Значение управления знаниями в повышении эффективности деятельности организации

Содержание 

Введение 

       Как это ни удивительно, но до сих пор  существует мнение, что управление знаниями в России неперспективно и  успешные проекты в данной области  в нашей стране отсутствуют. Однако действительность постоянно опровергает  такие утверждения.

       По  мере развития российского бизнеса  менялись как задачи, так и набор  инструментов управления знаниями. Например, в середине 90-х годов речь шла, прежде всего, о преодолении информационной перегруженности. Несколько лет  спустя, когда были накоплены определенный опыт и знания, задачи менеджеров по управлению знаниями изменились. Наряду с выполнением функций, связанных с преодолением информационной перегруженности, перед ними встали задачи сохранения уже полученного опыта и более глубокой кастомизации (от англ. customize — «изготовление на заказ») внешних и внутренних ресурсов:

• разработка так называемых профилей знаний – специальных информационных продуктов, содержащих только необходимые для целевой группы пользователей информацию и знания;
• структуризация имеющихся знаний и накопленного опыта;
• информационная поддержка бизнеса – работа с запросами внутренних клиентов.

       И только около пяти лет назад это  направление впервые было названо  термином, уже не один десяток лет  употребляющимся за рубежом, – «управление знаниями» (knowledge management). Именно тогда появились центры знаний – подразделения, сотрудники которых выполняют функции, связанные с управлением знаниями: структурирование и кастомизацию источников знаний, разработку «карт знаний», формирование условий для выявления экспертов, создание новых знаний и т.д. Иногда они же осуществляют информационную поддержку бизнеса (исследования по запросам внутренних клиентов, поиски оптимальных ресурсов информации и знаний, мониторинг использования имеющихся источников, обучение сотрудников пользованию ресурсами). В настоящей курсовой работе управление знаниями рассматривается как инструмент повышения эффективности деятельности организации.

Глава 1. Сущность управления знаниями организации 

1.1. Понятие управления знаниями 

       Сегодня, в обстановке острой конкурентной борьбы, чтобы принимать адекватные решения, важно четко знать, какой суммой знаний располагает организация. Сейчас это необходимое условие выживания. К счастью, почти все компании обладают огромным исходным багажом данных и практического опыта. Пока эта информация рассредоточена в базах данных, хранилищах документов, сообщениях электронной почты, отчетах о продажах и, разумеется, в головах сотрудников. Проблема в том, чтобы организовать доступ к этим данным, придав им удобную для использования форму. Это не всегда просто, а когда требуется к тому же решить обе задачи быстро, так, чтобы принять на основе анализа информации неотложное решение, задача может оказаться практически невыполнимой – если вы не располагаете системой управления этой информацией.

       Концепция управления знаниями относится к  числу тех расплывчатых понятий, которые могут одновременно казаться как всеобъемлющими, так и не означающими ничего конкретного. За последние годы эту концепцию отождествляли то с управлением документами, то с информационными системами для бизнеса, то со средствами коллективной работы, то с корпоративными порталами и многими другими модными новинками. Но система управления знаниями – это не просто отдельно взятый продукт. Речь скорее идет о всеохватывающей стратегии предприятия, цель которой – выявить и обратить на пользу фирме всю имеющуюся у нее информацию, опыт и квалификацию сотрудников, с тем чтобы повысить качество обслуживания клиентов и сократить время реакции на меняющиеся рыночные условия.

       Понятие «управление знаниями» (Knowledge Management, КМ) родилось в середине 90-х годов в крупных корпорациях, где проблемы обработки информации приобрели особую остроту, став критическими. Выяснилось, что основное узкое место – это обработка знаний, накопленных специалистами компании (именно такие знания обеспечивают ей преимущество перед конкурентами). Знание, которое не используется и не возрастает, и, в конечном счете, устаревает и становится бесполезным, точно так же, как деньги, которые хранятся, не превращаясь в оборотный капитал, в конечном счете, обесцениваются. Знание же, которое распространяется, приобретается и обменивается, наоборот, генерирует новое знание. Существуют десятки определений знания, но в системах KM знания – это фундаментальный ресурс, базирующийся на практическом опыте специалистов и на данных, используемых на конкретном предприятии.

       Ресурсы знаний различаются в зависимости  от отраслей индустрии и приложений, но, как правило, в них входят методики, технологии, процедуры обработки информации, накопившиеся в процессе функционирования предприятия; руководства, письма, новости, сведения о заказчиках и конкурентах, схемы, чертежи и другие данные. Традиционно проектировщики систем управления знаниями ориентируются в основном на менеджеров, хотя есть и тенденция принимать в расчет более широкий круг работников организации.

       Таким образом, управление знаниями – общее  название для методик, организующих процесс коммуникаций (целевого общения) в корпоративных сообществах, направляя его на извлечение новых и обновление существующих знаний и помогающих сотрудникам компании вовремя решать задачи, принимать решения и предпринимать необходимые действия, получая нужные знания в нужное время. Такие методики на 80% используют гуманитарные технологии, и только на 20% –решения в области информационных технологий.

