Документирование управленческой деятельности

Приказ вступает в силу с момента его подписания.

Все лица, указанные в приказе, расписываются на первом экземпляре или на отдельном листе бумаги в том, что они ознакомлены с содержанием.

При большом  тексте в приказе излагаются лишь основные вопросы, основной текст – в приложениях к приказу. Приложения (таблицы, списки, схемы, графики, организационно-правовые документы, инструкции, положения и т.д. показываются в соответствующих пунктах текста приказа, например: Приложение №1 Приложение №2 и т.д.

На самом  приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово  «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относиться.

 

Пример приказа по основной деятельности организации:

 

Общество с ограниченной ответственностью «Рентал Тех»

192289, Санкт- Петербург, пр. 9-го Января, д. 19

Р/с 40702810900000012890,

в ОАО «МБСП» г. Санкт-Петербург

К/с 30101810600000000760

БИК 044030760, ИНН 7816396085

КПП 781601001,тел   (812) 333-28-57

факс (812) 333-28-56

 

 

 

ПРИКАЗ 

 

31.08.2006          №1

 

г. Санкт-Петербург

 

 

 

О возложении обязанностей

 

В связи с избранием меня на должность  Директора по Протоколу общего собрания учредителей ООО «Рентал Тех» №1 от «31» августа 2006г. и в связи с отсутствием в штатном расписании должности главного бухгалтера и другого счетного работника по ведению бухгалтерского учета

 

 

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

возложить обязанности по ведению бухгалтерского учета Общества с ограниченной ответственностью «Рентал Тех» на себя с полной материальной ответственностью.

 

 

Директор

ООО «Рентал Тех»        Караван В.В

3. Требования к составлению и оформлению служебных писем. Основные различия между служебным письмом и служебной запиской. Приведите примеры оформления служебного письма и служебной записки.

1. Требования к составлению и оформлению служебных писем.

Служебное письмо – наиболее массовый вид управленческой документации. Сегодня  уметь составить служебное письмо или телеграмму, словом, любой справочно-информационный документ необходимо любому работнику аппарата управления. Это одно из средств обмена информацией и оперативного руководства разнообразными процессами деятельности организации.

Письмо – обобщенное название различных  по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, фельдъегерской связью, посредством факсимильной связи, электронной почты и т.д.

Практика свидетельствует, что письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо одновременно обратиться в учреждение по нескольким различным вопросам, то целесообразно составить несколько писем. Это ускорит их исполнение.

Служебное письмо пишется на бланке организации формата А4 или А5. Рекомендуется использовать два  вида бланков: общий и бланк для  писем.

Обязательными реквизитами служебного письма являются: наименование организации  и её подведомственность; наименование структурного подразделения ( в отдельных случаях); справочные данные об организации; дата; регистрационный номер; ссылку на дату и номер поступившего документа; адресат; заголовок к тексту; подпись; отметка об исполнителе в сопроводительных письмах; отметка о наличии приложений; в отдельных случаях – печать; фамилия, имя отчество и телефон исполнителя; отметка о направлении копии в другие адреса.

С левой стороны бланка, на котором оформляется письмо, оставляют поля шириной до 20 мм для подшивки письма в дело.

Письма изготавливаются в двух экземплярах. Чтобы письмо не задержалось  на почте, адрес на письме следует писать четко и разборчиво чернилами или шариковой ручкой.

В письмах в два или три  адреса не следует перед адресатами писать «Копия». При рассылке писем  по рассылочному списку допускается  в адресующей части не проставлять  почтовый адрес адресата.

Если организации-адресату необходимо, чтобы письмо было отправлено конкретному должностному лицу, в адресующей части следует указать должность, фамилию и инициалы этого должностного лица.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей.

Письма, отсылаемые за подписью руководителя организации, должны быть завизированы (на вторых экземплярах) исполнителем письма, руководителем структурного подразделения, а в особо важных случаях – и заместителем руководителя.

Содержание текста служебных писем  излагаются от первого лица множественного числа (направляем, сообщаем и т.д.) или от первого лица единственного числа (прошу, сообщаю, предлагаю).

Существует точка зрения, что всякое письмо должно состоять из трех элементов: введения, доказательства и заключения. Практика показывает, что зачастую никаких введений и заключений в письме не требуется, а механическое искусственное деление текста на три части делает его шаблонным и логически нестройным. Однако в том случае, когда письмо составляется с учетом всех трех элементов, эти элементы могут располагаться в прямом и обратном порядке.

