Корпоративный портал, как инструмент повышения эффективности предприятия

Корпоративный портал, как инструмент повышения  эффективности предприятия

Корпоративный портал, иначе говоря, интранет, представляет собой внутренний сайт компании, на котором расположена информация, предназначенная для сотрудников  данной организации. Каждая компания сама определяет, что будет размещено на корпоративном портале: кто-то ограничивается памяткой для новичков и основными новостями, другие переносят большие объемы данных.

Использование данного ресурса, как в небольших, так и крупных компаниях, имеет ряд своих преимуществ, а именно: 

- Помогает сотруднику  ощутить себя частью единой  компании, делая его активным  участником ее жизни вне зависимости  от удаленности центрального  офиса, что обеспечивает мотивацию  без каких-либо психологических  или денежных поощрений.

- Способствует  повышению эффективности работы  путем обеспечения мгновенного  доступа к любой необходимой  информации – общие сведения  обо всех работниках (имена, контакты, фотографии и пр.), новости компании, различная справочная информация (шаблоны документов, инструкции по их заполнению, каталоги поставщиков, данные партнеров и пр.), объявления и фото отчеты с корпоративов и других мероприятий. 

- Облегчает поиск  и подбор сотрудников внутри  компании

- Позволяет проводить  обучающие курсы для молодых сотрудников в режиме онлайн, тем самым, ускоряя их адаптацию в компании в несколько раз

- Облегчает обучение  и оценку сотрудников, позволяя  проводить онлайн тестирования, внедрять системы корпоративного  обучения и т. д. 

- Способствует  созданию корпоративной культуры и объединению персонала, увеличивая тем самым результативность и скорость работы сотрудников компании

Как уже было сказано выше, каждая компания сама решает, каким должен быть интранет, именно поэтому для получения  максимальной эффективности от внедрения этого ресурса, следует особенно тщательно подойти к задаче по разработке корпоративного портала. Возникает закономерный вопрос: «кто должен этим заниматься?».

Сперва выбор  может пасть на IT специалиста, однако сразу можем сказать, что он по большей части ошибочный. На данном этапе уже нужно определиться с функциями будущего интранет-портала, однако сотрудник IT отдела не достаточно компетентен в данном виде анализа. Он может взять на себя ответственность за внедрение и поддержку будущего ресурса, но не более того. Поэтому для решения этих вопросов следует обратиться к маркетологу, HR-специалисту и внутреннему PR-специалисту, конечно, если таковые имеются

Когда участники  определены, следует приступить к  реализации проекта. Чтобы не запутаться в своей работе, советуем разбить ее на задачи.

Задача №1: Определите требования 

Понимание, чего Вы хотите от будущего ресурса, является 50% успеха, поэтому не ленитесь, описывая все свои требования относительно функционирования интранет. Компании-разработчики могут предложить свою помощь в данном вопросе, однако не в Ваших интересах перекладывать работу на поставщика, ведь никто лучше Вас не может знать, что требуется именно Вашей фирме. Здесь потребуется провести комплексный анализ внутренней среды организации. 

Задача №2: Определите цели

Теперь пришло время задастся вопросом «что мне  даст корпоративный портал?». Ответы и будут целями ресурса. Помните, цели должны быть конкретными и измеримыми – поставленные в начале разработке расплывчатые цели, не дадут измерить эффективность внедрения интранет-портала в конце. 

Задача №3: Обозначьте заинтересованных лиц

На данном шаге определяется, какая информация и  для каких групп лиц будет  доступна на будущем портале. Поговорите с руководителями всех отделов компании, ведь каждый сотрудник фирмы будет  полноправным участником нового ресурса, а кому, как не руководителям, лучше знать, что нужно их подчиненным.  

Задача №4: Выйдите в Интернет

Изучите всю  доступную информацию об интересующем Вас проекте: опыт пользователей, демо-версии, принт-скрины и т. д. После чего определите, что из всего этого можно использовать в своей системе

Задача №5: Структурируйте информацию

На данном этапе  следует составить карту интранет-портала  в виде списка либо схемы. Помните, что  самое главное в структурировании информации – быстрота ее поиска, самая  важная должна находиться в три клика. 

Задача №6: Не забывайте о дизайне

Дизайн –  немаловажная часть разработки интранет-портала, он влияет на удобство работы пользователя в системе, поэтому ни в коем случае не забывайте о нем. Вспомните  примеры корпоративных порталов, которые Вы нашли, решая задачу №4, посмотрите предлагаемые примеры дизайна вашим разработчиком. Сделайте пометки, что Вам нравится, что предпочли бы изменить. Не забудьте о корпоративном стиле.

Задача №7: Подготовка интранет к внедрению

Покажите всем сотрудникам фирмы макет будущего корпоративного портала, расскажите о его возможностях. Возможно, коллеги подскажут, какой информации не хватает и что лучше изменить или убрать вовсе. Таким образом, Вы не только исправите недочеты, но и проинформируете коллектив компании о планируемом запуске ресурса. 

Не забывайте, что самое главное при создании корпоративного портала – это  люди и поддержка руководящего состава  фирмы, без учета их мнений разработка и внедрение интранет-портала  окажется бесполезными, ведь если в  итоге ресурс не будет востребованным, то он просто умрет. 

И все-таки, прежде чем решиться или не решиться на разработку корпоративного портала, следует  узнать о его плюсах и минусах. 

Плюсы:

- Возможность  структурирования горизонтальных  и вертикальных бизнес-процессов.  Каждый участник процесса видит, что было сделано и что требуется сделать в данный момент. Незаменимая вещь при большом штабе сотрудников. 

- Налаживание  контактов среди работников компании. Кроме стандартной информации (списки  сотрудников с фотографиями и  контактной информация – крайне полезная вещь для новых сотрудников), в интранет часто добавляют форумы и блоги для лучшего сплочения коллектива. 

- Наличие электронной  библиотеки. Все необходимые для  работы документы размещены в  одном, доступном для всех месте.  С помощью данной функции даже заболевший сотрудник, вынужденный работать на дому, остается полноценным участников рабочего процесса. 

- Четко определенные  права доступа. Закрытая информация  будет показана только тем,  кто имеет к ней доступ.

Минусы:

- Вероятность утечки информации. При внедрении интранет-портала, компания должна в первую очередь заботиться о безопасности проекта, чтобы информация с грифом «совершенно секретно» не оказалась на столе конкурента. 

- Высокая стоимость  разработки и необходимость постоянной поддержки. Интранет-портал мало просто создать, его еще требуется постоянно обновлять и пополнять, а это еще один дополнительный пункт в расходах. 

Пришло время  подвести итог. Решаться на разработку корпоративного портала, следует только после подсчета коэффициента полезного действия ресурса. Только после этого можно предпринимать какие-то действия, в противном случае есть вероятность, что портал окажется бессмысленной обузой, а потраченные на него деньги лишь пошатнут бюджет.