Правела оформление документов

Для документа, подлинник  которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой  стороны копии отправляемого  документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование  документа и его приложения.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразным и нормативным актам, является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводиться  внутри учреждения и вне его.

Внешнее согласование в  зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа  может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта  документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

В случае несогласия с  документом, наличия замечаний и  дополнений к проекту они излагают на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:

Замечания прилагаются.

Личная                      Расшифровка

подпись                    подписи

Дата

Место визы – ниже подписи или на левом поле документа на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения – второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов, если предполагается их тиражирование, обычно визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с  указанием лиц, визы которых необходимо при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа  можно провести одновременно с несколькими  специальными без его распечатка на бумаге.    

Оттиск печати (реквизит 25).

Для заверения подлинности  на подпись ответственного лица проставляется  печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней  в коммерческих организациях) и несколько  простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Требования к печати акционерных обществ в описании в п.6ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на месте его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Гербовая печать или приравненная к ней в государственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).⁵

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права  лиц, фиксирующих факты, связанные  с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документ заверяют печатью  организации.

Отметка о заверении  копии (реквизит 26).

Копии документов часто  используются в управленческой деятельности. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а остальные не имеют личной подписи в реквизите «Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других структурных подразделениях организации, подчинённых организацией, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путём факсимильного копирования, должно быть заверение её соответствия подлиннику. Определённые виды документов имеют право заверять только нотариус. Но те копии организационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путём проставления ниже реквизита «Подпись»:

- завершительную надпись «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора;

- наименование должности  лица, заверившего копию, личную  подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора;         

- дату заверения, проставляется под наименованием должности.

 Например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С.Левченко

Дата

Допускается копия документа  заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской печатью); если выдаётся на руки гражданину для защиты его интересов в суде – заверяется гербовой печатью.

Порядок выдачи копий  и правила их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 27).

На документах, исходящих  из крупных учреждений, проставляется  отметка с указанием фамилии  сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вам информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка  с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например:

Туровская

Ольга Николаевнр

422 00 00

Однако, ГОСТ Р 6.30-2003 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчестве, например:

Михалев

157 98 06

При размещении этого  реквизита придерживаются следующих  правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придётся делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих  особого учёта, ниже фамилии исполнителя  указывается количество изготовленных  экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Бабушкина

Елена Михайловна

933 00 00

экз. № 1 –  в адрес

экз. № 2 –  в отдел № 3

экз. № 3 –  в дело 13

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Завершающая отметка  на документе – это отметка  об исполнении. Она проставляется  сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или  направления ответа.

Отметка об исполнении свидетельствует  о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит всегда помещается на первом листе нижнем поле в левой его части. Согласно схеме, приведённой в ГОСТ Р 6.30-2003,реквизит должен быть помещён над нижнем полем в зоне, равной 16х94мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатана текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа. Например:

Вопрос решен  по телефону О.А. Павловой 15.07.03.

В дело 02-15.

С.Иванов. 16.07.03

      или:

Ответ направлен 

13.05.03 № 03-12/113

В дело 12-04

С.Иванов 14.05.03

      или:

Решено на заседании правления.

Протокол правления  от 14.11.03 № 15

В дело 01-10

С.Иванов 15.11.03

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29).

При поступлении документа  на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. По ГОСТ Р 6.30-2003 она состоит из даты получения  и входящего порядкового номера. Если отметка делается специальными штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем, она может содержать и сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения является важным поисковым признаком и  началом отсчёта срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учёта количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа. 
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28 в зоне, равной 16х30мм.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30). 

Если документ создан на компьютере или введён в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:

- имя файла;

- код оператора;

- другие поисковые  данные.

Например:

DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC

158 20 12 2000

где

DEPARTAMENT – каталог;

PRIKAZ – подкаталог;

IVANOV.DOC – имя файла.

 

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе  документа. Для употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.

Требования установленные  ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных  технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.

 

 

 

 

 

3. Заключение

Действующая Типовая  инструкция предназначена для федеральных  органов исполнительной власти и не отражает специфики акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Инструкция должна закрепить принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам правильно решать такие важные задачи, как:  
   предварительное рассмотрение поступающих документов, их регистрация и дальнейший поиск с применением современных информационных технологий; 
   организация исполнения документов и методическая помощь исполнителям при подготовке ответов;  
   оперативное хранение документации на бумажных и электронных носителях. 
 
Особенно остро стоит вопрос о подготовке организационно-распорядительных документов и придании им юридической силы. 
Принятый в этом году государственный стандарт на ОРД (ГОСТ Р 6.30–2003) имеет теперь рекомендательный характер и этим вызывает много вопросов: как применять этот документ; до какой степени придерживаться его указаний; насколько серьезными могут быть юридические последствия отклонений от требований ГОСТа, особенно в сложных, спорных и конфликтных ситуациях; можно ли оформлять документы без соблюдения положений стандарта и т. п. 
Эти вопросы постоянно задают секретари, приходящие на семинары и консультации по практике ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях. 
Правила оформления реквизитов документов требуют более глубокой проработки в следующих вопросах:  
   пояснение их юридического значения; 
   порядок утверждения и согласования документов;  
   использование различных видов печатей и правильная простановка их оттисков      на документах; 
   применение факсимильных подписей, замена подписи отсутствующего 
     руководителя подписью другого должностного лица;  
   требования к текстам документов; 
   использование оборотной стороны документа для простановки реквизитов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

1. «Практика работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В. Печникова
2. «Составление и оформление служебных документов»  под ред. проф. Т.В. Кузнецовой
3. «Государственный стандарт Российской Федерации»
4. «Делопроизводство» Л.А.Румынина
5. «Делопроизводство» В.М.Мандрица, М.В.Семенов