Платежный календарь, порядок составления

АНО ВПО «Национальный  Институт имени Екатерины Великой»

Щелковский филиал

 

 

 

 

 

Курсовая  работа

по дисциплине: «Оперативная финансовая работа на предприятии»

на тему: «Платежный календарь, порядок составления».

.

 

 

 

 

Выполнила: студентка

Группы 37 – 10 ФиК

Баранюк С.А.

Проверил: преподаватель

Парецкая Л.А.

 

 

Щелково

2013

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение 

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня основной проблемой  для многих предприятий является поиск свободных финансовых ресурсов. Ведь невозможность их привлечения  приводит к спаду производства, а  снижение уровня доходов населения, потребительского спроса ведет к  сокращению выручки предприятий, росту  дебиторской задолженности

В период экономического спада условия поставок от предприятий  ужесточаются: минимизируя риски, компании предпочитают работать по предоплате. Поэтому дефицит живых денежных средств (далее — ДС) становится основной проблемой, которую приходится решать предприятию, чтобы в кризисной реальности обеспечить свою ликвидность и платежеспособность.

Механизмом, позволяющим  контролировать ликвидность компании и максимально продуктивно использовать ДС, является платежный календарь.

Оперативное планирование денежного потока на определенный период осуществляется путем составления  платежного календаря в рамках бюджета  движения денежных средств (далее —  БДДС) на основании текущего состояния  платежей, заключенных контрактов, подписанных договоров и фактических  обязательств.

С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования ДС из плана. Но в отличие от БДДС это более подробный документ. Ведь если при стратегическом планировании не имеет значения, от кого конкретно будут получены или кому заплачены деньги, то при оперативном — все как на ладони: вот должники-дебиторы, а вот — кредиторы.

Поэтому в платежном  календаре можно подробно расписать: кому, когда, от кого, за что и сколько  следует заплатить (получить).

Платежный календарь  представляет собой план движения денежных средств (далее — ДДС) в краткосрочной  перспективе (неделя-месяц), отражающий все виды деятельности предприятия (основную, финансовую, инвестиционную), утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия.

 

1.  Кому необходим платежный календарь?

Информация, представленная в платежном календаре предприятия, необходима собственникам бизнеса, руководителям высшего и среднего звена, руководителям центров финансовой ответственности (далее — ЦФО) и  работникам финансово-экономического блока.

С точки  зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования денежных средств из плана

Круг вопросов, относящихся  к компетенции финансового директора, одного из наиболее важных руководителей  предприятия, необычайно широк —  от задач оперативного управления денежной наличностью до проблем стратегического  развития компании. Кроме того, на любом  предприятии финансовое управление тесно связано с его основной деятельностью — производством, торговлей или оказанием услуг, а следовательно, с управлением ресурсами. Внедрение платежного календаря позволит сократить трудозатраты финансового директора на контроль расходования ДС Если ранее ему приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то с внедрением платежного календаря, когда суммы выплат утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль денежных потоков можно возложить на работника финансовой службы. Фин. директор же будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило, сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры оплаты и соответствия сумм бюджету за финансистом.

Правильно выстроенные  бизнес-процессы помогают свести к  минимуму риск злоупотреблений со стороны  сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес - направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета.

2. Задачи, которые позволит решить платежный календарь.

2.1 Задачи

1. Не допускать кассовых разрывов и невыполнения обязательств компании перед контрагентами. Основная цель формирования платежного календаря — борьба с кассовыми разрывами, при которых денег в кассе и на расчетном счете нет. Являясь фактически плановым «расписанием» потока ДДС предприятия, платежный календарь позволяет прогнозировать кассовые разрывы, заблаговременно принимать меры, чтобы исключить ситуации необходимости осуществления платежей при отсутствии достаточных средств на счете компании. Следуя принципу «предупрежден — значит вооружен», можно оперативно изменить планы расходования ДС, тем самым предотвратив кассовый разрыв.

Можно делать предварительные  «прикидки», изменять даты поступлений  и платежей, согласовывать их с  контрагентами — и отражать все  это непосредственно в платежном  календаре.

2.   Не допускать расходования средств свыше утвержденных сумм. Даже если денег у компании много, это не значит, что их можно расходовать бездумно.Траты допустимы только в рамках принятых бюджетов. Непредвиденные ситуации, требующие выйти за рамки бюджета, являются, скорее, исключениями из общего правила. Платежный календарь позволяет контролировать, находится ли платеж в рамках бюджета.

3. Управлять ликвидностью компании. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительность совокупного потока ДС в любой момент времени.

4. Предоставлять достоверную информацию  в on-line режиме. Финансовую информацию важно получать оперативно. Недостатком платежного календаря, реализованного в Excel, является расход времени на перепостроение отчетности. Платежный календарь должен быть интегрирован в систему оперативного учета так, чтобы для получения достоверных данных не требовалось двойного ввода.

5. Обеспечить надлежащее соблюдение  процедур согласования оплаты  расходов. Процедура согласования должна включать в себя определенное делегирование ответственности, в зависимости от важности того или иного платежа.

6. Максимально исключить человеческий  фактор.

Планирование потоков  ДО предполагает возможность управления ликвидностью компании. В показателе ликвидности предприятия учтено состояние и величина его текущих активов и обязательств.

Платежный календарь — это план движения денег в краткосрочной перспективе, отражающий все виды деятельности компании, утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия

Основные составляющие текущих активов — запасы, дебиторская  задолженность и ДС, текущих обязательств — кредиторская задолженность.

