Поняття та необхідність управлінського контролю

План

 

1. Поняття та необхідність управлінського контролю
2. Основні характеристики (вимоги) ефективної системи контролю
3. Процес та етапи контролю

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Поняття та необхідність управлінського контролю

Поняття "контроль" вважається одним із найважливіших у менеджменті. Проте існує надзвичайно велика кількість його тлумачень.

Так, у підручнику Менеджмент - Дикань Н.В надається таке тлумачення контролю:

Контроль — це процес досягнення організацією цілей.

Процес контролю полягає  у визначенні стандартів, фактично досягнутих результатів та здійсненні корегувань, якщо досягнуті результати суттєво відрізняються від визначених стандартів.

На думку цього автора зазначається, що одна з найважливіших  причин здійснення контролю полягає  в тому, що будь-яка організація безумовно зобов'язана бути здатною своєчасно фіксувати свої помилки та виправляти їх доти, доки вони перешкодять досягненням цілей організації.

У підручнику Менеджмент - Рульєв В. А. відмічається, що Управлінський контроль є одною із основних функцій менеджменту, ціль якої кількісна і якісна оцінка праці та облік результатів роботи організації. Головними інструментами реалізації цієї функції є спостереження, перевірка всіх сторін діяльності, облік та аналіз. За результатами контролю проводиться корегування раніше прийнятих рішень, планів, норм і нормативів.

Контроль - це обов'язкова функція менеджменту, є заключною  стадією управлінського процесу  і відіграє роль зв'язуючої ланки  між керуючою і керованою системами.

Автор наводить декілька причин які обумовлюють необхідність управлінського контролю:

1) необхідність спостерігати  за тим, чим працюючі зайняті,  що і як вони роблять; 2) постійні  зміни в оточуючому середовищі  з якими організація та їх  менеджери стикаються, вимагає відповідного  реагування. 3) це постійно зростаюча складність роботи організацій, які займаються бізнесом, внаслідок росту їх розмірів і масштабів виробництва.

За підручником Менеджмент – Друкер П. контроль – це кінцевий результат. Але автор більш говорить за механізми контроля, що мають справу з фактами, тобто подіями минулого. За його словами, існують три основні характеристики механізмів контролю в будь-якому соціальному інституті. 1) Механізми контролю не можуть бути ні об'єктивними, ні нейтральними; 2) Механізми контролю повинні зосереджуватися на результатах; 3) Механізми контролю потрібні як для подій, що піддаються оцінці, так і для подій, що не піддаються їй.

Висновок

Проаналізувавши підходи  до базового визначення «контроль» можна  дійти висновку, що в працях усіх 3 авторів вона розглядається як одне з ключових понять менеджменту як науки.

Але в трактуванні визначення спостерігається  суттєва відмінність. Так, наприклад, у підручнику Менеджмент - Дикань Н.В контроль передбачає управління, що дає змогу виявити проблеми та відповідно скорегувати діяльність організації до того, як проблеми переростуть у кризу. А в підручнику Менеджмент - Рульєв В. А. контроль служить засобом не як виправлення помилок, а запобігання їх.

В третьому ж підручнику американський економіст Пітер Друкер, на відміну від перших двох, де все базується на принципах та певній системності, зазначає, що єдиний спосіб уникнути небажаної ситуації - це забезпечити керівника такою кількістю механізмів контролю, при якому вся система втрачає свою значимість і перетворюється на простий струс повітря.

 

2.Основні характеристики  ефективної системи контролю

У підручнику Менеджмент - Дикань Н.В розрізняють такі характеристики ефективного контролю: 1) стратегічна спрямованість. Контроль повинен мати стратегічний характер, тобто відображати загальні пріоритети організації та підтримувати їх;

2) орієнтація на результати. Кінцева  мета контролю полягає не в  тому, щоб зібрати інформацію, встановити  стандарти та виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити завдання, які має організація;

3) відповідність до справи. Щоб  бути ефективним, контроль має  відповідати контрольованому виду  діяльності. Він повинен об'єктивно  визначати й оцінювати те, що  справді важливо;

4) своєчасність. Система ефективного  контролю — система , що дає  потрібну інформацію певним особам до того, як розвинеться криза;

5) гнучкість. Контроль, як і плани,  має бути достатньо гнучким  та пристосовуватися до змін, що відбуваються;

6) простота. Найпростіші методи  контролю потребують менших зусиль  та є ефективнішими;

7) економічність. Якщо підсумкові  витрати на систему контролю  перевищують переваги, що створюються  ним, організації краще не використовувати  цю систему контролю взагалі  або запровадити менш ретельний  контроль.

