Эффективное использование рабочего времени

3) При обработке результатов  наблюдения определяется продолжительность  выполнения выделенных элементов  операции, исключаются все дефектные  замеры, определяется качество наблюдения.

Хроноряд считается нормальным, если фактический коэффициент устойчивости хроноряда менее или равен  нормативному.

4) При анализе результатов  наблюдения сопоставляется фактическая  машинное время с нормативными, с паспортом оборудования и  выявляются резервы его сокращения; анализируются резервы сокращения  вспомогательного времени и выискиваются  возможности механизации трудового  процесса.

Фотография  рабочего дня - это наблюдение, проводимое для изучения всех затрат рабочего времени в течение смены или ее части. Они могут быть индивидуальными, групповыми, бригадными и т.п.

Цель фотографии:

- выявление потерь рабочего  времени. 

- установление причин  потерь.

- разработка мероприятий  по устранению потерь.

- получение данных о  необходимости численности работников, а также для создания нормативов  времени. 

1) В процессе подготовки  к наблюдению наблюдатель обязан  изучить технологический процесс,  организацию рабочего места и  порядок его обслуживания; рабочий,  администрация цеха должны быть  ознакомлены с целями и методами  наблюдения. Непосредственно в процессе  наблюдения все действия рабочего  и перерывы в работе записываются  в хронологическом порядке. Ведется  учет выполнения работ. 

2) При обработке результатов  наблюдения вычисляется продолжительность  каждого элемента затрат, проставляются  соответствующие индексы, составляется  сводка одноименных затрат и  фактический баланс рабочего  времени. 

3) В процессе анализа  результатов наблюдения выявляется  необходимость и рациональность  отдельных элементов, составляется  проектируемый баланс рабочего  времени, определяется возможное  повышение производительности труда,  разрабатывается проект организационно-технических  мероприятий по устранению потерь  и непроизводственных затрат  рабочего времени и рассчитывается  эффективность предлагаемых мероприятий. 

ФРВ различаются по двум основным признакам: наблюдаемым объектам и способам проведения и обработки  наблюдения. По первому признаку выделяют фотографии использования рабочего времени работников (индивидуальная, групповая, самофотография), оборудования, а также фотографию производственного процесса. При индивидуальной фотографии наблюдатель изучает, как используется время одним рабочим в течение рабочей смены или другого периода времени. Групповая фотография проводится в тех случаях, когда работа выполняется несколькими рабочими, в частности при бригадной -организации труда. Самофотография проводится самими работниками, которые фиксируют величину потерь рабочего времени и причины их возникновения. Фотографии времени использования оборудования - это наблюдения эффективности использования оборудования и затрат времени на его обслуживание рабочими.

При фотографии производственного  процесса одновременно проводится изучение затрат рабочего времени исполнителем, времени использования оборудования и режимов его работы.

Различают два метода проведения ФРВ: непосредственных замеров времени, и когда регистрируются продолжительность  наблюдаемых элементов затрат времени, и моментных наблюдений, когда  фиксируются состояния рабочих  мест, а структура затрат времени  останавливаются по количеству моментов, когда отмечались соответствующие  состояния.

В зависимости от цели анализа  трудового процесса используются различные  технические средства: секундомеры, хроноскопы, кинокамеры, телекамеры, телекамеры и др.

Метод моментальных наблюдений позволяет определять величину затрат рабочего времени, не прибегая к их непосредственному измерению. Он применяется  при наблюдении за большим количеством  объектов. Метод основан на использовании  положений теории вероятностей, а  его сущность состоит в замене непрерывной фиксации времени при  непосредственных замерах (обычные  фотографии) учетом количества наблюдаемых  моментов.

Полученные данные позволяют  определить удельный вес и абсолютные значения затрат времени по элементам.

Расчетно-аналитический  метод установления норм предусматривает  установление норм труда на основе применения нормативов по труду и  расчетных формул. Он позволяет не прибегать каждый раз к трудоемким процессам хронометража и фотографии. Нормы труда устанавливаются  до внедрения операции в производство, что значительно сокращает издержки на их установление.

Нормы по труду состоят:

- из нормативов режимов  обработки и производительности  оборудования.

- нормативов затрат времени  на выполнение элементов работ.

- нормативов затрат труда  на обслуживание единицы оборудования  одного рабочего или бригады. 

Для определения большинства  нормативов используются хронометраж  и фотография рабочего дня. Таким  образом, исследовательский метод  является базой для нормирования труда.

Нормативы по труду подразделяются:

- на дифференцированные (элементные).

- укрупненные. 

