Автоматизация супермаркетов

 Административные  помещения в крупных современных магазинах напоминают центр управления полетами. Ряды компьютеров, сосредоточенные операторы, ожесточенный стук клавиш — когда-то такой пейзаж вызывал восхищение. Бесспорно, компьютеризация торговли сильно двинула прогресс. Раньше о партионном товарном учете в реальном времени и думать не мечтали. А теперь работает, остатки считает, все цены знает, статистику делает. Жаль только, что компьютер умеет всего лишь хорошо считать, но не способен отличить товар «Пиво Балтика 3» от товара «Пиво „Балтика-3“». Он рассматривает их, как совершенно разные товары и ведет по ним отдельный учет. Однако такая невинная лексическая путаница приводит к весьма печальным результатам.    

Оператор не держит в памяти все наименования. Он с одной накладной считывает одно название, а с другой — другое на тот же самый товар. Получается две товарных позиции. Как правило, у одной из них остаток уходит в минус, а вторая числится в полном объеме. Кладовщик бегает по складу, не понимая, что где искать. Товаровед видит, что товара «Пиво „Балтика-3“» еще навалом, и больше не заказывает его. На самом деле его нет, и покупатели страдают от жажды. Торговый процесс идет вкривь и вкось.   

Многие предприятия делают хитроумные попытки классифицировать товары по наименованиям, используют штрих-коды на приеме товаров, вводят двухэтапную проверку приходных накладных. Эти меры безусловно помогают в двух случаях из трех. Но проблемы остаются, когда на товарах нет штрих-кодов. Хотя и штрих-коды иногда врут. Особенно грешат враньем отечественные производители. Например, они не видят разницы между упаковкой сметаны 200 гр. и 350 гр. и печатают на них одинаковые полоски. При конвейерной приемке товара такие ляпы легко пропускаются, и уже в торговом зале начинается чехарда. Весовые товары всегда поступают без штрих-кодов и порой ничем внешне друг от друга не отличаются, кроме завода-производителя. В результате — закономерная путаница в остатках. Зная об этом, товароведы зачастую составляют заказы поставщикам не глядя в компьютер. Они, конечно, не могут удержать в голове весь ассортимент, но, полагаясь на свою память и чутье, постоянно ошибаются! В результате приходит не совсем то, что нужно (или совсем не то), его снова вводят не совсем так, как нужно и.т.д. Ошибки накапливаются и умножаются, и уже никто не верит компьютерным данным вплоть до инвентаризации.   

Для того чтобы разорвать  этот порочный круг, разработана принципиально  новая технология компьютерной обработки  товаров на базе программного комплекса «Торговый Дом Квазар», которая не только решила проблему пересортицы, но и позволила вдвое сократить непроизводительный персонал супермаркета.   

Теперь торговый цикл начинается не на приходе товара, а на дальних подступах — предварительной обработке поставщиков. Товаровед запускает программу оформления заказа. Программа сначала анализирует статистику продаж и вычисляет среднее количество проданного за день. При этом для точности можно исключить из статистики пиковые продажи (праздники) и спады (бодуны). Также не принимаются в расчет усредненных продаж те дни, когда товара не было в наличии. В дальнейших расчетах заказа учитываются следующие параметры:

— текущий остаток на складе и в торговом зале 
— минимально допустимое количество (критический остаток). Заказ составляется с таким расчетом, чтобы на момент прихода следующей партии товара остаток в магазине был не меньше критического. 
— срок планируемой реализации, на который оформляется заказ 
— максимально возможное количество для заказа. Устанавливается директором для недопущения «перезаказа». 
— срок доставки с момента оформления заказа. 
— количество товара в упаковке. Позволяет заказывать упаковками, если это удобно. 
— от какого поставщика был приход по минимальной цене.   

На основании всех этих данных программа предлагает расчетные количества для заказа каждому поставщику в отдельности. Причем она ненавязчиво подсказывает, какой поставщик предпочтительнее. Заявку можно подкорректировать в зависимости от конкретных обстоятельств и сразу же послать поставщику по факсу, электронной почте, или лично в руки. Если поставщик предложил новый товар, его можно завести в номенклатурный справочник и внести в заказ нужное количество. При необходимости можно оформить дозаказ, но новую заявку сделать нельзя до тех пор, пока не придет товар по предыдущей.   

Оформленный и утвержденный заказ автоматически поступает на рабочее место кладовщика и попадает в список будущих поставок с указанием даты ожидаемой поставки. Все поставки, ожидаемые сегодня, автоматически пересылаются в терминал сбора данных Symbol-1500/1700. Это обычный карманный компьютер типа «Palm» со встроенным лазерным сканером штрих-кодов и активным дисплеем типа «Тач-скрин». Если внезапно пришел товар, которого ждали через неделю, кладовщик ставит на соответствующем заказе «галочку» и он тоже пересылается в терминал. При разгрузке кладовщик сканирует терминалом весь поступающий товар и вводит фактически принятое количество. Если штрих-кода нет — выбирает из содержимого заказа по списку. Никакого другого товара, не указанного в заказе он принять не может. Обычно операторы легко путают разные весовые товары, например колбасу «Докторскую» Останкинскую и колбасу «Докторскую» Черкизовскую. Но в заказе Останкинскому комбинату не может быть Черкизовской и наоборот. Поэтому возможность пересортицы среди весовых товаров практически исключается.   

