Зміст розпорядчої діяльності менеджера

Об’єктивною основою використання організаційно-адміністративних методів  управління виступають організаційні  відносини, що становлять частину механізму  управління. Оскільки за їх допомогою  реалізовується одна з найважливіших  функцій управління - функція організації, задачі організаційно-адміністративної діяльності полягають у координації  дій підлеглих. Абсолютно справедливо критикувалися і критикуються важелі адміністративного управління, однак потрібно мати на увазі, що ніякі економічні методи не зможуть існувати без організаційно-адміністративного впливу, який забезпечує чіткість, дисциплінованість і порядок роботи колективу. Важливо визначити оптимальне поєднання, раціональне співвідношення організаційно-адміністративних і економічних методів.

Підхід, згідно з яким сфера впливу економічних методів поширюється тільки за рахунок витіснення організаційно-адміністративних методів управління, не можна визнати правомірним ні з наукової, ні з практичної точки зору, оскільки механізми їх дії принципово розрізнюються. Організаційно-адміністративні методи, в основному, спираються на владу керівника, його права, властиву організації дисципліну і відповідальність. Керівник представляється тут як адміністратор, суб’єкт влади, що спирається на надане йому в цьому право. Однак адміністративні методи не треба ототожнювати з вольовими і суб’єктивними методами керівництва, тобто адмініструванням.

Організаційно-адміністративні  методи надають прямий вплив на керований  об’єкт через накази, розпорядження, оперативні вказівки, що віддаються письмово або усно, контроль за їх виконанням, систему адміністративних засобів підтримки трудової дисципліни і т.д. Вони покликані забезпечити організаційну чіткість і дисципліну праці. Ці методи регламентуються правовими актами трудового і господарського законодавства. Розпорядчий вплив - це пряма адміністративна вказівка, яка має обов’язковий характер, і адресується керованим об’єктам або особам. Методи розпорядчого впливу відображають динаміку процесу управління.

Сучасний період становлення  ринку сприяє розширенню діяльності підприємств торгівлі і громадського харчування, ускладненню економічних зв’язків, посиленню конкуренції. У цих умовах для забезпечення ритмічної, узгодженої діяльності апарату управління не досить використовувати тільки методи організаційного впливу.

На практиці часто вдаються до глибоких адміністративних заходів впливу, спрямованих на усунення порушень зв’язків, пропорцій, узгодженість і ритмічність процесів господарської діяльності торговельних підприємств, що передбачає застосування методів розпорядчого впливу, які мають різний ступінь регламентації і деталізації.

На відміну від організаційних методів, спрямованих на формування системи управління, розпорядчі дають змогу вирішити тільки окремі питання. Розпорядчий вплив не припускає будь-які варіанти у виборі прийомів виконання певної дії, крім запропонованого, забезпечує чіткі дії управлінського апарату, налагоджену працю системи управління. Залежно від змісту і рівня управління розпорядчий вплив може набувати форм наказів, розпоряджень і вказівок.

Наказ - це розпорядчий, документ, виданий керівником підприємства, яке є самостійним господарським суб’єктом, з метою вирішення основних і оперативних завдань, поставлених перед ним. Залежно від змісту розрізняють накази із загальних питань, пов’язаних із створенням, організацією, ліквідацією, перейменуванням, зміною масштабу діяльності підприємства або структурного підрозділу, затвердженням або зміною положень, інструкцій, правил, структури, і накази по особовому складу, якими оформлюють призначення, переміщення, звільнення, заохочення, стягнення та інші дії щодо працівників. У підготовці проекту наказу, як правило, бере участь підрозділ або посадова особа, яких безпосередньо стосується цей наказ або діяльність яких пов’язана з його виконанням. Накази із загальних питань видають для виконання рішень державних органів влади, з ініціативи керівника або підпорядкованих йому структурних підрозділів. Текст наказу складається з констатуючої і розпорядчої частин. У першій викладають події, факти, які є підставою для видання наказу, у другій - дії. Текст розпорядчої частини наказу в разі потреби поділяють на пункти, кожний з яких містить вказівку виконавцю, дії і строки виконання їх. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, на яких покладають контроль за виконанням наказу.

Розпорядження - це правовий акт, виданий керівником структурного підрозділу для вирішення оперативних питань.

Аналогічно до наказу текст розпорядження має констатуючу і розпорядчу частини. В останньому пункті розпорядження зазначають осіб, на яких покладають обов’язки з контролю за їх виконання. Розпорядження, як правило, мають обмежений строк дії і стосуються вузького кола питань і виконавців.

