Облік касовиих операцій

Перевіряється також  правильність заповнення всіх реквізитів прибуткових і видаткових касових  ордерів та платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей (проставлення потрібних  дат, номерів, сум, підстав для їх виписки, наявність підписів службових осіб і одержувачів коштів, печаток, штампів, розписів про отримання готівки, правильність оформлення депонованих сум тощо). За окремими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями можуть вибірково перераховуватися суми виплаченої готівки.

Установлюється наявність  у підприємства журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових  документів та книги обліку прийнятих  та виданих касиром грошей (типові форми відповідно КО-3 і КО-5 і правильність їх ведення, а також правильність відображення в касових документах номерів кореспондуючих рахунків, відповідність між кореспонденцією рахунків, унесених до касової книги та проставлених у касових ордерах, наявність потрібних виправдувальних документів, що додаються до касових ордерів (заяви, накладні, рахунки, довідки тощо), і відміток про їх погашення. У касових документах, які викликають сумніви щодо їх справжності, перевіряється достовірність підписів одержувачів коштів і службових осіб, які дають пояснення щодо цього.

Виявлені в результаті перевірки порушення і висновки про ведення касової книги та касових документів зазначаються в розділі і акта перевірки.

Оприбуткування надходжень готівки:

Особлива увага під  час перевірки має приділятися  встановленню повноти та своєчасності оприбуткування касами підприємств готівкових надходжень, одержаних у результаті здійснення підприємством господарської діяльності (за реалізовану продукцію, продані товари, виконані роботи, надані послуги і за позареалізаційні операції).

Під час перевірки  аналізується загальний стан касових оборотів надходжень готівки з кас банку до кас підприємства на підставі банківських виписок за поточними рахунками підприємства.

Звіряються банківські виписки (за сумами коштів, що одержані з банку, і датами) та відповідні записи в касовій книзі з даними прибуткових касових ордерів. У разі потреби можуть також порівнюватися дані корінців грошових чеків з виписками банку.

Уся готівка, що надходить  до кас, має своєчасно та в повній сумі оприбутковуватися. Порядок оприбуткування готівки касами підприємств, у тому числі і при розрахунках із застосуванням РРО (РК) визначені в пункті 2.10 цього Положення.

Під час перевірки  контролюючими органами повного  і своєчасного оприбуткування коштів, що надійшли до каси підприємства від  здійснення господарської діяльності, записи в касовій книзі звіряються за сумами та строками з даними відповідних прибуткових касових ордерів (із залученням у разі потреби таких виправдувальних документів: товарних і касових чеків, розрахункових квитанцій, квитанцій до прибуткових касових ордерів, рахунків-фактур, товарно-транспортних і податкових накладних тощо). Перевіряється також проведення записів щодо реєстрації зазначених ордерів (за сумами і датами) у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.

За потреби поглибленої  перевірки повного оприбуткування в касі готівкових коштів, одержаних  з різних джерел, можуть аналізуватися  також обороти за відомістю журналу-ордеру 1 за дебетом субрахунку 301 "Каса в  національній валюті" порівняно  з оборотами за кредитом кожного корес­пондуючого рахунку/субрахунку (311 "Поточні рахунки в національній валюті", 370 "Розрахунки з різними дебіторами", 631 "Розрахунки з постача­льниками та підрядниками", 661 "Розрахунки за заробітною платою", 662 "Розрахунки з депонентами", 681 "Розрахунки за авансами одержаними" та іншими рахунками) з подальшим порівнянням їх із відповідними записами в касовій книзі та даними документів, які підтверджують фактичне одер­жання підприємством певних сум готівки у відповідні строки.

Крім того, для контролю за повним і своєчасним оприбуткуванням готівки конкретним підприємством контролюючі органи можуть застосовувати відповідні зустрічні документальні перевірки, що здійснюються безпосередньо на підприємствах-покупцях (замовниках), які сплатили готівкові копіти, шляхом залучення відповідних первинних документів та взаємного звіряння касових документів отримувачів готівки з даними покупців.

Під час перевірки  контролюючі органи мають брати  до уваги те, що за наявності в  касі підприємства готівки, яка не підтверджена прибутковими касовими ордерами, вона вважається неоприбуткованою в касі та зараховується в дохід підприємства.

Установлені під час  перевірки порушення порядку  оприбуткування надходжень готівки  відображаються в розділі II акта перевірки.

