Коммерческая деятельность по материально-техническому обеспечению организации материальными ресурсами

Решая эту задачу, работники органов  снабжения должны изучать и учитывать  спрос и предложение на все  потребляемые предприятием материальные ресурсы, уровень и изменение  цен на них и на услуги посреднических организаций, выбирать наиболее экономичную  форму товародвижения, оптимизировать запасы, снижать транспортно-заготовительные  и складские расходы.

Содержание функций органов  снабжения предприятия включает три направления.

1. Планирование, которое предполагает:

• изучение внешней и внутренней среды предприятия, а также рынка отдельных товаров;
• прогнозирование и определение потребности всех видов материальных ресурсов, планирование оптимальных хозяйственных связей;
• оптимизацию производственных запасов;
• планирование потребности материалов и установление их лимита на отпуск цехам;
• оперативное планирование снабжения.

2. Организация, которая включает:

• анализ всех источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах с целью выбора наиболее оптимального;
• заключение с поставщиками хозяйственных договоров на поставку продукции;
• получение и организацию завоза реальных ресурсов;
• организацию складского хозяйства, входящего в состав органов снабжения;
• обеспечение цехов, участков, рабочих мест необходимыми материальными ресурсами;

3. Контроль и координация работы, в состав которых входят:

• контроль за выполнением договорных обязательств поставщиков, выполнение ими сроков поставки продукции;
• контроль за расходованием материальных ресурсов в производстве;
• входной контроль за качеством и комплектностью поступающих материальных ресурсов;
• контроль за производственными запасами;
• выдвижение претензий поставщикам и транспортным организациям;
• анализ действенности снабженческой службы, разработка мероприятий по координации снабженческой деятельностью и повышение ее эффективности.

В условиях рынка у предприятий  возникает право выбора поставщика, а значит, и право закупки более  эффективных материальных ресурсов. Это заставляет снабженческий персонал предприятия внимательно изучать  качественные характеристики продукции, изготовляемой различными поставщиками.

Критериями выбора поставщика могут  быть надежность поставки, возможность  выбора способа доставки, время на осуществление заказа, возможность  предоставления кредита, уровень сервиса  и др. Причем соотношение значимости отдельных критериев с течением временем может меняться.

Организационное построение, характер и методы работы служб снабжения  на предприятиях отмечаются своеобразием. В зависимости от объемов, типов  и специализации производства, материалоемкости продукции и территориального размещения предприятия складываются различные  условия, требующие соответствующего разграничения функций и выбора типа структуры органов снабжения. На небольших предприятиях, потребляющих малые объемы материальных ресурсов в ограниченной номенклатуре, функции  снабжения возлагаются на небольшие  группы или отдельных работников хозяйственного отдела предприятия.

На большинстве средних и  крупных предприятий эту функцию  выполняют специальные отделы материально-технического снабжения (ОМТС), которые построены  по функциональному или материальному  признаку. В первом случае каждая функция  снабжения (планирование, заготовка, хранение, отпуск материалов) выполняется отдельной  группой работников. При построении снабженческих органов по материальному  признаку определенные группы работников выполняют все функции снабжения  по конкретному виду материалов.

Характерный тип структуры службы снабжения — смешанный когда товарные отделы, группы, бюро специализированы на снабжении конкретными видами сырья, материалов, оборудования. Однако наряду с товарными в состав отдела снабжения входят функциональные подразделения: плановое, диспетчерское.

Смешанный тип структуры отдела снабжения — наиболее рациональный метод строения, который способствует повышению ответственности работников, улучшению МТО производства.

Плановое бюро (группа) выполняет  функции по анализу окружающей среды  и рыночным исследованиям, определению  потребности в материальных ресурсах, оптимизации рыночного поведения  по наиболее выгодному обеспечению, формированию нормативной базы, разработке планов снабжения и анализу их выполнения, контролю за выполнением  поставщиками договорных обязательств.

Товарное бюро (группа) выполняет  комплекс планово-оперативных функций  по обеспечению производства конкретными  видами материальных ресурсов: планированию, учету, завозу, хранению и отпуску  материала в производство, т.е. регулирует работу материальных складов.

На предприятиях машиностроения служба снабжения кроме отдела МТС включает и отдел внешней кооперации, который может входить в состав ОМТС.

Организация снабжения подразделений (цехов и участков) предприятия. 

Обеспечение цехов и производственных участков материальными ресурсами  является завершающим этапом материально-технического обеспечения. Формы организации  этого процесса зависят от конкретных производственных условий, особенностей потребляемых материалов, типа производства и других факторов. Рациональная организация  сводится к определению потребности  цехов в материалах и установлению лимитов, подготовке материалов к производственному  потреблению, отпуску и доставке их на рабочие места, контролю за расходованием  материальных ресурсов.

Обеспечение материальными ресурсами  производственных цехов, участков и  других подразделений предприятия  предполагает выполнение следующих  функций:

• установление количественных и качественных заданий по снабжению (лимитирование);
• подготовка материальных ресурсов к производственному потреблению;
• отпуск и доставку материальных ресурсов со склада службы снабжения на место ее непосредственного потребления или на склад цеха, участка;
• оперативное регулирование снабжения;
• учет и контроль за использованием материальных ресурсов в подразделениях предприятия.

