Учет расчетов с подотчетными лицами

В рамках формирования учетной  политики учреждение вправе с учетом требований законодательства Российской Федерации, устанавливать в составе Рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов - дополнительные аналитические коды номеров счетов бюджетного учета.

В разрезе кодов классификации операций сектора государственного управления подотчетные средства используются на нужды учреждения по статьям представленным в Приложении 1.

Типовая корреспонденция отражена в Приложении 2.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в  разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами.

Бюджетные учреждения расходуют государственные средства в соответствии с целевым назначением, строго соблюдая финансово - бюджетную дисциплину, максимальную экономию материальных ценностей и денежных средств. Бюджетный учет в бюджетном учреждении должен обеспечить систематический контроль за состоянием расчетов с учреждениями, организациями, лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

 

2.2. Порядок выдачи наличных денежных средств

 

Выдача средств под отчет осуществляется по основным направлениям:

• хозяйственно-операционные - расходы на приобретение товаров работ услуг за наличный расчет;
• командировочные – расходы, связанные со служебными командировками (суточные, оплата проезда, жилья);
• представительские - расходы на проведение официального приема (транспортное обеспечение, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков).

Для каждого направления  расходования предусмотрен отдельный  счет бюджетного учета, что способствует контролю наличного денежного обращения бюджетного учреждения.

Выдача наличных денег  под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денежных средств.

Передача полученных подотчетных  сумм одним работником другому, запрещена.

         Одной из особенностей выдачи наличных денежных средств является необходимость составления списка подотчетных лиц, утвержденного приказом руководителя учреждения  (Приложение 3).

Наличные денежные средства на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем, кто уполномочен на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет. В отличие от перечня лиц, которые могут получать наличные на оплату хозяйственных расходов, список лиц, направляемых в служебную командировку, не ограничен, так как в командировку может быть направлен любой работник учреждения, если в этом есть служебная необходимость

Следующей особенностью выдачи наличных денежных средств является своевременное составление и  предоставление авансового отчета согласно  Положению Центрального Банка Российской Федерации от 12.10.2011г. №373-п «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» и Постановлению Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 №749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки». Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном экземпляре. Расходы подтверждаются кассовыми и товарными чеками, другими оправдательными документами, которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица. Проверенный авансовый отчет подписывается руководителем учреждения. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса приходуется в кассу, перерасходованная сумма выдается подотчетному лицу в установленном порядке. Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица.

Удержания из заработной платы сотрудника производятся для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.

 

2.3. Порядок оплаты командировочных расходов

 

Служебная командировка² - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

В командировки направляются работники, состоящие  в трудовых отношениях с работодателем. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации в служебные командировки не могут быть направлены:

• беременные женщины;
• работники, не достигшие возраста 18 лет;
• работники, с которыми заключен ученический договор.

Статьей 259 Трудового кодекса Российской Федерации предусмотрено, что направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет допускается только с письменного согласия. При этом не должно быть никаких медицинских противопоказаний. Кроме этого, женщина, имеющая детей, не достигших трехлетнего возраста, и направляемая в командировку, должна быть ознакомлена со своим правом отказа от служебной командировки в письменной форме.

Цель командировки  определяется руководителем учреждения и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него), за исключением  случаев направления работника в командировку за пределы  Российской Федерации. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в командировке  определяется по отметкам, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.

В соответствие со статьей 167 Трудового кодекса Российской Федерации при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются:

• сохранение места работы (должности);
• сохранение среднего заработка;
• возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. За дни служебной командировки он определяется по правилам, установленным статьей 139 Трудового Кодекса Российской Федерации и Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007г. «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Работнику при направлении в  командировку возмещаются:

