Инфраструктура и средства обеспечения управленческих информационных систем

Для решения такой задачи необходимо использовать систему управления базой данных, которая могла бы содержать индексировать и обрабатывать запросы к записям сеансов видеоконференций между сотрудниками. Хранить записи видеофрагментов и текстовой информации способна практически любая современная СУБД, такая как Oracle, Informix или Lotus Notes.

Основные возможности возникают при решении задач по записи и воспроизведению фрагментов видеоконференции. Программа записи должна работать «прозрачно» для пользователей не только по соображениям удобства, но и по психологическим причинам. Каждый сотрудник без исключения должен быть проинформирован о том, что переговоры записываются. Однако, сама процедура никоим образом не должна напоминать о себе.

Для решения данной задачи необходима программа, работающая совместно с программным обеспечением видеоконференций и отслеживающая и записывающая входной и выходной потоки видеоданных.

Наиболее важной целью разработки технических средств групповой работы является создание интегрированной среды работы с удаленными сотрудниками, которая является неотъемлемой частью функционирования сетевой корпорации.

10. Системы бухгалтерского учета и компьютерные справочные правовые системы

Компьютерные бухгалтерские системы должны уметь:

• правильно производить арифметические расчеты;
• обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;
• осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;
• производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;
• обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды.

Для классификации современного программного обеспечения по бухгалтерскому учету специалисты выделяют следующие классы программ:

1. Мини-бухгалтерия. Отличительными чертами систем класса мини-бухгалтерия являются отсутствие инструментов для организации учета по различным участкам (учет заработной платы, товарно-материальных ценностей и т.д.), а также небольшой объем учетных операций. Набор функций, реализованных в программах данного класса, ограничен. