Управление проектами

УПРАВЛЕНИЕ  ПРОЕКТАМИ

С течением развития менеджмента управления проектами, было разработано много  инструментов и методик в помощь руководителям проектов. Так, например, для контроля времени используют календарные графики работ, а  чтобы управлять деньгами эффективнее пользуются методами формирования финансового плана проекта. Для управления материальными и человеческими ресурсами используется, например, диаграммы загрузки ресурсов или матрица ответственности. Нельзя терять бдительность при контроле результатов проекта, ведь зачастую задания часто трудно и формулировать, и контролировать. Поэтому тут необходимо прибегнуть к методам управления качеством работ.

Сущность, понятие управления проектами. Классификация проектов. Этапы планирования и управления проектами. 
Проектное управление, как научная дисциплина, зародилось около полувека назад. За прошедший период ее основателям и последователям удалось добиться значительных успехов – были выработаны фундаментальные понятия, сформулированы основные принципы ведения проектной деятельности, дано развернутое описание структуры проекта. В то же время говорить об окончательном становлении этой области человеческих знаний пока рано. Экономические условия постоянно эволюционируют, и вместе с ними трансформируются подходы к проектному управлению.  
Прежде чем перейти к непосредственному раскрытию проблем проектного управления, раскроем ряд связанных между собой понятий «управление», «проект» и «управление проектом».  
Существует множество определений управления. Понятие «управления» можно рассматривать как 
·          науку (систему упорядоченных знаний в виде концепций, теорий, принципов, способов и форм управления);  
·          искусство – способность эффективно применять данные науки управления в конкретной ситуации;  
·          функцию – целенаправленное информационное воздействие на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия и получить желаемые результаты; 
·          процесс – совокупность управленческих действий, которые обеспечивают достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на "входе" в продукцию на "выходе"; 
·          аппарат – совокупность структур и людей, обеспечивающих использование и координацию всех ресурсов социальных систем для достижения их целей.  
 
Согласно словарю Даля можно дать определение проекта: проект (франц. план, предположение, предначертание) – задуманное, предположенное дело, и самое изложение его на письме или в чертеже. Проектировать (франц. задумать, загадать) – сообразить и предположить к исполнению.  
 
Таким образом, управление проектами (англ. project management) — область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются определённые цели, а также оптимизируется использование ресурсов (таких как время, деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.) в рамках некоторого проекта (определяющего конечный результат и ограничение по времени и/или другим ресурсам). 
Точкой отсчета управления проектами как практической научной дисциплины можно считать пятидесятые годы прошлого века с осуществлением в США двух крупных проектов: модернизации химических заводов концерна «Дюпон» и разработки компанией «Локхид» ракетного комплекса «Поларис» для атомных подводных лодок ВМС США. И в том и в другом случае был достигнут большой экономический эффект и получен значительный временной выигрыш за счет систематизации и концентрации знаний и методов планирования и управления, а также эффективного применения для целей планирования и управления имевшихся в распоряжении фирм средств вычислительной техники. Провозглашение появления же новой научной дисциплины в России – «Управления проектами» - произошло лишь в восьмидесятые годы прошлого века в связи с развитием и распространением различного программного обеспечения по управлению проектами.  
Все проекты можно охарактеризовать по степени сложности и неопределенности. Управление проектом - это управление деятельностью по проекту, осуществляемое посредством планирования и выполнения работ, координации действий специалистов и организаций, участвующих в проекте. Управление проектом состоит из пяти основных процедур, четыре из которых относятся к планированию и контролю выполнения проекта:

·          Процедура 1. Определение среды проекта.  
·          Процедура 2. Формулирование проекта.  
·          Процедура 3. Планирование проекта.  
·          Процедура 4. Техническое выполнение проекта (за исключением планирования и контроля).  
·          Процедура 5. Контроль над выполнением проекта.  
 
 
Рисунок 1. Этапы планирования и управления проектом. 
В общем виде этапы планирования и управления проектом можно обрисовать в схеме (см. рис.1).  
Данная методология управления проектом является традиционной. Существует также процедура управления проектом по методологии PMI. Он включает в себя следующие этапы: 
·          Определение требований к проекту;  
·          Постановка чётких и достижимых целей;  
·          Балансирование конкурирующих требований по качеству, возможностям, времени и стоимости;  
·          Адаптация спецификаций, планов и подходов для нужд и проблем различных стейкхолдеров.

Проект, по сути, состоит из следующих  структурных элементов: 
1.      Цель проекта. Конечный результат, выход, продукция, определяемая в терминах затрат, качества и времени реализации.  
2.        Сложность. Для достижения целей проекта необходимо решить множество задач. Отношения между задачами могут быть довольно сложными, особенно, если в проекте много задач.  
3.        Уникальность. Проект - это разовое начинание, которое не будет повторяться. Даже “повторяющиеся” проекты, например, по строительству еще одного предприятия по той же проектной документации, значительно отличаются друг от друга использующимися ресурсами и средой реализации.  
4.        Ограниченность во времени. Проект имеет начало и конец. Для его реализация необходима временная концентрация ресурсов. По минованию надобности, ресурсы используются на другие цели.  
5.        Жизненный цикл. По мере реализации проекта, изменяется потребность в тех или иных ресурсах. Это изменение идет в определенной предсказуемой последовательности.  
Все проекты можно разделить по принципам сложности (размеры, стоимость, количество участников) и неопределенности (достижение целей, затраты, сроки, качество). 
Неопределенность - влияет на планирование. 
Сложность - влияет на управление проектом. 
Таблица 1.  
Пример классификации проектов по определенности

Высокая неопределенность
Фундаментальные исследования
	Добыча нефти и газа
Рекламная кампания
	Разработка продукции
Аудит компании
Низкая определенность

Таблица 2. 
Пример классификации проектов по сложности

Высокая сложность
многонациональные
	национальные
межорганизационные
	организационные
групповые
	личные
Низкая сложность

 

Этап 1.ИНИЦИАЦИЯ

Применительно к бизнесу, в рамках этапа инициации вы:

• формулируете цели проекта.
• Анализируете альтернативные спосовы выполнения проекта.
• Оцениваете перспективность и привлекательность проекта (финансовые показатели).
• Анализируете потенциальные риски.
• Назначаете ответственное лицо — руководитель проекта.
• Определяете контрольные вехи и события.
• Подготавливаете документы по проекту.
• Определяете приоритеты ограничений (содержание — сроки — ресурсы) используя матрицу компромиссов.
• Определяете критерии успешности проекта.

Как результат данного процесса, это разработка предварительного описания содержания проекта.

Этап 2. ПЛАНИРОВАНИЕ

«Семена будущих проблем закладываются  на ранних стадиях проекта. Предварительное  планирование на этих стадиях жизненно важно для проекта. Анализ наиболее неудачных проектов и проблем  в проектах показывает, что все неудачи были тщательно запланированы с самого начала.»   

Применительно к бизнесу, в рамках процесса планирования вы подготавливаете документ, это план управления проектом:

• Определяете содержание проекта  и создаете иерархическую структуру работ.
• Планируете качественные показатели, стандарты и нормативы.
• Определяете состав операций, взаимосвязи и длительность операций.
• Планируете и человеческие ресурсы.
• Разрабатываете бюджет расходов.
• Идентифицируете и просчитываете риски и способы реагирования.
• Планируете покупки и приобретения, контракты...
• Планируете способы взаимодействия и коммуникаций.
• Разработать систему запросов на изменения.
• Разрабатываете и составляете расписание

На этом этапе необходимо разработать план проекта, по которому будет выполняться проект. План, конечно же будет пересматриваться и меняться, но он все равно необходим до начала этапа реализации. Это будет подсказка при исполнении.

Это самый важный процесс проекта, потому что именно здесь планируются все ошибки и успехи. Именно во время подготовки срабатывает Правило 4П

"Провалить Подготовку — Подготовить Провал"

Этап 3. ИСПОЛНЕНИЕ

Применительно к бизнесу, в рамках процесса реализации проекта вы:

• Набираете команду проекта.
• Организуете взаимодействие между разными отделами и службами.
• Выбираете поставщиков и заказываете товары / услуги.
• Управляете исполнением проекта.
• Принимаете меры для обеспечения качества.

Собственно именно на этом этапе, здесь, происходит реализация проекта.

Этап 4. МОНИТОРИНГ И КОНТРОЛЬ

Применительно к бизнесу, в рамках процесса реализации проекта вы:

• Следите за выполнением работ "план — факт"
• Контролируете качество.
• Отслеживаете сроки выполнения работ и задач.
• Контролируете затраты по проекту.
• Мониторите и контролируете риски по проекту.
• Управляете участниками проекта.
• Вносите изменения в проект при необходимости.

Самая главная задача этого процесса контролировать "план — факт" проекта. При необходимости менять план, исполнять измененный план, и снова контролировать выполнение плана. Другими словами, управлять процессами и операциями проекта.  

Этап 5. ЗАКРЫТИЕ ПРОЕКТА

Применительно к бизнесу, в рамках процесса завершения проекта вы:

• Закрываете контракты и договора.
• Подводите итоги и результаты проекта.
• Предоставляете обратную связь участникам проекта.
• Документируете результаты проекта.
• Извлекаете уроки из проделанной работы.
• Наслаждаетесь успехом.

У каждого проекта имеется жизненный цикл, который состоит из фаз или взаимосвязанных процессов, которые могут называться по-разному, но суть остается одна — максимально эффективно использовать ресурсы для получения оптимального результата.