Платежный календарь  позволяет управлять кредиторской и дебиторской задолженностями. Особенно это актуально при возрастании  числа покупателей либо поставщиков, поскольку появляется возможность  четко определить даты выплат для  своевременного получения сырья, услуг, обеспечения эффективности деятельности предприятия, предупреждения возникновения  штрафных санкций.

Управление ДС, имеющими отношение к товарно-материальным запасам, сразу ставит задачу управления оборачиваемостью запасов. Чем она быстрее, чем меньше складских запасов, тем дешевле они обходятся компании, тем эффективнее используются ДС для приобретения необходимого сырья, материалов, товаров для основной деятельности.

При дефиците «живых»  денег особо важна четкая работа предприятия по согласованию плана  платежей на всех уровнях управления и грамотная, продуманная расстановка  приоритетов.

На практике нередко  возникает ситуация, когда план поступлений  не выполняется, а план расходования ДС исполняется в полном объеме, соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление  ДС. Во избежание кассовых разрывов целесообразно ранжировать все  платежи по степени их приоритетности или значимости. Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90%.

В этой связи весьма полезен анализ так называемых постоянных платежей: зачастую на предприятиях есть расходы, к которым привыкли и  не ставят под сомнение их целесообразность. Свежий взгляд на структуру платежей поможет определить, действительно  ли эти расходы обязательны. Составление  плана ДДС только тогда имеет  смысл, когда можно быть уверенным, что все необходимые платежи  учтены. План составляется для того, чтобы исключить необходимость  «внезапного» финансирования каких-либо «суперважных» проектов. Продумывать направления расходования ДС необходимо заранее, в кризисной ситуации уместно введение более жестких сроков по согласованию плана платежей на всех уровнях управления предприятием.

Что касается исполнения плана, то заслуживает внимания практика ежедневной сверки баланса наличных ДС, которая позволит исключить возможные  злоупотребления.

 

 

2.2 Принципы, правила, последовательность формирования

При построении системы  денежных платежей компании следует  выделить два направления работы. Первое — формирование финансовых планов в среднесрочной перспективе, статей ДДС и иных аналитик (организации, договоры, контрагенты), лимитирующих выплаты ДС. Результатом является документ — «Платежный календарь». Второе — описание движения заявок (платежных реестров) в контексте участников процессов, временных рамок, что рассматривается как бизнес-процесс предприятия, направленный на реализацию документа «Платежный календарь» с точки зрения взаимодействия подразделений и менеджмента предприятия, требующий четкой координации и пристального внимания со стороны руководителей и исполняющего персонала.

 

2.3 Основные этапы разработки системы платежного календаря

1. Формирование  плановых данных (этот процесс  реализуется в рамках бюджетирования и является обязательным подготовительным этапом, т.к. проверка возможности оплат осуществляется по плановым данным).

2. Определение перечня  аналитик (статья ДДС, контрагенты,  договоры, источник ДС), в контексте  которых будет проводиться проверка  возможности выплат и поступлений.

3. Построение механизма  формирования реестров платежей, заявок.

4. Описание бизнес-процесса  «Платежный календарь», определение  в его рамках ответственных  лиц по процедурам, задачам.

5. Регламентация  и документарное оформление бизнес-процесса  «Платежный календарь».

6. Автоматизация  бизнес-процесса «Платежный календарь».

Содержание  этапов

1. Формирование плановых данных

Предполагается, что  компания имеет финансовую структуру  с выделенными ЦФО, бюджетирование как инструмент управления внедрен и работает. Этот этап является основой для платежного календаря, т.к. проверка возможности оплаты/поступления происходит в разрезе определенных плановых данных.

Важно составить  БДДС относительно денежных потоков  по основной, инвестиционной и финансовой деятельности, для чего необходимо иметь бюджеты как основной деятельности, так и инвестиционных проектов. За каждой статьей целесообразно закрепить ответственного (т.е. работника, который принимает решения и несет ответственность как за плановые, так и за фактические показатели, отклонения факт-плана).

2. Определение перечня аналитик

Перечень аналитик позволяет создать инструмент для  проверки выплат/ поступлений на возможность  реализации.

Можно использовать следующие аналитики: ЦФО, источник ДС, контрагент (получатель ДС), договор с контрагентом (в рамках которого будут осуществлены выплаты), статья ДДС (по которой пройдут выплаты ДС), проект (по которому идут инвестиционные выплаты), приоритет платежа.

Выделяя аналитики  в учетной системе, необходимо помнить  о принципе экономической целесообразности — завышенные требования к перечню  аналитик делают систему трудоемкой и немобильной. Поэтому следует  остановиться на перечне, минимально необходимом  для решения задач, поставленных компанией перед учетной системой.

3. Построение механизма формирования  реестров платежей, заявок

После определения  аналитик и реквизитов платежа формируется  инструментарий оплаты/поступления  ДС. Система оперативного управления финансами предприятия, реализуемая  через бизнес-процесс «Платежный календарь», включает в себя несколько  участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому необходим инструмент, с которым он будет работать в  данной системе. Сотрудники отделов  и служб подают заявки на выплату/поступление  ДС, а руководство или сотрудники, уполномоченные принимать решения, реализуют их через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплаты ДС, содержащий описательную информацию о  данной операции. В заявке отражаются все утвержденные аналитики, вспомогательные  реквизиты, приоритетность, если необходимо, и поле для комментариев каждого  из участников будущего процесса платежного календаря.