       Применение  методик управления знаниями делает возможным использование коллективного опыта и знаний и превращение их в корпоративный капитал.

       Для интеграции в единый комплекс системы  управления знаниями используют ряд технологий:

• традиционные системы автоматизации и информационно-поисковые системы;
• электронную почту, корпоративные сети и Интернет-сервисы;
• базы и хранилища данных (data warehouse);
• системы электронного документооборота;
• специализированные программы обработки данных (например, статистического анализа);
• экспертные системы и базы знаний.

       Каждая  компания имеет миссию, в которой  формулируются задачи, которые она перед собой ставит и отражается ее позиционирование. Разумно предположить, что штат компании составляют сотрудники, совокупность знаний которых позволяет следовать миссии.

       Опыт  и знания конкретного сотрудника, перед которым поставлена задача, могут оказаться недостаточными для ее решения, но в правильно организованной фирме совокупность знаний персонала обеспечивает достижение цели.

       Поэтому методики управления знаниями в компании требуют формирования сообществ.

       Специалисты считают, что в организациях в той или иной форме используются только 20% всех знаний, которые становятся «явными»; это означает, однако, что 80% остаются невостребованными. Они остаются в сердцах и умах сотрудников данных организаций. Доступ к этим «невыраженным» знаниям может быть получен только в процессе взаимодействия людей. Основным механизмом для создания высокоценных знаний и их применения является общение среди сотрудников, которые совместно работают в рамках данной организации, а такое общение полностью находится в сфере влияния сообществ.

       В компаниях, где не применяются методики управления знаниями, решение задач и принятие решений  регулярно осуществляется в условиях недостаточной информированности сотрудников, которые используют только собственный опыт и знания, не всегда соответствующие необходимой для решения новых задач компетенции.

       Носителями  знаний являются люди. Именно ценность накопленных ими знаний и опыта  конвертируется в конечном итоге  в прибыль компании.

       Передача  знаний происходит во время общения или коммуникации между людьми, направленной на получение необходимых знаний для решения задач или принятия решений.

       Коммуникации  могут быть персональными и групповыми, непосредственными или заочными.

       Персональные  коммуникации (общение) используются вами в повседневной жизни, например, тогда, когда вы обращаетесь за советом или консультацией к коллеге.

       Для обеспечения эффективности групповых  коммуникаций применяются гуманитарные мероприятия, организующие процесс  общения в группах, направляющие его на извлечение нужных знаний из умов сотрудников и передачу их коллегам, которым они необходимы для решения актуальных задач. К таким мероприятиям можно отнести привычные совещания, семинары, конференции, съезды и т.д.

       Заочные коммуникации могут происходить, например, посредством бумажных или электронных документов и посланий. 

1.2. Технологии управления  знаниями 

       Роль  гуманитарных технологий заключается  в создании специальных условий, при которых обмен знаниями происходит не хаотично, а целенаправленно.

       Существует некоторая разница между информацией и знаниями. Информация сама по себе может оказаться в принципе бесполезной, если, столкнувшись с задачей, у вас не возникает понимания, где искать необходимую информацию, как ее использовать и к кому обратиться за помощью. Знания находятся в умах людей и обнаруживают себя в момент взаимодействия между ними. В процессе общения сотрудники обмениваются знаниями, которые невозможно почерпнуть из документации и других источниках информации. Необходимо направлять  это взаимодействие на достижение цели, генерацию новых идей и обновление существующих знаний.

       Знания  являются подразумеваемыми, прямо не выраженными, их трудно выделить в отрыве от контекста взаимоотношений между  людьми (мы имеем в виду взаимоотношения  при взаимодействии людей как внутри компании, так и с клиентами, поставщиками и партнерами).

       Поскольку передача знаний происходит только во время взаимодействия между конкретными  людьми, формирование сообщества как  среды людей, объединенных общим профессиональным интересом или общей целью, позволяющей установить контакт между теми, кто ищет знания и источником знаний в условиях доверия и с использованием сложившихся личных связей друг с другом – является важнейшей задачей.

       Препятствием  на пути внедрения методик управления знаниями может стать внутренняя конкуренция. Поэтому формирование атмосферы общения в сообществе, корпоративной культуры должно учитывать эту особенность людей и направляться на то, чтобы они делились знаниями с радостью.

       Если  основным мотивом сотрудника является не индивидуальное лидерство, а достижение цели, то коллектив способен при благоприятных условиях достичь больших результатов, нежели сумма результатов, достигнутых в отсутствие кооперации.

       Решения в сфере информационных технологий (IT-решения) поддерживают правила, сопровождающие процесс управления знаниями, помогают снять барьеры на пути решения задач формирования единой рабочей среды, реализации механизма отчуждения, накапливания, использования и модификации знаний, поддержки инноваций и доведения сведений о них всем заинтересованным в них сотрудникам.