Основы бюджетирование

Бюджет производствено-хозяйственной  деятельности предприятия трансформируется в систему бюджетов операционной деятельности ЦФО.

4. Реализация системы  бюджетирования

Система, реализующая  управление бюджетом предприятия, включает следующие части:

а) экономическую, б) организационную, в) информационную, г) компьютерную.

Экономическая часть  обеспечивающей системы представлена своеобразным хозяйственным механизмом, действующим в рамках предприятия. Этот механизм предполагает:

• закрепление за подразделениями предприятия определенного имущества, наделение правами управления этим имуществом, доходами и затратами,
• применение специальных методов распределения полученного дохода и формирования затрат,
• использование методов экономического стимулирования.

Разработка бюджета  требует значительного объема нормативной  информации - норм расхода, расценок, тарифов  и т.п. Для ее получения проводится значительная подготовительная аналитическая  работа. В ее процессе осуществляется тщательная инвентаризация доходов  и затрат предприятия. Выявляются резервы  и потери.

Организационное обеспечение  включает модификацию организационной  структуры управления предприятием и изменение его документооборота. При этом внедрение системы обычно не требует радикальной перестройки  организационной структуры. В этой области минимальные требования сводятся к следующему:

1. каждому подразделению присваивается статус : <центр дохода>, <центр прибыли>, <центр затрат> и т.п.,
2. создается подразделение, эксплуатирующее систему управления бюджетом (расчетно-финансовый центр, казначейство и т.п.),
3. руководитель этого подразделения наделяется полномочиями заместителя директора предприятия,

4. схема документооборота предприятия изменяется следующим образом:
• вводятся новые документы - обязательные для исполнения планы доходов и затрат,
• все виды фактических затрат предприятия перед их исполнением сверяются с бюджетом.

Компьютерная часть  обеспечения включает

• персональные компьютеры,
• универсальную программную среду (при решении этих задач хорошо зарекомендовала себя система Excel),
• специализированный программный комплекс, реализующий разработку и исполнение бюджетных документов.

В качестве примеров специализированных программных комплексов можно привести R/3 (фирма SAAP), <Галактика> (фирма <Галактика>), (фирма ) и др. Большинство из этих комплексов позиционируются их разработчиками как универсальный инструмент, пригодный для применения на любом предприятии.

Однако опыт внедрения  подобных систем показал, что в каждом случае необходима индивидуальная настройка  системы на каждое конкретное предприятие. Эта настройка сводится к учету  специфики предприятия в области  планирования, учета, организации документооборота и т.п. Такая настройка чрезвычайно  трудоемка. Ее стоимость может на порядок превосходить затраты на приобретение универсальной части  программного обеспечения. Поэтому  всякая настройка <универсального> программного комплекса сводится к  разработке уникальной системы, пригодной  только для одного конкретного предприятия.

Как неоднократно отмечалось, система бюджетирования реализует  все функции управления предприятием, в том числе и учетную. По отношению к системе бухгалтерского учета предприятия возможны автономный и адаптированный варианты системы бюджетирования.

Адаптированный  вариант базируется на использовании учетной бухгалтерской информации. Автономный вариант предполагает создание собственной независимой от бухгалтерии системы учета.

Каждый из этих вариантов  имеет определенные достоинства  и недостатки.

Адаптированный  вариант опирается на хорошо отлаженные информационные бухгалтерские потоки. Он свободен от дублирования учетной информации и в этом отношении более дешев, чем автономный. Особенно привлекательно использование адаптированного варианта при хорошо развитом аналитическом учете, когда имущество, доходы и затраты учитываются по подразделениям предприятия. Следует отметить, что такой учет иногда отождествляют с бюджетированием.

Однако существенной проблемой здесь является планирование бюджетов. Важным принципом системы  управления бюджетом является сопоставимость плановой и учетной информации. Поэтому  в адаптированном варианте планирование должно быть выдержано в <бухгалтерском> стиле. То есть, если учет ведется в  разрезе бухгалтерских счетов, планирование также должно вестись соответствующим  образом. При этом возникает ряд  сложных методических проблем, которые  до настоящего времени не имеют удовлетворительного  решения. И чем сильнее аналитический  учет, тем сложнее планирование.

Автономный  вариант использует собственную систему учета. Это вызывает дублирование учетной информации. Управленческие расходы возрастают. Однако при этом система бюджетирования является более простой, более дешевой в разработке, а зачастую, и эксплуатации за счет применения менее сложных алгоритмов планирования и учета.

Целесообразным является использование автономного варианта и в том случае, когда бухгалтерская  система предприятия находится  в неудовлетворительном состоянии (что характерно для многих российских предприятий). Во-первых, система бюджетирования не может опираться на недостоверные  бухгалтерские данные. Во-вторых, часто  оказывается быстрее внедрить дублирующую  учетную систему, чем ожидать  восстановления работоспособности  бухгалтерии. И, наконец, гораздо проще навести порядок в бухгалтерии используя методы материальной заинтересованности, реализуемые системой бюджетирования.

Для современных российских условий представляется целесообразной следующая стратегия внедрения  системы управления на основе бюджетов:

• вначале внедряется менее совершенный, но более простой и дешевый автономный вариант,
• после того, как он будет освоен, отлажен, и предприятие привыкнет к работе в условиях бюджетирования, имеет смысл внедрить адаптированный вариант системы, включающий высокоэффективные взаимосвязанные блоки планирования и учета.

Функциональный аспект системы управления бюджетом может  быть представлен в виде рис.2.

Основными функциональными  блоками системы являются:

• блок планирования,
• блок учета,
• блок анализа,
• нормативная база.

Объектами планирования, учета и анализа является имущество  предприятия и источники его  финансирования, движение денежных средств, доходы и затраты и операционная деятельность.

При разработке бюджетов должно быть обеспечено полное соответствие планов производственной деятельности, доходов и затрат, движения денежных средств и имущества предприятия. Планы предприятия в целом  должны дезинтегрироваться в систему  соответствующих планов отдельных  подразделений. При этом должна быть обеспечена взаимоувязка текущих (оперативных) и среднесрочных (технико-экономических) планов. План производства должен быть обеспечен материальными ресурсами, а последние - финансами.

Система бюджетирования предполагает воссоздание не только финансового, но и производственного  планирования, планирования материально-технического и кадрового обеспечения.

Учетный и аналитический блоки системы должны полностью сопрягаться с плановым. Состав учетной и плановой информации должны быть полностью одинаковы.

Анализ должен сопоставлять плановую и отчетную информацию и  выявлять причины отклонений.

Обязательным условием является адекватное использование  администрацией аналитических данных и выработка ответных регулирующих воздействий.

Основой системы бюджетирования является нормативная база.

Она включает нормы  расхода сырья и материалов, цены, тарифы, нормативы оплаты, расценки и т.п. Эта информация собирается учетным блоком, исследуется, рационализируется  и затем применяется в процессе планирования.

Важным сегментом  нормативной базы являются нормативы  распределения доходов и формирования лимитов затрат. Эта информация возникает  в процессе планирования бюджетов и  используется при их исполнении.