поступлении товара, не заказанного товароведом, и соответственно, не присутствующего в заказе, этот товар НЕ принимается. Более того, кладовщик не может принять по количеству больше, чем было заказано. Правда, для весовых товаров делаются некоторые послабления. Посмотрим, как работает эта система с «неправильными» штрих-кодами. Допустим, пришли от одного завода в одной поставке молоко и кефир с одинаковыми штрих-кодами. Молока 60 пакетов и кефира 20. Кладовщик сканирует молоко, на экране высвечивается — кефир. Как обычно, человеческий фактор этого не замечает и вносит посчитанное количество — 60. А терминал не принимает, и сообщает, что возникла опасность пересортицы! Кладовщик включает мозги и исправляет ситуацию. Даже если он примет их в обратной последовательности, обмануть терминал все равно не удастся.    

В процессе приемки могут возникать и многие другие нештатные ситуации. Но с разрешения товароведа умный терминал всегда готов внести соответствующие коррективы и принять правильное решение. Например, пришел заказанный товар с новым неизвестным штрих-кодом. Товаровед проверяет соответствие товара заказу и добавляет новый штрих-код в справочник. Терминал готов к дальнейшей работе.   

Кстати, с помощью этого же терминала на складе и в торговом зале проводятся еженедельные инвентаризации. Времени на это уходит не более двух часов.   

Таким образом, уже на первом этапе циркуляции товара по магазину решаются главные проблемы: 
— все товары автоматически согласовываются и проводятся в строгом соответствии с первоначальным заказом, поэтому пересортица практически исключается. 
— поставщику не удается незаметно втиснуть ненужный товар. 
— магазин не примет у поставщика товары в количествах, превышающих текущие потребности.    

После приемки товара информация из терминала идет одновременно по трем направлениям: 
1. Принятая накладная попадает в компьютер бухгалтера по работе с первичными документами. Его задача заключается только в том, чтобы сверить полученные данные с накладной поставщика, утвердить её, и ввести дату предполагаемой оплаты. Далее программа сама информирует, когда, кому, зачем и каким образом надо заплатить. При ощутимом изменении приходных цен можно сразу провести переоценку с автоматической распечаткой новых ценников. 
2. Информация о поставке поступает на рабочее место товароведа. Из нее видно, что поступило, чего привезли недостаточно, а чего не привезли вообще. Также легко заметить выделенные красным цветом позиции, цены которых отличаются от первоначально оговоренных в большую сторону. Можно сразу связаться с поставщиком, обсудить результаты поставки и планы на будущее. 
3. Кладовщик на своем компьютере видит текущее состояние склада и торгового зала. Для обеспечения четкой работы склада руководство устанавливает рекомендуемые остатки по каждой позиции в торговом зале. Исходя из них, программа автоматически готовит внутреннюю накладную для переброски части поступившего товара в зал для достижения нужных запасов. Кладовщик проверяет ее, корректирует и утверждает. Переброска готова. Дело за грузчиками.   

Каково главное отличие  системы «Квазар» от многих, ныне действующих? Согласованный с поставщиком заказ проходит весь путь от прихода товара до его реализации через POS-терминалы без ручного выбора и ввода данных. Исключены все звенья, способные привести к ошибке, путанице и пересортице.    

Давайте посчитаем, сколько  человек упоминалось в описанном процессе: 
— кладовщик 
— товаровед (менеджер по заказам) 
— бухгалтер 
— пара грузчиков   

Нет больше нужды и в администраторе зала. Все вопросы мониторинга и поступления товаров в торговый зал выполняет компьютер, управляемый кладовщиком. Остальные задачи вполне по силам совместить старшему кассиру.    

Теперь посчитайте, сколько  у вас занято сотрудников? И насколько точно и аккуратно они справляются со своими обязанностями? Для удобного примера возьмем один из небольших супермаркетов, которых в Москве большинство. Вот каким был ежедневный штат сотрудников, когда мы туда пришли: 
— кладовщик 
— оператор по вводу накладных (иногда два) 
— товаровед 
— бухгалтер 
— администратор зала 
— старший кассир 
— два (!!!) менеджера по заказам. Сидели до ночи, но не успевали все правильно заказать. 
— конечно же, грузчики. Никакой компьютер здесь не поможет. 
— Коммерческий директор. Должен был неустанно следить за действиями всех остальных, постоянно совершающих ошибки. А как их не совершать, если компьютеры врут…   

После внедрения системы  штат сократился до расчетного. Единственный менеджер по заказам вовремя уходит домой. Коммерческий директор занялся, наконец, глобальными проблемами развития. Закончилась нервотрепка с пересортицей. Нагрузка на оставшихся сотрудников не увеличилась. Скорее наоборот. Период времени от разгрузки до поступления в торговый зал со всеми соответствующими проводками, оформлениями и утверждениями сократился до 15 минут. Затраты на внедрение системы «Квазар» окупились за 2 месяца.