Дифференцированные (элементные) нормативы устанавливаются на остальные  приемы трудовые действия.

Укрупненные нормативы - это  регламентированные затраты времени  на выполнение комплекса трудовых приемов, объединенных в одну группу.

 

Таблица 1.

Методы изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени.

рабочий время затрата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Использование  рабочего времени в организациях

2.1 Оценка процесса  использования рабочего времени  в зарубежных и отечественных  организациях

Сущность менеджерской деятельности – достижение цели предприятия "руками других людей". Осуществляя основные управленческие функции, руководитель опирается на определенные ресурсы: люди, финансы, сырье. В то же время  он живет и работает в трех измерениях - настоящее, прошедшее и будущее. Следовательно, в распоряжении руководителя есть еще один уникальный ресурс - время. Время – самый ценный капитал и самый дефицитный ресурс. Современный человек наращивает скорости, внедряет новые технологии, автоматизирует свою деятельность, а времени у него становится все меньше. Отношение ко времени – один из показателей организованности, деловитости человека, а закон экономии времени – это всеобщий экономический закон всех эпох и способов производства.

Острый интерес к проблеме времени зародился еще в глубокой древности. Многие философы, писатели, ученые исследовали данную проблему. В нашем бывшем СССР к изучению проблемы времени ученые обратились сразу же после окончания гражданской  войны. 20-е годы характеризовались  проведением исследования бюджета  времени трудящихся, созданием "Лиги времени", а также возникновением всемирной Службы времени. С тех  пор интерес к фактору времени  все более увеличивается и  одновременно как бы специализируется.

В ракурсе данной проблемы, интересными являются исследования Е. Т. Молли по распределению рабочего времени руководителями среднего звена  строительных организаций. Так, работа непосредственно на строительных объектах занимает 35% рабочего времени, совещания - 17%. Изучению документации, работе со штатными службами, приему посетителей, разговору по телефону отводится 28% рабочего времени. 20% идет на так называемые непроизводственные затраты (дорогу до строительных объектов). Отличие руководителей  строительных организаций заключается  в том, что они больше половины рабочего дня, то есть почти 55% своего рабочего времени, не доступны для большинства  подчиненных и руководства. В  то же время, завышение времени объездов объектов строительства, как показали исследования, имеет свое психологическое  объяснение. По оценкам самих же руководителей, они значительно  меньше устают от посещения строительных объектов, чем от проведения совещаний, приема посетителей, анализа бумаг  и т.д. В свою очередь, управленческие действия осуществляются в условиях острого дефицита времени, что резко  снижает продуктивность работы. Как  видим, экспериментальные данные показывают всю актуальность проблемы времени для руководителей строительных организаций, особенно сегодня. Условия рыночной экономики требуют от каждого руководителя высокой производительности в каждую минуту рабочего дня. И как тут не вспомнить слова пришельца из фантастического рассказа Кира Булычева "Копилка": "Время - самая большая ценность во Вселенной". От его недостатка гибнут цивилизации. Я агент по сбору времени. То, что не нужно вам, в ином месте стоит бешенных денег". А сколько есть этого времени у руководителя? 7 дней в неделю и в каждом дне 24 часа. Разобьем все это время на блоки: поддержание жизнеспособности (питание, сон и т.д.); восстановление работоспособности; вспомогательное время (покупки, уборка и пр.); прямое рабочее время; приобретение жизненного опыта (чтение, посещение выставок и т.д.); время на семью; потеря времени. Для повышения результативности деятельности часто увеличивают рабочее время за счет других блоков. А какой продолжительности рабочий день у руководителей строительных организаций?

Исследования А. Г. Белоконской  и П. И. Гавриловой (1975 г.) показали, что  рабочий день начальника и главных  инженеров строительных управлений составляет 10-11,5 часов. Проведенная  через 15 лет после этих исследований проверка показала, что положение  изменилось незначительно. Ежедневно  рабочий день начальника или главного инженера управления превышает нормальный на 15-20%, управляющих трестом и  других руководителей - на 35%. Иногда руководители вынуждены задерживаться на работе и до 14 часов. Подобное положение  не позволяет за оставшееся на отдых  время восстановить работоспособность, следовательно, снижает эффективность. Даже уменьшение времени сна и  питания в течение нескольких дней требует больших временных  затрат на компенсацию.

