Учет наличных денег

чет наличных денег

 

Очень часто у предпринимателей возникает вопрос: как предпринимателю  нужно оформлять операции с наличными  денежными средствами? Однозначного ответа на это вопрос нет. Порядок  ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров Центрального Банка РФ от 22 сентября 1993 года № 40, касается только юридических  лиц. НА индивидуальных предпринимателей этот порядок не распространяется. Поэтому предприниматель может  не оформлять приходных и расходных  кассовых ордеров и не вести Кассовую книгу. Это не будет являться нарушением и ни­какой ответственности за это  предпринимателю не грозит.

 

 В то же время  предприниматель должен подтверждать  выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением предпринимательской  деятельности, первичными учетными  документами. Если предприниматель  не составляет ни приходных,  ни расходных кассовых документов, то на основании каких документов  он должен отражать поступление  наличных денежных средств или  их расходование?

 

На самом деле все очень  просто.

 

Кассовые операции оформляются  типовыми межведомственными формами  первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством фи­нансов Российской Федерации.

 

Так, Постановлением Госкомстата  РФ от 18 августа 1998 года № 88 утверждены унифицированные формы первичной  учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (далее по тексту Постановление № 88).

 

При оформлении приема или  выдачи денежных средств из кассы, необходимо использовать в работе именно формы  приходных (форма № КО-1) и расходных (форма № КО-2) кассовых ордеров, утвержденных Постановлением № 88.

 

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах используется счет 50 «Касса».

 

К счету 50 «Касса» в соответствии с Планом счетов могут быть открыты  субсчета:

50-1 «Касса организации»,

50-2 «Операционная касса»,

50-3 «Денежные документы»  и др.

 

Счет 50 «Касса» - счет активный. Следовательно, увеличение денежных средств в кассе (поступление средств в кассу) отражается по дебету счета, уменьшение (выдача) по кредиту счета.

 

Если с просто кассой все  понятно, то понятие «операционная  касса» и «денежные документы» требует  пояснения.

 

Операционная касса - это  касса, открываемая по необходимости. Операционные кассы могут открываться  в товарных конторах (пристанях), на эксплуатационных участках, остановочных пунктах, на речных переправах, на судах, в билетных и багажных кассах портов (пристаней), на вокзалах, кас­сах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.

 

Под денежными документами  понимаются следующие документы: почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются в сумме  фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

 

Прием наличных денег кассами  предприятий производится по приходным  кассовым ордерам (форма № КО-1) (далее  по тексту ПКО), подписанным главным  бухгалтером или лицом на это  уполномоченным письменным распоряжением  руководителя предприятия. Также приходный  кассовый ордер подписывает кассир.

 

Приходный кассовый ордер  в отношении наличия подписей считается правильно оформленным, соответственно, не вызывающим нареканий  со стороны проверяющих, если содержит две росписи (главного бухгалтера или  лица, его заменяющего, и кассира).

 

О приеме денег выдается квитанция  к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или  лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира  или оттиском кассового аппарата.

 

Например, подотчетное лицо сдает неиспользованную подотчетную  сумму в кассу предприятия. Как  ему доказать впоследствии, что деньги он действительно сдал, а не растратил? Таким подтверждением будет служить  оторванная от самого приходного кассового  ордера квитанция.

 

Говоря о приходном  кассовом ордере, мы тем самым говорим  о поступлении денежных средств. Следовательно, счет 50 «Касса» будет  дебетоваться. Счет, корреспондирующий  со счетом 50, будет отражаться в соответствующей  графе приходного кассового ордера.

 

Поступление денежных средств в кассу предприятия будет отражаться по ДЕБЕТУ счета 50 «Касса» в следующей корреспонденции счетов:

 Хозяйственная операция 

Кредит

 

Сняты в кассу денежные средства с расчетного счета 

51 «Расчетные счета»

 

Поступили в кассу денежные средства с валютного счета 

52 «Валютные счета»

 

Поступили в кассу денежные средства со специальных счетов в  банке 

55 «Специальные счета в  банках»

 

Получены от поставщиков  денежные средства в кассу (например, возврат излишне выплаченной  суммы) 

60 «Расчеты с поставщиками  и подрядчиками»

 

Получены в кассу денежные средства от покупателей. Данная корреспонденция  применяется в случае осуществления  расчетов с покупателями кроме расчетов при розничной торговле. В этом случае аналитика расчетов ведется  по каждому покупателю - Иванову, Петрову, ООО «Пересвет» и т.д. 

62 «Расчеты с покупателями  и заказчиками»

 

Получен в кассу предприятия  краткосрочный кредит или займ 

66 «Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам»

 

Получен в кассу предприятия  долгосрочный кредит или займ 

67 «Расчеты по долгосрочным  кредитам и займам»

 

Возвращены в кассу  суммы излишне выплаченной зарплаты, например, при увольнении работника. Планом счетов данная корреспонденция  счетов в качестве типовой проводки не предусмотрена, но, на наш взгляд, использование ее не будет являться ошибкой 

70 «Расчеты с персоналом  по оплате труда»

 

Возвращены в кассу  предприятия неиспользованные подотчетным  лицом денежные средства 

71 «Расчеты с подотчетными  лицами»

 

Внесены в кассу предприятия  денежные средства работниками в  счет расчетов по прочим операциям 

73 «Расчеты с персоналом  по прочим операциям»

 

Хозяйственная операция 

Кредит

 

Внесены денежные средства в  кассу учредителями 

75 «Расчеты с учредителями»

 

Получены денежные средства в кассу предприятия по расчетам с разными дебиторами и кредиторами 

76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами»

 

Оприходована в кассу  предприятия торговая выручка. Счет 90 «Продажи» применяется при осуществлении  обезличенных расчетов. Например, розничному торговому предприятию вовсе  не обязательно знать, на какую сумму  купил товаров один покупатель или  другой. Интересует лишь сумма поступивших  средств. Если необходим учет расчетов по каждому конкретному лицу, то применяется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» 

90 «Продажи»

 

Оприходованы в кассу  денежные средства, полученные по операциям, связанным с извлечением прочих доходов. Например, оприходован излишек  денежных средств, выявленных в ходе ревизии кассы. Или оприходована выручка от реализации прочих активов  и т.п. 

