решения какой либо задачи он не может быть отвлечен на решение других задач, а должен быть задействован только на этой конкретной задаче в определенный промежуток времени. То есть при проектном подходе не допустима загрузка работника для одновременного решения нескольких задач

    Помимо  планирования для достижения целей  проекта, планирование загрузки носит  еще одну важную функцию – это  планирование самим работником своего рабочего времени и отчетность работника  перед руководителем о времени, потраченном на решение поставленных задач. Каждый работник видя список и время для решения поставленных задач на текущий или предстоящий день может спланировать свое рабочее время. А также может отчитаться о фактически потраченном времени для решения этой задачи. После отчета руководитель проекта видит фактическое время, потраченное тем или иным сотрудником для достижения цели. Соответственно появляется возможность для оценки всего проекта, и информация для принятия мер, направленных на изменение параметров хода реализации проекта (удешевления, ускорения, улучшения параметров качества конечного продукта и т.п.).  
 

рис.1

.  

    2.2.. Командный подход в управлении проектами

    Выполнение  поставленных задач чаще всего зависит  от работы команды проекта и отдельных участников этой команды, запаздывание или некачественная работа одного участника, может отрицательно сказаться на работе всей команды (как в оркестре).

    Задачи  руководителя проекта:

• Объединить участников команды;
• Организовать работу;
• В случае отказа или промедления убедить  выполнить работу качественно и в срок.

    Разрозненность  команды, просрочки в выполнении задач отдельными участниками проекта, некачественно выполненная работа ведут к не завершению проекта в срок или вообще к его не завершению. В результате как в известной басне  "воз" останется "и ныне там".

    Согласно  данным американских исследований лишь треть работников понимают цели организации - работодателя и лишь пятая часть  одобряет цели своей команды и  организации. Представьте себе футбольную команду в которой только 4 игроков знают где свои ворота, только 2 знают свое место на поле и знают что нужно делать, 9 игроков из 11 в той или иной мере соревнуются между собой, а не с игроками другой команды. 

    Для достижения общей цели цель должна быть разбита на подцели, на достижение которых будет направлено решение задач каждым участником проекта.  Достигая общих целей на макро уровне получаем достижение стратегической цели. Четко поставленные цели для каждого работника, понимание смыла достижения этих целей и общих целей организации способствует успеху всей компании. По Суворову План действия должны знать все командиры и старшие и младшие, а также все рядовые и унтер-офицеры, чтобы "понимать свой маневр".

    Используя проектный подход руководитель проекта может затрачивать усилия (свои и членов команды проекта) именно на ту задачу, которая актуальна в данный конкретный момент времени, используя инструмент – «Диаграмма Гантта» и «Календарный план» в MS office project (см. рис.2) можно легко проконтролировать: какая задача должна решаться в данный момент времени, какая задача будет последующей (связи между задачами имеют большое значение, так как некоторые задачи в принципе не могут начаться без завершения предыдущих – например нельзя смонтировать буровую вышку не имея подготовленную для бурения площадку или нельзя установить станок – качалку если скважина не освоена).

    Календарный план проекта это свод данных о  задачах проекта. Как видно из примера (рис.2) обязательными данными  календарного планирования являются – дата начала выполнения задачи, дата окончания ее выполнения, длительность и задействованный ресурс. Помимо обязательных есть возможность добавить дополнительные сведения – цена реализации задачи, индикатор – выполнения задачи в процентах, отклонение фактического окончания от планового окончания завершения работ и т.д. Диаграмма Гантта – это графическое отображение календарного плана, где видны срок реализации задачи, задействованный ресурс дата начала и окончания и пр. Одновременно со связями предшественник – последователь  в задачах видны их исполнители, исполнитель может быть один, их может быть несколько, в любом случае загрузка каждого будет видна в общей базе данных на корпоративном сервере.

Рис.2

    Доступ  к календарному плану проекта и диаграмме Гантта имеют все участники проекта следовательно каждый из участников видит когда и чем он должен заниматься и за какой участок работы он несет ответственность а также каков ход проекта в целом, и иметь время для своевременного изменения задачи (разумеется с согласия руководителя и куратора проекта). А руководитель и куратор проекта имеют возможность видеть как общий процент завершения всего комплекса задач, так и ход выполнения каждой задачи в отдельности и также будут располагать большей свободой для маневра. 

    2.3. Контроль за исполнением поставленных  задач

    2.3.1. Контроль со стороны руководителя  проекта 

    Для своевременного и качественного  достижения поставленных целей необходимо не только грамотно поставить задачу, но и вовремя проконтролировать выполнение этой задачи, при необходимости изменить условия выполнения (сроки, стоимость или требования к качеству) и вновь проконтролировать выполнение.

    Основным  звеном контроля за исполнением задач  в проекте является контроль со стороны  руководителя проекта за исполнением главных параметров задачи: своевременностью, качеством, сроками.

    Контроль  за исполнением комплекса задач  со стороны руководителя проекта, с  использованием проектного подхода  и применением инструментов  Microsoft - Office Project, Project Server сводится к следующей схеме:

1. участник команды проекта отработав на какой - либо задаче n-ное количество времени отчитывается руководителю проекта о проделанной работе в виде заполненной электронной таблицы в Project Server (см. рис. 3);

Рис.3

2. руководитель проекта может принять или не принять отчет участника. В случае, если отчет принят, в базе данных автоматически заполняется процент выполнения задачи, и учитываются фактические часы трудозатрат. Если отчет не принят задача остается не завершенной, процент выполнения и часы не проставляются, что является основанием для применения мер руководящего воздействия к работнику, т.к. трудозатраты на данный проект запланированы и учтены в общих затратах на оплату труда в организации.
3. как только все участники проекта, задействованные в решении какой - то задачи отчитались об отработке всего запланированного времени и руководитель проекта эти отчеты принял - задача считается закрытой, в календарном плане автоматически появляется соответствующая отметка о завершении задачи – можно приступать к выполнению последующей задачи.

      Этот контроль ведется ежедневно  и непрерывно и является одной  из основ проектного подхода  в управлении персоналом.  

    2.3.2. Контроль со стороны куратора  проекта

    В то же время и в начале проекта при формулировании задач их длительности и трудозатрат и  в процессе реализации проекта при исполнении задач  необходим контроль за ходом реализации всего проекта в целом. Эту функцию выполняет контроль со стороны куратора.