Найбільш поширеною формою розпорядчого впливу є усна вказівка керівника. Найчастіше цю форму впливу застосовують керівники низової  ланки: адміністратори, завідуючі виробництвом, секціями і відділами. На вищих рівнях управлінської ієрархії кількість усних вказівок зменшується.

У цілому обсяг розпорядчих  впливів залежить від якості підготовки кадрів управління, уміння, досвіду, авторитету, ініціативи та інших факторів. Форми розпорядчого впливу тісно пов’язані між собою і з формами організаційного впливу. З поглибленням розподілу праці в апараті управління, більш повним і чітким його документуванням завдяки розробці положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій, а також загальному удосконаленню управлінської діяльності потреби в оформленні деяких управлінських рішень за допомогою видання наказів, розпоряджень немає. Тому чим кращий на підприємстві організаційний вплив у формі регламентування, нормування, методичного інструктування, тим рідше доводиться вирішувати питання за допомогою форм розпорядчого впливу. При використанні організаційно-розпорядчих методів впливу керівники мають пам’ятати про те, що правової сили ці методи набувають за умов відповідності чинному законодавству. Тому адміністративна діяльність на усіх ланках управління торговельним підприємством має враховувати правові аспекти і відбуватися у межах законів.

Основною формою офіційних  відносин у системі управління є  віддача розпоряджень. Розпорядження - це повідомлення, передане керівником підлеглим, що стосується змісту і результатів їх діяльності.

Воно містить встановлення обов’язкової для виконання задачі, перелік обмежень (тобто того, що не слід робити) і в окремих випадках інструкції про порядок виконання завдань. Розпорядження повинні відповідати стратегії організації і компетенції як керівника, так і виконавця; бути обґрунтованими і чітко сформульованими, забезпеченими необхідними матеріальними і інформаційними ресурсами; дозволяти перевіряти й оцінювати результати дій, спрямованих на їхнє виконання.

За способом віддачі розпорядження  можуть бути:

• усними;
• письмовими;
• змішаними.

Це залежить від терміновості і важливості розв’язуваної проблеми, взаємин між керівником і підлеглими, ступеня зрілості останніх.

Усні (не документовані) розпорядження  віддаються при рішенні термінових задач малої і середньої складності і важливості у невеликих стабільних колективах.

Специфікою усних розпоряджень є можливість неоднозначного тлумачення їхнього змісту (як того, хто його віддає, так і того, хто його одержує).

Якщо розпорядження довге, його завжди краще віддавати у  письмовому вигляді (тому що людина запам’ятовує обмежений обсяг інформації). Письмові розпорядження кращі також у  великих організаціях.

Розпорядження можуть бути змішаними (спочатку для оперативності  віддаються усні, у тому числі і  телефонні, а потім робиться письмове підтвердження).

У цілому вважається, що службові розпорядження все-таки потрібно давати у письмовій формі, а особисті проблеми вирішувати в усній.

У залежності від цілей, особливостей ситуації, особистості і рівня розвитку робітників розпорядження можуть бути:

• директивними (наказ, команда, доручення і т.д.);
• демократичними (рада, рекомендація, прохання, виклик добровольців).

Оскільки мета розпорядження  полягає не тільки в тому, щоб  зобов’язати підлеглих до тих чи інших дій, але й щоб мобілізувати їхню ініціативу, воно повинно викликати позитивні емоції. Це забезпечується наступними моментами:

• відповідністю можливостям підлеглих, їхній культурі, рівню освіти, психологічним особливостям;
• можливістю прояву особистих здібностей, ініціативи, самостійності;
• розумінням важливості, відповідальності, корисності рішення сформульованої у завданні проблеми;
• наявністю термінів і форми звітності;
• формуванням у виконавців певного психологічного настрою на необхідні дії шляхом попередньої домовленості, доведенням завдання у формі ввічливого прохання незалежно від особистих відносин, підкресленням здібностей даного робітника успішно його виконати.

Віддаючи розпорядження, керівник повинен переконатися у  гарному розумінні підлеглим його змісту, виключити можливість додаткових несанкціонованих доручень, довести до виконавця терміни і форму звітності і періодично здійснювати контроль за його діяльністю і результатами.

Одержуючи завдання, підлеглий повинний уважно слухати, уточнювати, не прагнучи в усьому розібратися самостійно, не спішити завіряти в успіху справи, оскільки своєчасність виконання завдання можуть порушити багато факторів. Зокрема: заспокоєність, що в резерві є багато часу; надія на допомогу керівника; пошук шляхів зняття із себе відповідальності; демонстрація керівнику своєї зайнятості; зайвий поспіх у формулюванні висновків; незнання якихось обставин; поява нових моментів і т.д. Тому потрібно приступати до роботи над завданням відразу ж дотримувати намічених термінів; не перекладати роботу на керівника; не квапитися з висновками, радитися з колегами і підлеглими, своїм керівником.