Дотримання встановлених лімітів каси:

Під час перевірки  дотримання підприємством ліміту каси визначається встановлений установою  банку ліміт каси, уточнюються  за наявними копіями заявок-розрахунків  та наказами (розпорядженнями) суми самостійно доведеного підприємством ліміту каси своїм відокремленим підрозділам.

Під час перевірок  з'ясовують те, як підприємство дотримується встановленого установою банку  ліміту каси, строків і порядку  здавання готівкової виручки, а також  своєчасність повернення в банк не витрачених у визначений строк коштів, виданих на оплату праці та інші виплати. При цьому має враховуватися те, що кошти, одержані з каси банку або направлені з виручки на виплати, пов'язані з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), можуть протягом 3-5 днів зберігатися в касі підприємства понад установлений ліміт каси.

Для визначення понадлімітних  залишків готівки в касі порівнюються записи про фактичні її залишки в  касі за касовою книгою з установленим підприємству лімітом каси за кожний день незалежно від того, здійснювалися в цей день касові обороти (надходження і витрати готівки) чи ні. Якщо в періоді, що перевіряється, виявлено перевищення ліміту каси, то визначаються, протягом якого часу (у днях) і які понадлімітні суми не здавалися в установлені строки до банку і з якої причини, а також загальна сума понадлімітних залишків.

Під час перевірок  мають також ураховуватися особливості  визначення понадлімітних залишків і порядку їх здавання до кас банків підприємствами торгівлі, громадського харчування та послуг.

При здійсненні цих перевірок  у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг також звертається увага  на необхідність забезпечення постійної  наявності в касах підприємств, що перевіряються, розмінної монети для видачі здачі.

Виявлені порушення встановленого ліміту каси відображаються у таблиці розділу III акта перевірки (зазначаються дані про діючий ліміт каси, фактичні залишки готівки каси в ті дні, коли було перевищено її ліміт, а також роз- рахунок загальної суми перевищення встановлених лімітів за кожний день).

Цільове використання готівки, одержаної в установі банку:

Особлива увага під  час перевірок має приділятися  цільовому використанню готівки, яку  підприємство (підприємець) одержує  в установі банку. Цільове призначення  цих коштів зазначається конкретним підприємством (підприємцем) при заповненні грошового чека встановленої форми і не повинно суперечити чинному законодавству України.

Під час перевірок  цільового використання готівки, одержаної  підприємством в установі банку, використовуються банківські виписки, касові книги, звіти касира, видаткові касові ордери, журнали-ордери 1 за кредитом субрахунку 301 "Каса в національній валюті", книги обліку придбання товарів (робіт, послуг), а також документи, що підтверджують факт витрачання готівкових коштів за призначенням. Крім того, можуть також використовуватися товарні та касові чеки, розрахункові квитанції, квитанції до прибуткових касових ордерів, проїзні документи, інші розрахункові документи, а також акти про закупівлю товарів (виконання робіт, надання послуг), платіжні (розрахунково-платіжні) відомості, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, договори купівлі-продажу, авансові звіти підзвітних осіб тощо.

Під час перевірки  підприємства порівнюються відповідні записи в касовій книзі та прибуткових касових ордерах з банківськими виписками щодо цільового призначення одержаних у банку коштів, що визначається за символами касових оборотів, які зазначаються в банківських виписках. У разі виникнення розбіжностей з'ясовуються їх причини.

Суми і напрями використання готівки, одержаної в касі банку, порівнюються з аналогічними показниками  їх фактичного витрачання із залученням відповідних виправдувальних документів. За результатами перевірки встановлюються конкретні факти нецільового використання готівки, з'ясовуються їх причини. Якщо лише частина одержаної в банку готівки була використана за цільовим призначенням, а інша не здана до каси підприємства, то сума витраченої на інші цілі готівки кваліфікується як нецільове використання коштів. Уважаються порушенням також випадки фактичного використання підприємством (підприємцем) одержаної в банку готівки за цільовим призначенням, але без надання підтверджувальних документів.

Результати перевірки  цільового використання готівки, одержаної в банку, зазначаються в розділі IV акта перевірки.

Контроль за видачею  значних сум готівки:

При здійсненні контролю за дотриманням ведення операцій з готівкою особлива увага має  приділятися операціям з одержання  підприємством (підприємцем) значних  сум (що перевищують еквівалент 10000 євро за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, установленим Національним банком) зі своїх банківських рахунків та їх цільовому використанню.

Під час перевірки  систематизуються згідно з банківськими документами всі випадки одержання підприємством (підприємцем) значних сум готівкових коштів, а за потреби використовуються також відповідні дані установ банків, у яких відкрито його поточні рахунки.

