Совершенствование кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом организации

Каждое подразделение  службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному  назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы:

• личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.;
• личные карточки;
• трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д.

Порядок работы с этими  документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется  ряд документов в соответствии с  вышеприведенной классификацией: проекты  приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации  характер. Порядок работы с ней  регулируется внутренними правилами  и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

Как справедливо заметил  А.Я. Кибанов, особенностью нынешнего этапа является то, что если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются установленные государством правила ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение [16, c. 161].

Однако в Основах  законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных организаций и объединений, в том числе профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.

Кузнецова Т.В. напоминает, что сведения о численности, составе  работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации (годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности и др.) документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы [9, c. 42].

2. Анализ кадрового  и делопроизводственного обеспечения  системы управления персоналом ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк»

2.1 Характеристика персонала

Неудовлетворительное  положение дел в системе управления персоналом, некомпетентность принимаемых  решений и некомпетентность работников систему управления персоналом приводят к неэффективной деятельности персонала организации, а, следовательно, и организации в целом. Таким образом, в настоящее время много внимания стало уделяться развитию кадрового обеспечения системы управления персоналом, так как данная сфера во многом предопределяет деятельность и положение организации, ее эффективную или неэффективную деятельность, ее конкурентоспособность и многие другие факторы.  
Таким образом, резко увеличилась значимость и важность хорошего специалиста по кадрам и в таких условиях (резкого повышения статуса должности менеджера по персоналу до уровня высшего звена управления в организации), значительно расширились его функции и ответственности, усложнение техники отбора, подбора и расстановки, мотивации, служебного продвижения персонала. Очевидно, что должность менеджера по персоналу или, как его еще часто называют, кадровика становиться одной из важнейших для выживания организации в рыночных условиях и обеспечения ее конкурентоспособности.  
В результате должность менеджера по персоналу и обеспечение кадрами системы управления персоналом организации является важной составляющей деятельности организации. Для разных организационно-правовых форм выделяются свои уникальные особенности построения системы управления персоналом.  

Таблица 1. Особенности  построения системы управления персоналом 

Данная таблица говорит  нам о том, что следует руководствоваться  определенными принципами, особенностями, закономерностями в зависимости от организационно-правовой формы организации. В настоящее время ситуация определения важности кадрового обеспечения системы управления персоналом ощущается уже более значимой, но тем не менее многие организации недооценивают его важности, что во многих случаях и является причиной неэффективной деятельности и кризисных ситуаций.

Во многих организациях в отделе кадров работаю замечательные  люди, трудолюбивые и желающие принести своей организации пользу от своей  работы, но очень часто они не имеют необходимой и очень важной подготовки для работы с персоналом. В связи с этими недостатками очень актуальной становиться проблема профессионализации сотрудников системы управления персоналом. Это означает, что на первое место становиться вопрос о количественном, а главное качественном составе системы управления персоналом. Таким образом, происходит уменьшение численности состава системы управления персоналом путем компенсации его более высокой квалификацией работников, т.е. работники должны обладать высоким уровнем подготовки, знаний и т.д.

Качественная характеристика кадровой службы в Российской Федерации  такова: среди руководителей кадровых служб по базовому образованию с  техническим образованием - 40,9%; учителей - 31,6%; юристов-правоведов - 1,5%; социологов и психологов - 3,3%. Средний возраст руководителей кадровой службы - 45 лет.

Во многом это объясняется  пока еще недостаточным насыщением систем управления персоналом специалистами. Но важность существования этих специалистов в большей мере осознана, и их подготовка ведется в течение нескольких последних лет во многих высших учебных заведениях страны по специализации «Управление персоналом» на базе специальностей «Менеджмент» и «Экономика труда».

Для качественной характеристики работников, выполняющих функции управления персоналом используется квалификационная характеристика менеджера по персоналу, которая включает в себя:

1. Что необходимо знать менеджеру по персоналу:

• законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия, учреждения, организации по управлению персоналом; законодательство о труде;

• основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса;
• конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг;
• порядок ценообразования и налогообложения;
• основы маркетинга;
• современные концепции управления персоналом; основы трудовой мотивации и системы оценки персонала;
• формы и методы обучения и повышения квалификации кадров;
• порядок разработки трудовых договоров (контрактов);
• методы и организацию менеджмента;
• основы технологии производства и перспективы развития предприятия, учреждения, организации, структуру управления и их кадровый состав;
• основы общей и социальной психологии, социологии и психологии труда;
• основы производственной педагогики;
• этику делового общения;
• передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом;
• основы организации делопроизводства;
• методы обработки информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники; правила и нормы охраны тр<span class="dash041e_0441_043d_043e_0432_043d_043e_0439_0020_0442_0435_043a_0441_0442_0020_0441_0020_043e_0442_0441_