У підручнику Менеджмент - Рульєв В. А. контроль має відповідати наступним принципам задля  успішного здійснення ним функцій:

всеохоплюючим, тобто утримувати в  полі зору основні сфери діяльності організації - зовнішню ситуацію і внутрішні  процеси;

постійним і оперативним, тобто  повинен здійснюватися постійно з певними інтервалами часу і обов'язково своєчасно або з деяким випередженням, в цілях усунення виявлених недоліків;

об'єктивним і безперервним, означає  щоб висновки контролерів були аргументованими, будувалися на достовірних фактах, встановлених за допомогою доказів і свідчень, а сам процес контролю здійснювався постійно;

масовим і гласним, що передбачає всеосяжність контролю, поширення його на всі види діяльності, структурні підрозділи і усіх працюючих в організації;

дієвим і плановим, означає, що за результатами контрольних перевірок повинні вживатись заходи, спрямовані на ліквідацію виявлених недоліків. Плановість необхідна для уникнення як зайвого контролю так і безконтрольності за деякими видами діяльності або працівниками;

мати кінцеві результати, тобто контроль розглядається як засіб досягнення цілей;

гнучким, тобто контроль повинен бути тісно зв'язаний з плануванням, системою управління, зі змінами в структурі організації, інакше він буде запізнюватися і стане недієздатним;

орієнтованим на людину, передбачає не тільки об'єктивність контролю, але його доброзичливість, виключення будь якого стеження за людиною, що істотно може погіршити морально-психологічний клімат в колективі;

економічним, означає, що користь від контролю повинна перевищувати витрати на його проведення. З цієї причини необхідно скоротити до мінімуму всі пов'язані з контролем витрати на технічні засоби, збір, переробку і зберігання інформації.

Щодо підручника Менеджмент – Друкер П., то в ньому, щоб менеджер мав контроль, механізми контролю повинні відповідати таким вимогам:

бути економічними;

бути значимими;

бути доречними;

бути поєднані;

бути своєчасними;

бути простими;

бути функціональними.

Висновок

Як ми бачимо, в усіх трьох підручниках є багато чого схожого щодо вимог ефективного контроля в організації. Наприклад, контроль як принцип економії. Чим менше зусиль потрібно докласти для здійснення контролю, тим краще розроблена система управління. Чим менше механізмів контролю може знадобитися, тим більш ефективними вони, вірніше за все, будуть. І дійсно, збільшення числа механізмів контролю зовсім не забезпечує більш ефективного контролю і призводить лише до більшої плутанини. Також як складні механізми контролю просто не працюють. Вони здатні лише ще більше заплутати. Вони відводять від того, що дійсно необхідно контролювати, і змушують зосередити увагу на механіці і методології контролю. Але якщо людині необхідно знати, як працює контроль, до того, як він почне його здійснювати, то можна стверджувати, що він не володіє абсолютно ніяким контролем. І якщо йому доводиться сидіти і розмірковувати, що передбачає те чи інше вимір, то це також означає, що у нього в розпорядженні немає ніякого контролю.

Але все ж таки, незважаючи на всі ці однакові принципи, є суттєва відмінність між тим, як трактується одна з характеристик ефективного контролю – це на що або на кого орієнтований контроль. Так, у підручнику Менеджмент - Дикань Н.В, на відміну від підручника Менеджмент - Рульєв В. А., орієнтація контролю відбувається на результати, а не на людину.

3.Процес та  етапи контролю

У підручнику Менеджмент - Дикань Н.В викладаються у процедурі контролю три такі основні етапи:

1) вироблення стандартів  і критеріїв;

2) зіставлення з ними  реальних результатів;

3) вжиття необхідних  корегуючих дій.

На кожному етапі  реалізується комплекс різних заходів.

1. Встановлення стандартів. Перший етап процедури контролю  свідчить, наскільки близько поєднані  функції контролю та планування. Стандарти — це конкретні цілі, які можна змінити й обмежити  в часі.