По данным фирмы "Esselte Leitz", опросившей 2500 руководителей высшего  звена Европы и США, немецкие менеджеры  проводят на работе 70 часов в неделю, английские - 60 часов, американские - 58, французские - 56, шведские - 54 часа. 23% опрошенных немецких менеджеров работают по 80 часов  в неделю, 24% - по 100 часов. Для 75% опрошенных рабочая неделя превратилась в семидневку. Самым страшным "киллером" времени  стали заседания, конференции, совещания, планерки и пр., занимающие до 65% рабочего времени. При этом 80% менеджеров выражают недовольство организацией подобных мероприятий  и считают, что теряют на этом до 30% своего времени. Исследования международной  консультационной компании "Chipin&Partner" показывают, что 36% (78 дней в году) рабочего времени тратится впустую. Главными причинами эксперты называют недостаточное  планирование и недостаточный контроль. 43% своего времени руководители высшего звена тратят не на руководство, а на администрирование и бумажную работу.

Недавнее исследование, проведенное  интернет-компаниями AOL и Salary.com, показало, что среднестатистический американский служащий тратит более двух часов  в день на переписку по ICQ и пользование  Интернетом в личных целях. В российских компаниях потери рабочего времени  намного больше, пишут сегодня "Ведомости". По результатам исследования компании "Организация времени", участвовавшей  в проекте по оценке эффективности  персонала в крупной госструктуре, некоторые сотрудники этой организации  тратили до пяти часов в день на непроизводственные нужды. Суммарные  масштабы потерь настолько велики, что многие российские работодатели озабочены проблемой эффективного использования рабочего времени. В  качестве одной из главных причин столь больших потерь Юлия Кристова, директор Института организационного консультирования, называет низкую культуру организации труда.

Российское представительство Microsoft объявило результаты интернет-опроса "КПД моей работы в офисе", проводившегося с сентября 2004 года по январь 2005 года на веб-сайте Microsoft Office среди работников в разных странах для того, чтобы работники смогли оценить свой привычный стиль работы и получить советы по увеличению продуктивности выполняемых ими повседневных задач. Тест для этого проекта был составлен доктором Ларри Бейкером (Larry Baker), президентом корпорации "Центр управления доктора Ларри Бейкера" в Атланте и доцентом колледжа Шортнера (Shorter College) в городе Мариотта (штат Джорджия).

Нечеткие задачи, отсутствие коммуникаций между членами команд и неэффективные рабочие встречи  опрошенные назвали одними из основных факторов, снижающих результативность их труда в течение недели в  среднем на треть. Также участники  исследования отметили, что, поскольку  им приходится находить баланс между  необходимостью работать большее количество часов и желанием улучшить условия  своего труда, они в большой степени  зависят от технологических инструментов, которые помогут оптимизировать их личную и командную производительность.

В рамках глобального онлайнового  проекта по оценке личной производительности в повседневной работе с персональным компьютером "КПД моей работы в  офисе" (Personal Productivity Challenge) были получены ответы от более чем 38000 людей из 200 стран. По ним оценивалась индивидуальная производительность сотрудника на основе заполненного им теста из 18 пунктов, касающихся рабочих процедур работы в офисе. В России в опросе приняли  участие 4269 человек. Участники тестирования по всему миру пришли к некоторым  интересным выводам о природе  производительности на рабочем месте. Вот некоторые из этих выводов (в скобках приведены результаты, полученные в России и США):

• Средняя продолжительность рабочего дня составляет 9 часов и только 63% времени, согласно участникам опроса, является производительным (в США: 9 / 65%; в России 9.1 часа и 58% соответственно).
• Еженедельно сотрудники тратят 5,6 часа на встречи и совещания, которые 69% опрошенных считают непродуктивными (в США: 5,5 часов при 71%, считающем их непродуктивными; в России 4.7 часа и 74% соответственно).
• Ежедневно сотрудники получают около 42 писем по электронной почте (в США: 56, в России — 38).
• Среди основных причин потери времени, влияющих на производительность, 32% всех опрошенных отметили нечетко поставленные цели, по мнению 31%, на их продуктивность влияет неясность приоритетов, по мнению 29% — откладывание выполнения заданий на более поздний срок (в США: откладывание работы — 42%, неэффективность проводимых совещаний — 34%, неясные приоритеты — 32%; в России: нечетко поставленные цели — 49%, откладывание работы — 45%, незаданные/нечеткие приоритеты — 40%).
• Респонденты, умеющие более эффективно использовать рабочее время, лучше организуют и упорядочивают свою информацию, чем менее производительные работники. Так, среди российских участников опроса, эффективно использующих более половины своего рабочего времени, по сравнению с менее продуктивными, на 22% больше тех, у кого хорошо организованы документы и файлы (в США: 29%), на 19% больше тех, кто быстро находит электронные документы (в США: 30% ) и на 11% — тех, у кого удобно организована электронная почта (в США: 19%).