Анализ применение информационных систем при управлении промышленным предприятием

Таблица 3 - Характеристики процессов информационных систем.

 

Типы Систем	Информационные Вводы	Обработка	Информационные Выводы	Пользователи
ESS	Совокупные данные; внешние, внутренние	Графика; моделирование; интерактивность	Проекции; реакции на запросы	Старшие менеджеры
DSS	Слабо формализованные данные; аналитические модели	Моделирование; анализ; интерактивность	Специальные доклады; анализ решений; реакция на запросы	Профессионалы; управляющие персоналом
MIS	Итоговые операционные данные; данные большого объема; простые модели	Обычные доклады; простые модели; простейший анализ	Резюме и возражения	Средние менеджеры

Продолжение таблицы 3

KWS	Технические данные проекта; база знаний	Моделирование; проигрывание	Модели; графика	Профессионалы; технический персонал
OAS	Документы; расписания	Документы управления; планирование; связь	Документы; графики; почта	Служащие
TPS	Транзакции; результаты	Сортировка; список; слияние; модифицирование	Детальные доклады; списки; резюме	Оперативный персонал; управляющие

 

. 

Глава 2 Анализ применение информационных систем при управлении промышленным предприятием

2.1 Использование  информационных систем в управленческом  процессе    В настоящее время в работу любого современного промышленного предприятия активно внедряются информационные системы и технологии, применяются электронные носители, однако информатизацией обхватаны не все сферы деятельности. В таблицы 3 представлены результаты анализа использования информационных систем на промышленных предприятиях г. Дзержинска  по сферам деятельности.   Таблица 3 - Использование информационных систем по сферам деятельности (%)   Название предприятия Сфера деятельности ОАО ДПО «Пластик» ООО «Тосол-Синтез» ООО «Новапан» ОАО «Сибурне фтехим» ООО «Промхи мтех» Управление финансами 89 95 91 97 95 Управление производством 78 78 78   89 Управление транспортом 67 67 67 89 78 Управление качеством 56 56 56 78 67 Управление проектами 68 68 68 67 78 Управление запасами 82 89 78 95 67 Сбыт и снабжение 87 78 67 89 56 Управление персоналом 49 67 56 78 68 Из таблицы видно, что во всех сферах деятельности на рассмотренных предприятиях используют информационные системы. На некоторых предприятиях эти системы требуют усовершенствования, где то требуется докомплектация. Следует отметить, что наименее охваченной на всех предприятиях является сфера управления персоналом. Постепенно с развитием предприятий, увеличивается количество компьютеров, информация с бумажных носителей переносилась в цифровой вид. Наиболее активный период внедрения новых информационных технологий с первого десятилетия 21 века, когда стала создаваться клиентская база в электронном виде, база поставщиков сырья, появляются электронные архивы, вводится новое современное оборудование. В настоящее время фактически каждое рабочее место оснащено компьютером, его мощность, а так же возможности определяются кругом выполняемых конкретным работником задач. Каждый компьютер оснащается стандартными элементами программного обеспечения. Компьютеры связываются в локальную сеть для того что бы оптимизировать работу и свести к минимуму риск заражения компьютеров вирусами при использовании дискет для передачи информации. Наличие локальной сети позволяет решить множество проблем: 1. Локальные диски компьютеров  не перегружаются множеством  стандартных программ, т.к. они находятся  на сети, а на локальных дисках - только файлы для их запуска, таким образом, остается больше места для работы специфических программ. 2. Не используются дискеты  для передачи информации от  пользователя к пользователю, это  позволяет снизить риск заражения  компьютеров различными вирусами  и червями, скорость передачи информации значительно увеличивается, появляется возможность совместной работы над документом. 3. Появилась возможность  использования одной сетевой  программы многими пользователями  с изменением информации в  режиме online. 4. Отпала необходимость иметь большое количество принтеров, достаточно подключения одного или нескольких принтеров к сети. Компьютеры подключаются к сети Интернет. Факс и модем используются для передачи информации по сетям к поставщикам сырья, к потребителям, для получения от них необходимой информации, а также для пополнения баз данных, используемых на предприятии. В работе предприятий часто используют следующие программы: антивирус AIDStest с настойкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков  ежедневно, Outlook Express, Word, Excel, Opera, 1С Бухгалтерия, банковские программы кредитования и т.д. Однако, сравнивая работу различных служб и оценивая возможность автоматизации их деятельности, выявлены ряд недостатков: - технологии выполнения  одноименных операции отличаются  в различных службах; - наблюдается несоответствии  целей и функций для одноименных  операций; - различные формы отчетности, периодичности их представления  на разных участках управления  в связи со специализацией служб. Использование компьютеров, безусловно, расширяет применение экономико-математических методов в управлении, тем самым непросто ускоряя обработку информации, а оптимизирует некоторые процессы. При этом время на обработку снижается, что позволяет повысить оперативность проведения расчетов и, следовательно, повысить оперативность принимаемых решений. Появляется возможность расширить спектр оказываемых услуг, при этом повышая их качество и расширяя географию за счет более полного использования средств телекоммуникаций. Внедрение и развитие информационных технологий на предприятия необходимо производить для повышения эффективности деятельности не только за счет обработки и хранения информации, но так же и за счет качественной и быстрой подачи необходимых данных для руководства. Целью является получение наиболее рациональных вариантов решения задач управления, за счет автоматизации работники освобождаются от рутинной работы, происходит обеспечение достоверной информацией, совершенствуется структура потоков информации в компании и достигается управленческая эффективности. За счет того, что время обработки информации касающейся данного предприятия, а так же получение по ней оперативной информации значительно уменьшается, тем самым повышается качество обработки информации и как следствие  достигается управленческий эффект. Фактором повышения эффективности любым промышленным предприятием является улучшение управления предприятием. Поэтому нет сомнений в том, что в современных условиях использование информационных систем в сфере управления обеспечивает повышение качества экономической информации, её точности, оперативности и возможности принятия своевременных экономических и управленческих решений. Однако на сегодняшний день, как уже было отмечено ранее, существует проблема повышения управленческой эффективности - это отсутствие и малое использование информационных систем направленных на автоматизацию процессов планирования, учета и управления персоналом предприятия. Следовательно, это приводит к ухудшению взаимосвязи в управлении, как производственных процессов, так и между структурными подразделениями предприятия. Поэтому успешное управление с помощью информационных систем является ключевым фактором успешности управления.

