Ревизия расчетов с подотчетными лицами

 

Содержание

Введение……………………………………………………………………3                                                                                                                      

Глава 1.Ревизия расчетов с подотчетными лицами……………………...4                                                          

1.1 Цели и задачи проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами……………………………………………………………………………..4

1.2 Планирование ревизии…………………………………………………5

1.3 Проведение ревизии……………………………………………………7

1.4 Обобщение результатов ревизии…………………………………….13

Заключение………………………………………………………………..15

Список литературы……………………………………………………….17   

Введение

 

Основными задачами контроля и ревизии расчетных операций являются определение законности, целесообразности и реальности их возникновения и  осуществления, установление состояния  соблюдения и путей дальнейшего  укрепления расчетно-платежной дисциплины и повышения эффективности использования  денежных средств.

Контроль и ревизия  расчетов с подотчетными лицами призваны не только вскрывать допущенные недостатки в их организации, но и предупреждать неправильное использование платежных средств и формирование незаконных и нецелесообразных расчетных взаимоотношений. В связи с этим за состоянием расчетно-платежной дисциплины в каждом предприятии должен быть установлен систематический контроль на всех стадиях формирования и осуществления расчетов с подотчетными лицами, начиная от их планирования и заканчивая погашением задолженности. Отсюда большая роль в организации контроля за расчетами с подотчетными лицами принадлежит прежде всего руководителям и управленческому персоналу организаций.

Выявить общее состояние  и определить пути улучшения организации  расчетных взаимоотношений позволяет  проведение документальных ревизий  и проверок, повышению эффективности  которых способствует правильное чередование  контрольно-ревизионных работ и  применение различных приемов и  способов контроля в ходе их осуществления.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Ревизия расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы  на мелкие хозяйственные расходы  и на расходы по командировкам.

 Основными нормативными  актами, регулирующими расчеты с  подотчетными лицами, являются статьи  № 166-168 Трудового кодекса РФ, Порядок  ведения кассовых операций, утвержденный  решением Совета директоров Банка  России от 22.09.93 № 40.

 Подотчетные суммы  учитывают на активном синтетическом  счете 71 «Расчеты с подотчетными  лицами». Выдачу денежных авансов  подотчетным лицам отражают по  дебету счета 71 и кредиту счета  50 «Касса». Аналитический учет  по счету 71 ведут по каждой  сумме, выданной под отчет.

 

 

1.1 Цели и задачи проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами является: установление правильного и целевого использования подотчетных сумм; выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов; соблюдение установленного порядка возмещения командировочных  расходов.

Источниками проверки являются: приказы и распоряжения по предприятию, авансовые  отчеты с приложенными к ним оправдательными документами  об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

 

1.2 Планирование ревизии

Планирование ревизии  осуществляется поэтапно. Два основных этапа – это разработка программы  и плана ревизии.

Программа ревизии. Задание  на ревизию дает заказчик. Заказчиками  могут быть: администрация организации; собственник организации; государственные  органы.

Получив задание, ревизоры разрабатывают  программу ревизии, которая содержит следующие разделы: цель ревизии; вопросы, подлежащие проверке; средства и условия, необходимые для проведения ревизии; сроки и место исполнения; состав участников ревизии; формы документального  оформления ревизии.

Программа разрабатывается  на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Программу утверждает начальник ревизующего органа или  заказчик.

В разделе «Цель ревизии» формулируются главные задачи ревизии, перечисляются объекты ревизии.

В разделе «Вопросы, подлежащие проверке» перечисляются направления  финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

В разделе «Средства и  условия, необходимые для проведения ревизии» содержится перечень оргтехники, средств связи и доставки, условия проживания, время работы и др.

В разделе «Сроки и место  исполнения» указываются время начала и окончания ревизии, промежуточные контрольные сроки, место расположения объектов ревизии.

 В разделе «Состав  участников ревизии» дается перечень  лиц, допущенных к проведению  ревизии. Отдельно может быть  установлен перечень лиц, имеющих  допуск к конфиденциальной информации.

В разделе «Формы документального  оформления ревизии» приводятся образцы  описей, актов, ведомостей, форма итогового  акта ревизии. При проведении ревизии расчетов с подотчетными лицами возможно составление следующих вспомогательных документов: ведомость переплат и недоплат командировочных сумм, вспомогательная ведомость проверки соблюдения сроков отчетов по выданным подотчетным суммам и наличие остатков неиспользованных сумм, ведомость проверки соответствия оборотов по счету 71, отраженных в Главной книге, балансе и журнале-ордере № 7 (поквартально) и др.

Полная правильно составленная программа ревизии концентрирует  внимание ревизующего на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, т. е. помогает ревизующему детально проверить каждый вопрос. Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой часто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деятельности организации, - при больших затратах времени ревизии может не дать должных результатов.