Функции материально-технического снабжения  на предприятии выполняют два  отдела: материально-технического снабжения  и внешней кооперации. Первый обеспечивает поставки сырья и материалов, второй — комплектующих изделий и  полуфабрикатов. Оба отдела подчиняются  заместителю директора по коммерческим вопросам. В их подчинении находятся склады общезаводского назначения. В структуре служб снабжения предприятий преобладают товарные (материальные) отделы, группы, бюро, специализирующиеся на снабжении производства отдельными видами ресурсов. Первая планирует экономические показатели и определяет эффективность поставок, вторая обеспечивает транспортное обслуживание

В деле организации материально-технического снабжения предприятия немаловажную роль играют так называемые лимиты, которые представляют собой своеобразную норму расхода сырья, материала, необходимую и достаточную для  производства качественной продукции. Лимиты на все виды сырья и материалов, потребляемые на предприятии, составляют соответствующие технические службы предприятия совместно с отделом  главного технолога и представителями  органов материально-технического снабжения.

Лимит всегда устанавливается с  учетом величины производственной программы  предприятия и технического состояния  производства. Разработанные лимиты находят отражение в сводной  ведомости в соответствии с номенклатурой  потребляемых материалов и утверждаются руководством предприятия. В силу сказанного этот документ приобретает статус распоряжения, обязательною к исполнению всеми  производственными службами.

Лимит должен соответствовать фактической  потребности цехов в материалах, устанавливаться на основе прогрессивных  норм расхода, размеров цеховых запасов, носить строго целевой характер.

Отпуск материалов может осуществляться:

• по разовым требованиям — при выдаче вспомогательных материалов и материалов, идущих на ремонтно-эксплуатационные нужды;
• по лимитным картам — когда материалы потребляются постоянно в течение планового периода;
• по комплектовочным ведомостям — когда по условиям производства требуется комплектование материалов и деталей в пределах лимита.

 Сверхлимитный отпуск производится  по специальным требованиям с  разрешения заместителя директора  по коммерческим вопросам.

Материалы в цеха могут завозиться по заранее разработанному графику  транспортными рабочими складов  отдела снабжения с использованием кольцевой, маятниковой и других систем доставки.

Установленный лимит фиксируется  в план - карте, лимитной карте, лимитной или заборной ведомости, которые  направляются складу и цеху-потребителю.

План - карта обычно применяется  в массовом и крупносерийном производстве, т.е. в условиях стабильной потребности  и четкой регламентации производства. В ней указываются установленный  цеху лимит по каждому виду материалов, сроки и величина подачи партии. В соответствии с планкартами склад своими транспортными средствами доставляет партии материалов каждому цеху в установленные сроки. Отпуск их оформляется приемно-сдаточными накладными. В бланке план - карты ведется текущий учет выполнения плана поставок.

Лимитная карта используется в  тех случаях, когда жесткая регламентация  поставок внутри месяца по срокам и  объемам затруднительна (серийное и  индивидуальное производство). В лимитной карте указываются месячная потребность  в материале, величина запаса и месячный лимит расхода.

В лимитную ведомость включаются обычно группа однородных материалов или все  получаемые с данного склада материалы.

Заборные ведомости (карты) вводятся при лимитировании расхода вспомогательных  материалов, обычно в случаях, когда  потребность в них неравномерная  и отсутствуют достаточно точные нормы расхода. Отпуск материалов по заборным картам (ведомостям) регламентируются заранее установленными сроками (обычно раз в месяц или квартал). В заборной карте указываются количество материала, который может расходовать цех, и сроки его получения.

Служба снабжения отвечает за своевременную  и качественную подготовку материальных ресурсов к производственному потреблению, для чего выполняет работы по распаковке, расконсервации, комплектовке, которые  согласовываются с технологической  службой предприятия.

При такой организации материально-технического обеспечения цеха получают материалы, заполняя лимитно - заборные карты или  разовые накладные и, как правило, самостоятельно доставляют их в цеховые кладовые.

При активной системе обеспечения  доставка материалов в цеха осуществляется заводской службой транспортного  хозяйства по разработанному графику, что создает возможность существенно  снизить расходы на содержание разветвленной  сети заводского материально-технического обеспечения путем прямой, минуя  заводские складские помещения, поставки материалов на рабочие места. Вместе с тем возможен и другой способ организации системы материально-технического обеспечения цехов. Он состоит в  том, что в обязанность материально-технических  складов входит наряду с организацией хранения и учета товарно-материальных ценностей еще и подготовка их к запуску в производственный процесс. Это, конечно, приводит к удорожанию содержания складского хозяйства через создание участков по предварительной подготовке материалов и сырья. Выбор той или иной системы, типа, характера материально-технического обеспечения зависит от специфики функционирования производства, его организационно-производственного типа и местонахождения предприятия.

На больших предприятиях отделы снабжения строятся в основном по функциональному признаку. В этом случае подразделения отдела занимаются вопросами материально-технического снабжения по всем видам ресурсов, необходимых для функционирования предприятия. Численность работников отделов снабжения зависит от следующих факторов: объема производства, отраслевой принадлежности предприятия, состояния транспортного обслуживания. В своей деятельности службы снабжения активно взаимодействуют с финансовым отделом, бухгалтерией, планово-экономическим, техническим и производственным отделами.