2.2 Использование  информационных систем для повышения эффективности управления персоналом на промышленном предприятии

Используя информационные системы в управлении персоналом, позволяют:

- повысить мотивацию сотрудников  и добиться максимальной продуктивности  «человеческого капитала». Включает функции планирования и аналитики, оперативного управления персоналом, формирования и развития кадрового потенциала, управления сотрудничеством и коммуникациями;

- сформировать комплексную  систему управления персоналом: обеспечение и развитие кадрового потенциала;

- нанимать на работу, а  так же удерживать в компании  лучших специалистов, находить грамотное  и оптимальное применение их  знаниям и способностям. Используя  возможности информационных систем для набора персонала и управления ценными специалистами, предприятие сможет привлечь лучший персонал со стороны и эффективно использовать внутренние ресурсы, обеспечивая подбор персонала внутри предприятия на базе планирования карьерного роста и преемственности.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представлена совокупностью реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, которая циркулирует в системе управления при ее функционировании. Включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Процесс управления можно представить как обработку информации, следовательно, чем качественнее обработка информации, тем эффективнее управление. Информационные системы участвуют в совершенствовании управления. В настоящее время на базе информационных технологий решаются важные задачи управления персоналом:

- планирование штатных расписаний с формированием должностных инструкций;

- учет персонала (персональные данные о сотрудниках).

- подбор новых сотрудников и перемещения.

- планирование и учет использования трудовых ресурсов

- расчеты с персоналом (расчет выплат по оплате труда, пособия, контроль выплат, подотчетные лица). Учет подотчетных сумм и депонентов

- систему управления документами. Персонализированный пенсионный и налоговый учет.

Необходимо отметить, что важную роль информационные технологии играют в защите информации участвующей в управлении персоналом.