Контакт керівника і підлеглого найчастіше закінчується тим, що керівник формулює доручення, вказівку, розпорядження і в тій чи інший формі пропонує виконати їх. Відомо, що від того, наскільки уміло і грамотно віддано вказівки, значною мірою залежить хід і результати виконання їх.

Існують рекомендації, які  допоможуть завершити зустріч з  підлеглим таким чином, щоб розпорядження керівника були сприйняті і виконані.

Обов’язковою умовою для  точного і повного виконання наказу або завдання, виявлення при цьому самостійності і творчої активності є встановлення перед виконавцем конкретних, точних і чітко сформульованих цілей і завдань. Необхідно впевнитись, видавши завдання, що підлеглі зрозуміли його так, як того прагнув керівник. Тому доцільно поцікавитись, як уявляє собі працівник мету і конкретний результат завдання, як передбачає діяти, які проміжні результати і терміни слід контролювати.

Виконавець повинен завжди знати, чого від нього чекає керівник.

Одержані виконавцем завдання можна відмінити або змінювати  тільки у виняткових випадках. Бажано дати можливість закінчити розпочату роботу навіть тоді, коли результати її використовуватимуться пізніше.

Часті зміни завдання, складу виконавців і термінів виконання  викликають невпевненість, нестабільність у роботі найбільш сумлінних і  кваліфікованих робітників. Тому зміст завдання, його мету, очікувані результати і терміни виконання керівник повинен всебічно оцінити.

Крім того, треба враховувати, що одноманітна і монотонна робота з часом стає неприємною. У таких випадках при можливості необхідно чергувати завдання, розширюючи коло інтересів працівника і сферу проблем, які він може вирішити.

Не слід зловживати вказівками “терміново”, “негайно”, “якомога швидше”  тощо. Такі вказівки знижують їхню дієвість, свідчать про низьку організацію процесу управління. Неприпустимі ситуації, коли, дотримуючись вимог керівника, працівник, докладаючи максимальних зусиль, виконує завдання у зазначений строк, а потім результати його праці довго не використовуються або ж ігноруються взагалі. Така практика зміцнює впевненість працівника у необов’язковості дотримання встановлених строків, у формальній їх ролі. Як виняток, звичайно, можуть виникати проблеми, які необхідно вирішувати терміново. Проте, якщо їх багато і вони стабільно повторюються, слід замислитись про причини цього явища.

Чітко організована, сумлінна праця, майстерність, акуратність, відповідальне  ставлення до справи, а не поспішання, постійні окрики (”швидше, швидше”, “зриваємо  графік” та ін.) дають змогу добитися дійсно високих результатів.

Завдання слід виконувати у встановлений керівником строк. Якщо виконавець сам шукає шляхи вирішення  його, це правило не втрачає своєї  сили: краще прагнути правильно розв’язати завдання у встановлений час, ніж  шукати краще рішення без певного строку. Строк виконання встановлюють не за кількістю днів (наприклад, п’ять), а вказавши дату, до якої має бути досягнутий результат (наприклад, “До 10.12.13.”).

Строк виконання документа, який надійшов до установи, визначають з моменту його реєстрації, незалежно  від дати розгляду керівниками установ  і підрозділів. Строк виконання наказу, розпорядження, вказівок та інших внутрішніх документів визначають з моменту їх підписання; документ, який направлено в нижчестоящу організацію, - з моменту підписання документа керівником вищестоящої організації. Строки виконання усних завдань і доручень встановлює керівник.

Доручаючи завдання, працівника слід переконати в тому, що виконання його необхідне, що воно об’єктивно випливає з умов, які склалися. Переконання не повинно мати характер упрошування, слід спиратися на досвід, аргументи, логіку, обов’язково враховувати психологію, інтелект і рівень підготовки підлеглого.

Звичайно, не можна виключити  ситуації, коли логіка аргументів і  авторитет керівника недієздатні. У таких умовах керівник використовує владу, спираючись на авторитет посади та надані йому права.

Формою видавання розпоряджень або вказівок у цьому разі буде усний наказ. Найчастіше він використовується, коли завдання входить до посадових  обов’язків працівника, але останній через складність, новизну незвичайність  завдання ігнорує його, ухиляється від цієї роботи, шукає шляхи, які  виправдовують неробство і безвідповідальність.