Пресс-служба и организация специальных событий

17

Нижневартовский Государственный Гуманитарный Университет

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу «Связи с общественностью» на тему:

"Пресс-служба и организация специальных событий"

              Выполнила:

              студентка гр. СКСиТ-31

              Педь Л.А.

              Проверила:

              Кудрина А.Ю.

г. Нижневартовск, 2011

Содержание

Введение………………………………………………………………………...3

Пресс-служба: основные функции и задачи…………………………………4

Специальные события…………………………………………………………7

Роль пресс-службы в организации специальных событий………………..14

Заключение……………………………………………………………………16

Библиография………………………………………………………………...17

Введение

Темой данной контрольной работы является "Пресс-служба и организация специальных событий". С одной стороны, сегодня на жизнедеятельность людей оказывают свое воздействие усилия специалистов по связям с общественностью. В их арсенале имеется большое количество разнообразных технологий, среди которых далеко не последнее место занимает организация специальных событий.

С другой стороны, в эпоху телевидения, глобальных телекоммуникаций, Интернет, общественное мнение формируется в значительной степени под воздействием того, что люди читают в центральной, местной, специальной прессе. Пресса служит для организации, во-первых, каналом широкого информирования общественности самой организации, а во-вторых, источником информации, необходимым для принятия решений. Это обуславливает необходимость наличия в структуре любой организации пресс-службы. Следовательно, чтобы умело воздействовать на общественное мнение, используя средства массовой информации, необходимо четко знать, в чем состоят функции и задачи пресс-службы, каковы направления ее деятельности. Это подтверждает актуальность рассматриваемой темы.

Пресс-служба: основные функции и задачи

Пресс-служба – это отдел сбора и обработки информации по материалам печати. [3, стр.585]

Предназначение пресс-службы – обеспечить максимальный объем публикаций или радио- и телепередач, содержащих информацию PR-характера об организации, для того чтобы добиться понимания явлений и процессов и предоставить необходимые знания.

Крупные организации имеют собственные пресс-службы или пресс-центры. Чаще всего они являются подразделениями отдела PR, а ответственный за связь с прессой подчиняется руководителю отдела PR. В небольших организациях эта функция может совмещаться с другими функциям исполнителя. Следует отметить, что работа пресс-службы становится все более формализованной. Еще несколько лет назад считалось, что развитие связей с общественностью несет в себе больше творчества, чем технологии. Сейчас мы наблюдаем все большую технологизацию этой работы.

Отделы по связям с прессой, вне зависимости от того, как они называются (пресс-служба, пресс-бюро, пресс-центр, пресс-секретарь), выполняют ряд задач. К ним относятся:

                  Создание и реализация стратегии информационной политики компании.

                  Формирование с помощью СМИ общественного мнения в соответствии со стратегией информационной политики компании.

                  Взаимодействие с российскими и иностранными средствами массовой информации в целях полного и объективного освещения деятельности компании.

                  Осуществление взаимодействия и развитие контактов с пресс-службами органов государственной исполнительной власти и местного самоуправления, компаний-партнеров, фирм, работающих на одном рынке с компанией.

                  Анализ тенденций и условий развития профильных СМИ.

                  Изучение материалов средств массовой информации в целях определения их позиций и подготовки для руководства компании обзоров этих материалов, аналитики и справок. [5]

К сожалению, отношения с общественностью (public relations) и отношения с прессой (press relations) часто обозначаются одной и той же аббревиатурой PR, иногда это вносит путаницу. Очень часто функции pr-специалиста и пресс-секретаря являются идентичными.

Поэтому следует выделить основные функции пресс-службы. К ним относятся:

                  Составление планов работы по реализации стратегии информационной политики компании.

                  Подготовка заявлений и сообщений для средств массовой информации, брифингов и пресс-конференций.

                  Оперативное распространение в СМИ официальных сообщений.

                  Ведение официального сайта компании, поддержка интерактивных сервисов, информационная переписка с посетителями сайта.

                  Контроль за упоминаниями о компании и руководства в Интернет-источниках, СМИ и неформальных коммуникационных ресурсах.

                  Поддержка рабочих контактов с главными редакторами СМИ, руководителями телерадиокомпаний.

                  Проведение пресс-конференций, брифингов, информационных встреч журналистов.

                  Участие в подготовке и проведении официальных визитов и рабочих поездок по стране и за рубеж в целях их освещения в средствах массовой информации.

                  Подготовка и передача средствам массовой информации теле-, фото - и аудиоматериалов, связанных с деятельностью компании.

                  Подготовка мониторингов. [4]

Отсюда видно, что пресс-служба, помимо оперативного распространения информации о деятельности компании и мониторинга СМИ, также осуществляет оперативное взаимодействие со СМИ в качестве представительских мероприятий. Но сегодня функции большинства пресс-центров включают также и организацию специальных событий.