• расходы по проезду к месту командировки и обратно транспортом общественного пользования (кроме такси). Такие расходы возмещаются при наличии оправдательных документов (билетов), а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, оплата производится по минимальной стоимости проезда. Не оплачиваются услуги по доставке билетов на дом, по перевозке личного багажа, а также расходы по проезду в пределах города;
• расходы по найму жилого помещения. Оплачиваются по фактическому сроку прибывания в командировке. Без предъявления оправдательных документов - возмещается 12 рублей за каждые сутки, при предоставлении документа - по фактическим расходам, но не свыше 550 рублей в сутки. В тех случаях, когда командированному работнику предоставляется бесплатное жилье, оплата квартирных не производится. В пределах установленных форм подлежат возмещению затраты на оплату дополнительных услуг, оказанных в гостинице (пользование телевизором, холодильником, утюгом). Возмещается плата за бронирование места в гостинице в размере 50% от стоимости места в сутки. Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути оплачиваются в соответствии с подтвержденными документами;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, в размере 100 рублей. При командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются, вопрос об этом решает руководитель организации с учетом дальности расстояния, условий транспортных сообщений и характера выполняемого задания;
• иных расходы, с разрешения руководителя организации.

Работник при возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются:

• командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
• документы о найме жилого помещения;
• документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
• документы об иных расходах, связанных с командировкой;
• отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем учреждения, в письменной форме.

Работники бюджетных учреждений могут осуществлять поездки и служебные командировки за рубеж. Статьями 167 и 168 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что при направлении работника в служебную командировку за рубеж, также гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. При этом, работнику бюджетного учреждения возмещаются следующие расходы:

• на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

В заграничную командировку работника бюджетного учреждения направляют на основании приказа, без оформления командировочного удостоверения.

Исключение составляют командировки в страны Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы.

 

2.4. Проблемы в учете расчетов с подотчетными лицами

 

Проблемой в области учета расчетов с подотчетными лицами является злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному законодательству и порядку.

Основные проблемы в учете расчетов с подотчетными лицами:

• выдача денежных средств сотрудникам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя учреждения могут быть выданы денежные средства на хозяйственно - операционные расходы;
• выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимися работниками учреждения;
• выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
• несоответствие фактического расхода подотчетных средств целям, на которые они были выданы;
• отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
• отсутствие командировочных удостоверений с отметками;
• несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
• отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх норм;
• отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Организация бюджетного учета  расчетов с подотчетными          лицами в МБДОУ «Детский сад №7 г. Суздаля»

3.1. Краткая характеристика МБДОУ «Детский сад №7 г. Суздаля»

 

Муниципальное бюджетное  дошкольное образовательное учреждение «Детский сад № 7 г. Суздаля» создано в результате изменения типа муниципального казенного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад №7 г. Суздаля» в соответствии с постановлением Главы Суздальского района от 25.10.2012 г. № 2072 «Об изменении типа и наименования муниципальных казенных учреждений Суздальского района». Официальное полное наименование учреждения: муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад №7 г. Суздаля». Сокращенное наименование: МБДОУ «Детский сад № 7 г. Суздаля».

          Юридический и фактический  адрес учреждения: 601293, Владимирская область, Суздальский район, город Суздаль, улица Советская, дом 27.

Учреждение обеспечивает воспитание, обучение и развитие, а также уход и оздоровление воспитанников в возрасте от 2 месяцев (при наличии условий) до 7 лет.

          На основании учетной политики ответственность за организацию бюджетного учета, соблюдение законодательства, при выполнении хозяйственных операций, возложена на Горшкову Л. Я. – заведующую, муниципальным бюджетным дошкольным образовательным учреждением «Детский сад №7 г. Суздаля». Бюджетный учет ведется в муниципальном бюджетном учреждении «Централизованная бухгалтерия учреждений социальной сферы» (МБУ «ЦБУСС»), возглавляемом директором – Крайновой С.В. Муниципальное бюджетное учреждение «Централизованная бухгалтерия учреждений социальной сферы» несет ответственность  за формирование  учетной политики, ведение бюджетного учета, своевременное представление полной и достоверной бюджетной отчетности. Все операции, оформляются первичными документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15.12.2010 г № 173-н.