Під час перевірки  аналізуються обсяги готівки, періодичність  та структура її видачі, динаміка порівнянне з попередніми періодами. Звертається також увага на строки відкриття підприємством (підприємцем) рахунку; проведення ним операцій, що не є економічно виправданими або суперечать чинному законодавству (які не відповідають характеру його діяльності; перекази значних сум готівки на рахунки фізичних осіб; надходження і вилучення з рахунків готівки в сумах, яка перевищує звичайний грошовий обіг цього підприємства (підприємця); внесення на рахунки готівки з подальшим переказуванням її в стислі строки іншому підприємству; систематичне або повне зняття значних сум готівки в день її надходження на рахунок тощо).

Аналізується також  видача готівки в сумах, що становлять менше ніж 10000 євро, але які підприємство (підприємець), що перевіряється, одержувало зі свого рахунку регулярно протягом короткого періоду (тижня, декади, місяця).

За потреби для контролю за цільовим використанням значних  сум готівки, що одержані підприємством (підприємцем) в установі банку, можуть здійснюватися зустрічні перевірки.

Виявлені в результаті перевірки порушення зазначаються в розділі V акта перевірки.

Витрачання готівки  з виручки на виплати, пов'язані  з оплатою праці:

Під час перевірки  встановлюється дотримання підприємством  чинного порядку витрачання готівкової виручки, зокрема здійснення ним виплат, що пов'язані з оплатою праці, за наявності податкового боргу.

Крім того, береться до уваги, що згідно з пунктом 2.12 цього  Положення підприємству, яке має  податковий борг, забороняється витрачати  готівку з виручки, одержану від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) та позареалізаційних надходжень на виплати, пов'язані з оплатою праці, за винятком виплат через екстрені (невідкладні) обставини, що можуть здійснюватися з виручки.

Під час перевірки  контролюючі органи встановлюють, у які періоди підприємство, що перевіряється, мало податковий борг, що обліковується в органах державної податкової служби України.

Під час перевірки  встановлюються факти проведення підприємством  у ці періоди зазначених вище виплат, пов'язаних з оплатою праці, за наявності в нього податкового боргу. Для цього за записами в касовій книзі та за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями і видатковими касовими ордерами встановлюються суми і дати здійснення цих виплат із каси підприємства. На підставі касової книги та прибуткових касових ордерів виявляються також джерела надходжень коштів (з установи банку або з виручки) за сумами і датами, за рахунок яких здійснювалися вищезазначені виплати.

Також слід звертати увагу  на ті випадки, коли за однією платіжною (розрахунково-платіжною) відомістю частина виплат здійснювалася за рахунок коштів, одержаних в установі банку, а інша частина - за рахунок готівкової виручки.

З метою перевірки  зазначеного питання можуть також  використовуватися: місячний (квартальний) бухгалтерський баланс (Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 Головна книга, журнали-ордери, касові книги, прибуткові та видаткові касові ордери, платіжні (розрахунково-платіжні) відомості, банківські виписки тощо.

Дані про виявлені порушення (конкретні дати та суми) зазначаються в розділі VI акта перевірки.

Дотримання порядку  видачі готівки під звіт та її використання:

Метою перевірки є  здійснення контролю за дотриманням  підприємствами встановленого порядку  видачі готівкових коштів під звіт (у тому числі на відрядження) та їх використання відповідно до вимог цього Положення та Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (із змінами), затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 10.06.99 № 146 і зареєстрованої Міністерством юстиції України 29.06.99 за № 418/3711.

Під час проведення перевірок  аналізується порядок видачі підприємствами сум під звіт, їх цільове використання, виявляються факти неправомірної  видачі готівки під звіт працівникам, які повністю не розрахувалися за попередньо видані їм кошти, несвоєчасного звітування, а також випадки передавання підзвітних коштів одним працівником іншому тощо.

Під час перевірки  можуть аналізуватися дані бухгалтерських регістрів, а саме: журналу-ордера 7, субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами", у яких за дебетом відображаються кошти, видані з каси під звіт, і відшкодування перевитрат за авансовими звітами, а за кредитом - суми витрат за авансовими звітами, підтверджені бухгалтерією, та повернення невикористаних авансів. Дебетове сальдо зазначає суму заборгованості підзвітних осіб підприємству, кредитове - суму перевитрат підзвітних осіб за авансовими звітами. Такий аналіз дає змогу визначити напрями використання підзвітних сум, виявити порушення під час їх видачі.