Специальные события

Специальные события (special events) – это мероприятия, проводимые организацией в целях привлечения внимания общественности к самой организации, ее деятельности и продуктам. [1, стр.340-341]

Специально организованное событие позволяет усилить действие всех инструментов PR, достичь эффекта за счет их комплексного применения. Действие специальных событий усиливается за счёт оттенка сенсационности, оригинальности, присущего их содержательной и организационной составляющим.

Задача организации специального события – привлечение внимания и интереса общественности к организаторам и переключение на PR – обращение. Все факторы, включая выбор места, времени, определение бюджета и списка приглашённых, должны способствовать решению данной задачи. Специально организованное событие предполагает значительные затраты времени на планирование и подготовку.

Цели и задачи спецсобытия определяют круг участников и их роли, состав приглашенных. Далее разрабатывается детальная программа и сценарий, расписанный по минутам. Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов спецмероприятия не должно существовать – их следует оставить только для публики. [1, стр.341]

Специально организованные события могут быть самыми разнообразными по видам, поводам и форме проведении. В качестве особых событий могут быть представлены различные годовщины и юбилеи, выставки, аукционы, благотворительные вечера и тематически вечеринки, игры, спортивные мероприятия и конкурсы, показы мод, ярмарки и распродажи. На некоторых из спецсобытий можно остановиться более подробно.

Церемонии открытия. Церемонии открытия знаменуют собой начало нового бизнеса, становление новой услуги компании, – а именно открытие новой страницы в жизни компании.

Церемония открытия нового корпуса производственных мощностей, нового завода направлена на укрепление имиджа, улучшение репутации компании среди инвесторов, акционеров, дистрибьюторов, потребителей. Демонстрация современного оборудования и последних технологий косвенно свидетельствует о возможностях обеспечения высокого качества продуктов. Демонстрация хороших условий работы помогает привлечь лучшие кадры. Кроме того, церемония открытия способствует укреплению корпоративного духа и лояльности занятых.

Необходимость в паблисити, или позитивной известности, делает участие в церемонии открытия значимым не только для бизнеса, но и для политиков, государственных должностных лиц и неприбыльных организаций. Официальное открытие медицинского или образовательного учреждения часто обнародует серьезную общественную проблему и служит стартом для развертывания фандрайзинговой деятельности – сбора средств на решение социально-значимой проблемы или задачи.

Приемы. Прием – это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей, сопровождающееся угощением. Прием проводится:

а) по случаю торжественной даты - юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации,

б) по случаю посещения организации известного и почетного гостя, делегации фирмы-партнера,

в) в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе.

Целью проведения приема может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.

Приемы могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными, местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Подготовка приема включает следующие этапы: постановка цели приема, выбор формы приема, определение состава участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом (если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

Неформальные приемы проводятся в ситуациях, когда гостей "не ждали" заранее, чаще в небольших фирмах и экспромтом в неформальной обстановке. Это способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.

Посещения. Посещения – важная составляющая официальных встреч. Во время иностранных визитов президенты, наряду с проведением официальных переговоров, посещают ведущие театры и музеи, научные центры и технопарки, предприятия, университеты и мемориальные кладбища, пивные рестораны, спортивные комплексы и исторические места. Руководители компаний, принимающие официальных гостей, обычно знают, куда можно отвезти посетителей, чтобы лучше ознакомить их с культурой и историей своей территории – области, края, города. Гостям предлагают прогулки на катере по реке или в море на подводной лодке, поездку по заснеженной тундре; облет территории на вертолете. Важно, чтобы посещение местных достопримечательностей производило на гостей неизгладимое благоприятное впечатление о регионе, его людях, обычаях, нравах и природе.

К посещениям мест интереса компаний можно отнести поездки по регионам, часто называемые гoad-show. Эти туры представляют собой серию встреч, презентаций и переговоров с местным бизнесом и администрациями нескольких городов. Развитие интернет-коммуникаций позволяет проводить виртуальные посещения, или туры.

Презентации. Презентация – самостоятельная акция, которая может сочетаться с приёмом, пресс-конференцией, днем открытых дверей и другими спецсобытиями. Презентация – это представление организации, проекта, продукта, персоны аудитории. Так, презентация фирмы может проводиться:

                  по случаю открытия или создания фирмы,

                  ежегодно, например, – презентация, демонстрирующая новые достижения и результаты работы компании, ее новое лицо,

                  при выходе на новые рынки, например, презентация фирмы в стране создания филиала, подразделения или представительства.

Проведение презентации включает этапы:

1.                 Определение цели (или цепей и их приоритетов): привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров, – поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых, улучшение отношений с местной общественностью и/или администрацией.

2.                 Генерирование идеи (основного замысла) презентации и её концептуализация; определение места и сроков проведения, состава участников – хозяев и приглашенных; примерного бюджета. Лучше проводить презентации после обеда – в 15 часов. Длительность – 1,5-2 часа. После окончания – коктейль или фуршет продолжительностью 1-2 часа.