Прямой порядок расположения элементов:

1. Введение.

Из потупивших сведений видно, что при отправке Вами по ж.д. заказов имели место  случаи недостаточно тщательной упаковки товаров, в результате чего со стороны  отдельных клиентов, пользующихся услугами нашей фирмы, последовали нарекания, в справедливости которых трудно усомниться.

2. Доказательство.

Установлено, что причиной повреждения товаров  в пути могла быть только небрежность  при упаковке.

3. Заключение.

Требуем принять меры у предотвращению впредь таких явлений.

Обратный порядок расположения элементов. При этом в подавляющем большинстве случаев письма состоят из двух элементов:

1. Заключение.

Просим выделить на 15 марта с.г. в наше распоряжение грузовую автомашину.

2. Доказательство.

В случае, если вы по каким-либо причинам не сможете  прислать автомашину, отгрузка вашего заказа задержится. Строгий деловой тон в сочетании с тщательно отобранной лексикой и простотой изложения обеспечат убедительность письма.

2. Основные различия между служебным письмом и служебной запиской.

п/н	Служебное письмо	Служебная записка
1	Переписка с вышестоящими и другими  организациями (внешний документ)	Внутренний документ организации. Обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне
2	Пересылается по почте, курьером, факсом, электронной почте и пр.	Передается лично в руки адресату или через уполномоченного сотрудника (секретаря)
3	Составляются работником или руководителем на имя руководителя или специалиста другой организации	Составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения
4	Широкий спектр содержания писем (практически  нет ограничений)	обычно содержат определенную просьбу, предложение
5	Изготавливаются в 2-х экземплярах	Изготавливаются в 1-ом экземпляре

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Приведите примеры оформления служебного письма и служебной записки.

 

 

Пример оформления служебного письма:

 

 

 

Общество с ограниченной               УФК по г. Санкт-Петербурга

ответственностью «Рентал Тех»             (Управление Госавтоинспек-

192289, Санкт- Петербург,               ции ГУВД по СПб и Лен.

пр. 9-го Января, д. 19               области)

Р/с 40702810900000012890,

в ОАО «МБСП» г. Санкт-Петербург

К/с 30101810600000000760

БИК 044030760, ИНН 7816396085

КПП 781601001,тел   (812) 333-28-57

факс (812) 333-28-56

 

 

11.09.2008 №15

 

 

Об изменении назначения платежа

 

 

             Просим в Платежных Поручениях  №111 от 10.09.08г. на сумму 30 руб.00 коп., №112 от 10.09.08г. на сумму 30 руб.00 коп., считать верным следующее  назначение платежа : « Плата  за выдачу талона ГТО».

 

 

 

 

 

С уважением,

Генеральный директор ООО «Рентал Тех» _______________/Фишков Л.А./

 

Пример оформления служебной записки:       Административно-хозяйственный  отдел      Начальнику службы охраны Д.В. Еремину СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА   14.02.2006 № 10   О доступе сотрудников  в офис в выходной день               В субботу 18.02.2006 с 13-00 до 15-00 в офисе будут проводиться работы, связанные с сервисным обслуживанием кондиционеров. Прошу Вас разрешить доступ следующих сотрудников компании ООО "АэроВент" для выполнения этих работ:   1. Королев Роман Николаевич. 2. Машков Геннадий Сергеевич.       Начальник отдела А.С. Антипов

 

 

 

 

 

 

4. Составление заголовков дел. Установление сроков хранения дел. Формирование дел.

4.1 Составление заголовков дел

 

Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры дел, при этом он должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
• название организации или структурного подразделения (автор документа);
• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
• краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• дата (период ), к которой относятся документы дела.

Состав элементов  заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело. При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например: "Отзывы и заключения на научные работы, присланные в …", "Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета…".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью  делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Пример: "Документы  о проведении научных конференций  и симпозиумов (планы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется  также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к  протоколам заседания коллегии министерства".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и  по какому вопросу она ведется. При  этом:

• в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией";
• в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности";
• в заголовке дел, содержащих переписку с одним корреспондентом, указывается конкретный корреспондент, например: "Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы".
• При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
• если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения";
• Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: "Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "Годовые отчеты ЗАО "ТЕРМИКА" о работе Управления производства и внедрения информационных систем".