91 «Прочие доходы и расходы»

 

Оприходованы в кассу  доходы, полученные в связи с чрезвычайными  обстоятельствами.

 Поясним, что под  чрезвычайными доходами понимаются  поступления, возникающие как  последствия чрезвычайных обстоятельств  хозяйственной деятельности (стихийного  бедствия, пожара, аварии, национализации  и т.п.): страховое возмещение, стоимость  материальных ценностей, остающихся  от списания непригодных к  восстановлению и дальнейшему  использованию активов, и т.п. 

91 «Прочие доходы и расходы»

 

И др. 

 

 

 

Выдача наличных денег  из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма  № КО-2) или надлежаще оформленным  другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами  расходного кассового ордера. Документы  на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем, главным бухгалтером  предприятия или лицами на это  уполномоченными. Также расходный  кассовый ордер подписывает кассир и, конечно, лицо, получающее денежные суммы.

 Расходный кассовый  ордер в отношении наличия  подписей считается правильно  оформленным, соответственно не  вызывающим нареканий со стороны  проверяющих, если содержит четыре  росписи (руководителя, главного  бухгалтера или лиц, их заменяющих, кассира и лица, получающего деньги).

 В тех случаях, когда  на прилагаемых к расходным  кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная  надпись руководителя предприятия,  подпись его на расходных кассовых  ордерах не обязательна.

 Разовые выплаты (выдача  под отчет, аванса отдельному  работнику, оплата поставщику  и т.д.) обычно оформляется расходным  кассовым ордером. Если производится  массовая выплата (например, заработной  платы, стипендий, пособий по  социальному страхованию), то выдача  может оформляться платежными (расчетно-платежными) ведомостями без составления  расходного кассового ордера  на каждого получателя. Платежная  ведомость (форма № Т-53) утверждена Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 6 апреля 2001 года № 26. В этом случае на титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

 Впрочем, многие бухгалтеры  дальновидно даже массовые выплаты  оформляют отдельными расходными  кассовыми ордерами, а не платежными  ведомостями. Такое усложнение  работы окупается в дальнейшем. Выдача той же заработной платы  по расходным кассовым ордерам,  когда работники не видят суммы,  полученные другими работниками,  позволяет избежать склок, скандалов,  постоянных претензий и выяснений  типа «работаем одинаково, а  почему зарплата у него на 10 руб. больше».

 Выдавая деньги по  расходным кассовым ордерам или  заменяющим их документам отдельному  лицу, кассир требует предъявления  документа (паспорта или другого  документа), удостоверяющего личность  получателя, записывает наименование  и номер документа, кем и  когда он выдан и следит, чтобы  получатель поставил дату и  расписался. Если вместо расходного  кассового ордера составлена  платежная ведомость на выдачу  денег нескольким лицам, то  получатели также предъявляют  указанные документы, удостоверяющие  их личность, и расписываются  в соответствующей графе платежных  документов. Однако в последнем  случае запись о данных документа,  удостоверяющего личность, на денежном  документе, заменяющем кассовый  расходный ордер, не производится.

 

ПРИМЕР

 

 

 

 

 

Приведем образец заполнения платежной ведомости.

 

Кассиру не обязательно производить  выдачу денег только по предъявлении паспорта. Своим работникам деньги можно выдать по удостоверению, выданному  данным работодателем, при наличии  на нем фотографии и личной подписи  владельца.

 

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном  кассовом ордере или заменяющем его  документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег  бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег  производится по ведомости, перед распиской  в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

 

По истечении установленных  сроков оплаты труда, выплаты пособий  по социальному страхованию кассир должен:

в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым  не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать  отметку от руки: «Депонировано»;

составить реестр депонированных сумм;

 в конце платежной  (расчетно-платежной) ведомости сделать  надпись о фактически выплаченных  и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом  по платежной ведомости и скрепить  надпись своей подписью. Если  деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости  дополнительно делается надпись:  «Деньги по ведомости выдавал  (подпись)». Выдача денег кассиром  и раздатчиком по одной ведомости  запрещается;

записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №_______________ ».

 

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и  подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

 

Депонированные суммы  сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный  кассовый ордер.

 

Говоря о расходном  кассовом ордере, мы тем самым говорим  о выдаче (расходовании) денежных средств. Следовательно, счет 50 «Касса» будет  кредитоваться. Счет, корреспондирующий  со счетом 50, будет отражаться в соответствующей  графе приходного кассового ордера.

 Поступление денежных  средств в кассу будет отражаться по КРЕДИТУ счета 50 «Касса» в следующей корреспонденции счетов:

 Хозяйственная операция 

Дебет

 

Сданы денежные средства на расчетный счет