Классификация информации управленческого анализа

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

                  краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

                  удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

                  точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

2. Классификация информации управленческого анализа

2.1 Характеристика информации

Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект может быть классифицирован по разным признакам или критериям. Часто встречаются ситуации, когда в зависимости от условий внешней среды объект может быть отнесен к разным классификационным группировкам. Эти рассуждения особенно актуальны при классификации видов информации без учета ее предметной ориентации, так как она часто может быть использована в разных условиях, разными потребителями, для разных целей.

На рис. 2.8 приведена одна из схем классификации циркулирующей в организации (фирме) информации. В основу классификации положено пять наиболее общих признаков: место возникновения, стадия обработки, способ отображения, стабильность, функция управления.

Классификация информации, циркулирующей в организации

Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входную выходную, внутреннюю, внешнюю.

Входная информация — это информация, поступающая в фирму или ее подразделения.

Выходная информация — это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение).

Одна и та же информация может являться входной для одной фирмы, а для другой, ее вырабатывающей, выходной. По отношению к объекту управления (фирма или ее подразделение: цех, отдел, лаборатория) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя.

Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация — за пределами объекта.

Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной.

Первичная информация — это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.

Вторичная информация — это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной.

Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.

Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.

Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.

Текстовая информация — это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).

Графическая информация — это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д.

Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).

Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая, как по назначению, так и по количеству. Например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т.п.[5]

Постоянная (условно-постоянная) информация — это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:

• постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например, табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т.п.;

• постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например, размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим;

• постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например, план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации.

Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).

Плановая информация — информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.

Для целей анализа ИС, используемых в сфере управления, наиболее удобен широко используемый на Западе следующий перечень разновидностей (типов) этих систем.

Системы электронной обработки данных (СЭОД) предназначены для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки, ведущие прямо к вычислению задачи. Система работает в автоматическом режиме с минимальным участием человека. СЭОД используется на уровне оперативного управления фирмой с целью автоматизации управленческого труда.

Информационные системы управления (ИСУ) используются при худшей структурированности решаемых задач управления. В этих системах имеется возможность манипулирования данными за счет появления в их составе системы управления БД (СУБД). Входную информацию можно оформлять в виде отчетов на запросы пользователя, а также специальных управленческих отчетов, осуществляющих фильтрацию и агрегирование данных, представляя их в удобной для принятия решения форме. ИСУ не предназначена для чисто автоматического режима, все решения в ней принимает человек. Хотя система может использоваться на уровне, как оперативного контроля, так и стратегического планирования, наибольший вклад она вносит, находясь на уровне управленческого контроля.

Системы поддержки принятия решений (СППР) используются для решения в режиме диалога слабоструктурированных задач, для которых характерна неполнота входных данных, недостаток имеющихся стандартных процедур, неполная ясность целей и ограничений. Вклад человека, принимающего решение, в эффективное функционирование системы весьма велик. В случае необходимости он может вмешиваться в ход решения, моделировать входные данные, процедуры обработки, цели и ограничения задачи. Формирование полного набора вариантов и выбор стратегий оценки альтернатив решения – исключительная функция пользователей. Помимо запросно-ответной системы, созданной на базе СУБД, СППР включает в себя базу моделей (БМ) и систему управления этой базой (СУБМ), а также систему управления диалогом. Как отдельный подвид систем выделяются групповые СППР. Такие системы могут быть использованы на любом уровне управления фирмой.

Экспертные системы (ЭС) основываются на моделировании процесса принятия решения человеком-экспертом при помощи компьютера и разработок в области искусственного интеллекта. В отличие от всех рассмотренных выше систем ЭС основывается на использовании не только данных и информации, но и знаний и систем управления базой знаний (СУБЗ), что дает им возможность самообучения.

Обычно ЭС не включают в себя модели, улучшающие принимаемое человеком решение. Их цель – обеспечить экономию за счет замены высокооплачиваемого эксперта-пользователя сравнительно низкооплачиваемым специалистом предприятия. ЭС призваны автоматизировать многие решения пользователя (но не все). Такие системы могут быть использованы на любом уровне управления, а также при работе непрофессионалов в области управления.

Гибридные экспертные системы (ГЭС) являются гибридом ЭС и СППР. Они построены на принципах обработки знаний, но включают в себя подсистему данных и подсистему моделей. ГЭС обеспечивает доступ к решению задачи на любой стадии решения, но это — не автоматическая система, решения в ней принимает человек. Она может использоваться на уровнях управленческого контроля и стратегического планирования.

2.2 Этапы разработки информационной взаимосвязи аналитических задач

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации — вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы.

Требования к информационному обеспечению:

                  представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу;

                  обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов;

                  предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных, позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания;

                  в процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалогов.

Для создания информационной базы управленческого экономического анализа необходимо решить следующие задачи:

                  установить объем, содержание, виды, периодичность анализа;

                  определить методику решения отдельных задач, систему показателей, факторов;

                  уточнить на основании принятой методики приемы решения;

                  определить общую потребность в информации по задачам;

                  устранить дублирование информации, изучив взаимосвязь аналитических задач;

                  определить объем, содержание периодичность, источники информации для формирования информационной базы анализа хозяйственной деятельности.

Вся необходимая информация должна быть классифицирована по группам в зависимости от связи с системой управления. Выделение входной, выходной, первичной и производной информации позволяет выяснить общее направление формирования информационной базы.[5]

Структурной единицей экономической информации является показатель. Показатель представляет собой контролируемый параметр экономического объекта и состоит из совокупности реквизитов.

Информационное обеспечение включает в себя информацию о внешней и внутренней среде организации. При этом выделяют 2 информационных потока о внешней деловой среде и 2 - о внутренней.

Информация о внешней деловой среде: совокупность экономических и политических субъектов, действующих за пределами предприятия; отношения, складывающиеся между ними и предприятием.

Информация о внутренней деловой среде: отношения в коллективе, определяющие насыщенность информационных потоков и интенсивность коммуникационных потоков; значения, закладываемые и порождаемые в производстве.

Экономический анализ занимает промежуточное место между сбором и обработкой экономической информации и принятием управленческих решений, как стратегических, выражающихся в составлении планов, так и тактических - по оперативному регулированию хода производства, необходимому для достижения запланированных целей. Его рассматривают в качестве одной из функций управления производством.

Таким образом, анализ хозяйственной деятельности как промежуточный этап процесса управления преследует следующие цели:

                  дать правильную оценку состояния объекта и показать, насколько оно отличается от требуемого;

                  выявить возможности и пути перевода объекта из фактического состояния в требуемое;

                  определить величину и характер резервов роста эффективности хозяйствования;

                  подготовить материалы для выбора оптимальных решений по оперативному регулированию производства и планированию дальнейшей хозяйственной деятельности с учетом выявленных резервов.

Заключение

Итак, из вышеизложенной информации можно сделать вывод, что на современном этапе развития рыночной экономики в России управленческий анализ является важным элементом управления организаций. Эффективность управленческих решений благодаря управленческому анализу существенно возрастает. Благодаря закрытости данного вида экономического анализа, руководство организации получает абсолютно объективные данные о деятельности своей фирмы.