План ревизии. На основе программы  составляется план ревизии, который  привязан к специфике конкретной организации, структуре ее управления, географическому расположению имущества, графику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии. План ревизии должен обладать определенными характеристиками: действенность, конкретность, реальность, гибкость и мобильность.

Предварительная подготовка ревизии. Предварительная подготовка ревизии тоже проходит поэтапно. В  процессе такой подготовки сначала  решаются методические вопросы, затем  организационные, после чего происходит ознакомление с объектом ревизии.

Методические вопросы. Необходимо внимательно просмотреть материалы  предыдущих ревизий данной организации. Материалы ревизий должны хранится в проверяемой организации. По этим материалам необходимо определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что поможет ревизорам обнаружить аналогичные нарушения и недочеты при осуществлении данной ревизии.

Организационные вопросы. Составляется список необходимой оргтехники, печатей, штампов и др. Разрабатываются  макеты объяснительных записок, заявлений, запросов и т. д. Подбираются участники  ревизии. Состав участников ревизии  оформляется приказом по организации, которым устанавливается также  срок ревизии. В приказе содержится фраза об обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии. Каждый ревизор должен иметь  копию приказа. Приходя на место  ревизии, он обязан предъявить копию  приказа и по просьбе проверяемого – документы, удостоверяющие его  личность.

Ознакомление с объектом ревизии. Следующие шаг в процессе организации ревизии – это  непосредственное знакомство с объектом ревизии. Для успеха ревизии немаловажное значение имеет ознакомление со структурой управления организации, системой документооборота, технологией работы и т. п. Во время  знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы.

Предварительный и текущий  контроль за соблюдением действующего порядка выдачи и использования  подотчетных сумм призван обеспечить прежде всего главный бухгалтер организации. Последующий контроль осуществляется преимущественно в форме документальных проверок и ревизий.

 

1.3 Проведение ревизии

 

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, ревизор должен сначала проверить: кто ведет  учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных  связей с руководителем, кассиром организации); имеется ли в наличии нормативная  база для работы бухгалтера; кому подотчетен данный бухгалтер и кто его  проверяет по выполняемой работе; имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждается руководителем организации). Если в организации заранее не определяются конкретные должностные лица, которым могут выдаваться авансы денежных средств под отчет, то это рассматривается как нарушение действующего порядка и отмечается в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки.

Расчеты с подотчетными лицами проверяют, как правило, сплошным способом.

Прежде всего, необходимо сверить остатки сумм по счету 71 « Расчеты с подотчетными лицами»  с данными в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации  на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений следует  выявить их причины.

Проверяя записи по каждому  лицевому счету в журнале-ордере №7, необходимо выявить:

- суммы выдаваемых под  отчет авансов; 

- имеются ли приказы  (распоряжения) о направлении работников  в командировку;

-  назначение и фактическое  использование авансов;

- сроки представления  авансовых отчетов;

- имеются ли командировочные  удостоверения с отметками о  местах пребывания согласно заданию;

- правильность и своевременность  составления (представления) авансовых  отчетов;

- правильность возмещения  командировочных расходов и затрат  на операционно-хозяйственные нужды;

- правильность составления  корреспонденции счетов по операциям  с подотчетными лицами;

- своевременность погашения  задолженности по ранее выданным  авансам;

- наличие оправдательных  документов по всем операциям.

 Необходимо также установить  законность и целесообразность  операционных и хозяйственных  расходов через подотчетных лиц,  возможность проведения этих  расходов по безналичным расчетам.

Ревизия командировочных  расходов. Ревизор проверяет правильность оформления и использования типовой  формы командировочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие  отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в  которую командирован работник. Ревизор  проверяет правильность определения  срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально  подтвержденных расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных.

 В организации контроля за целесообразным использованием средств на командировочные расходы определенное значение имеет ведение журнала регистрации командировок, в котором указываются место, срок и цель командировки, даты отъезда и приезда и отметки о выполнении служебного задания. В ходе ревизии или проверки следует установить, ведется ли такой журнал и в какой форме осуществляется в организации контроль за использованием средств на служебные командировки.

 Соблюдение срока нахождения  в командировке определяется  путем сопоставления времени,  указанного в приказе, со временем  фактического пребывания, исчисленным  по отметкам в командировочном  удостоверении.

Особое внимание уделяется  проверке представленных командированными лицами авансовых отчетов. Устанавливается  наличие отметок в командировочных  удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок в командировочном  удостоверении, все ли реквизиты  заполнены. Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметке в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии.

По суммам, выданным под  отчет и фактически использованным на хозяйственные и командировочные  расходы, в обязательном порядке  следует проверять корреспонденцию  счетов, обращая особое внимание на стонировочные и другие всякого рода исправительные записи, за которыми могут скрываться факты злоупотреблений. При необходимости проводится встречная проверка документов и записей по указанным операциям, опрос должностных лиц, запрос других организаций и т. д.