2. Порівняння досягнутих результатів зі встановленими стандартами. Менеджер має визначити, наскільки досягнуті результати відповідають його очікуванням. Діяльність, що здійснюється на цьому етапі контролю, є найпомітнішою частиною всієї системи контролю. Вона полягає у визначенні масштабу відхилень, результатів, передачі інформації та її оцінюванні.

3. Дії. Менеджер повинен  обрати одну з трьох ліній  поведінки: не вживати жодних  заходів, усунути відхилення або  переглянути стандарти.

Не вживати ніяких заходів. Якщо порівняння фактичних результатів зі стандартами свідчить про те, що визначені цілі досягаються, ліпше нічого не застосовувати.

Усунути відхилення. Сутність корегування полягає в тому, аби  зрозуміти причини відхилень  і повернути діяльність організації  у правильному напрямі.

Переглядання стандартів. Не всі помітні відхилення від  стандартів потрібно усувати.

У підручнику Менеджмент - Рульєв В. А. процес контролю складається із декількох етапів.

На першому етапі  формуються цілі, обираються методи і  форми контролю, розробляється програма і визначаються параметри функціонування і розвитку організації, безпосередні виконавці контролю, строки його здійснення, форма звітності.

На другому етапі вибирають основні контрольні об'єкти, здійснюють збір облікових даних, матеріалів спостережень і замірів; проводять обробку одержаної інформації, розраховують необхідні показники, проводять групування даних, складають аналітичні таблиці, графіки та діаграми, які дозволяють зробити об'єктивну оцінку діяльності організації.

Третій етап полягає в одержання інформації про досягнуті результати і співставлення їх з відповідними нормативами, що дозволяє визначити відхилення від стандартів.

Заміри є самим трудомістким і дорогим елементом контролю. На їх долю припадає основна частина  витрат. Інформація призначена для потреб контролю, повинна бути своєчасною, точною, дозволяти приймати обґрунтовані рішення. Джерелами такої інформації слугують постійні цільові спостереження, бухгалтерська звітність, опитування, підсумкові звіти, спеціальні аналітичні огляди.

Четвертий етап включає корегування діяльності організації, модифікацію цілей, перегляд планів, перерозподіл завдань, удосконалення технології виробництва і управління. Але до змін необхідно відноситись обережно. Якщо справи йдуть нормально і поставлені цілі в основному досягаються, краще не вносити в діяльність зміни, оскільки ті чи інші відхилення не завжди порушують нормальний хід роботи. Систему корегування необхідно впроваджувати тільки при реальній небезпеці.

Висновок

Отже, порівнявши етапи та процес контролю, можна зробити наступні висновки:

Ці два підручника абсолютно однаково викладають суть процесу контролю, відмінністю є  лише те, що у підручнику Менеджмент - Рульєв В. А. наявно 4 етапи замість 3х у підручнику Менеджмент - Дикань Н.В. Це пов’язано з тим, що другий підручник більш трудомістко розподілив та описав процес. Так, наслідком цього, По параметрам, які оцінювалися в процесі контролю можуть бути одержані результати трьох видів:

позитивні, коли фактичні параметри вище запланованих. В цьому випадку корегуючи дії направляють на посилення заходів, які привели до такого результату (наприклад, збільшуються винагороди праці, розширюються виробничі потужності тощо);

негативні, коли фактичні результати виявилися гіршими за планові. Визначені в процесі аналізу фактори дозволяють обґрунтувати заходи по виправленню існуючого положення (наприклад, посилення керівництва, підвищення рівня кваліфікації працівників, а в деяких випадках навіть перегляд стандартів і нормативів);

нейтральні, коли організація функціонує у відповідності з планом і ніяких корегуючих дій непотрібно, але це не означає припинення процесу оцінки, тому що баланс між стандартами і фактичними показниками може бути порушеним в кожний момент.

Список використаної літератури

 

1. Дикань Н.В. Менеджмент : навч. посібник / Н.В. Дикань, I.I. Борисенко. – К.: Знання, 2008. – 389 с.

2. Рульєв В. А. Менеджмент: навч. посібник / В. А. Рульєв, С. О.  Гуткевич. – К. : Центр учбової  літератури, 2011. – 312 с.

3. Друкер, Питер, Ф., Макьярелло, Джозеф А. Менеджмент.: Пер. с англ. — М.: ООО “И.Д. Вильямс", 2010. —704 с.