Важными аспектами использования Информационных систем в кадровой деятельности являются:

1) проверка достоверности  информации о претендентах на  вакантные рабочие места;

2) нетрадиционные формы  информационного взаимодействия  с элементами потенциального  рынка труда (биржи труда в  рамках учебных заведений и кадровые агентства);

3) новые формы организации  труда (организационно-структурные  изменения на предприятии, связанные  с дистанционными технологиями, например телеработа) и обучения(профессионально-квалификационные  изменения персонала в результате  использования методов дистанционного обучения);

4) информационное взаимодействие  кадровой службы предприятия  с внешним рынком труда;

5) оценка эффективности  деятельности сотрудников, на основе  которой руководство может разрабатывать  и применять стимулирующие стратегии  в области вознаграждений.

6) организация обучения, наряду с поддержкой традиционных форм получения знаний, информационные технологии позволяют использовать прогрессивные технологии «электронного» обучения. Возможности смешанного типа обучения делают процесс профессионального развития сотрудников более эффективным, быстрым и гибким. Кроме этого, форма «электронного» обучения позволяет значительно снизить затраты в этой сфере развития персонала.

7) управление персоналом  с использованием информационных систем позволяет предприятию рационализировать и интегрировать базовые процессы управления персоналом, включая административные функции, расчет заработной платы, учет рабочего времени, управление компенсационными пакетами, планирование затрат на персонал и формирование всей требуемой отчетности.

8) создается единая база  данных, предоставляет сотрудникам  и руководителям кадровых служб  прямой доступ к самой свежей, полной и непротиворечивой информации, необходимой для принятия оптимальных  решений в области управления  человеческими ресурсами.

9) использование информационных систем позволяет сотрудникам быстро обмениваться знаниями и организовать совместное интерактивное взаимодействие с помощью мобильной связи, справочных служб, порталов и каналов голосовой связи.

10) использование информационных систем предоставляет руководителям и сотрудникам эффективные и удобные информационные сервисы – инновационные инструментальные средства, функционирующие по принципу «самообслуживания».

В таблице 7 отображен анализ использования информационных систем в области организации обучения персонала на ведущих предприятиях до использования информационных систем 2008г. и после внедрения информационных систем за 2012 год.

Таблица 7 - Использования информационных систем в области организации обучения персонала

		ОАО ДПО «Пластик»	ООО «Тосол-Синтез»	ООО «Новапан»
2008	Количество человек прошедшие дополнительное обучение в Центрах профессиональной подготовки.	30	25	17
	Средства потраченные на обучение руб./чел	~7000	~9500	~10000
	итого	210000	351500	170000
2012	Количество человек прошедшие дополнительное обучение на базе предприятия используя ИТ	~ 100	~ 150	~ 50
	Средства потраченные на обучение	47000	130000	100000
	итого	47000	130000	100000

 

Из таблицы видно, что более выгодным в экономическом плане является обучение сотрудников, на базе предприятия используя новые информационные системы.

Возможности использования информационных систем значительно повышают результативность и производительность персонала. Для эффективного управления персоналом необходимо последовательно и своевременно распределять сотрудников нужной квалификации по соответствующим должностям.

Использование информационных систем помогает:

- повышать рентабельность  использования персонала, так как  позволяет предприятиям создавать  проектные группы на основе квалификационных данных и «доступности» сотрудников на период проекта;

- отслеживать и анализировать  ход выполнения проектов, контролировать  соблюдение сроков и анализировать  результаты работы;

- избежать неэффективного, использования интеллектуальных ресурсов;

- повысить прибыльность  благодаря более рациональному  планированию и распределению  персонала.

Управление персоналом при помощи ИС позволяет использовать трудовые ресурсы максимально эффективно.

Использование в управлении информационных систем, которые обладают высокой мобильностью, гибкостью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием для повышения эффективности управленческого труда.

Эффективность делопроизводства, как неотъемлемой части управленческой деятельности, так же существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1) Это касается создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют повышать скорость оформления документа,  и существенно повышать его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

2) Информационные технологии  обеспечивают удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3) Важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Учет и хранение документов требует такой организации, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа.

4) Уровень автоматизации  делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении  предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5). Документы, поступившие  в организацию по каналам эл. почты или созданные в таком "электронном офисе" уже существуют  в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition).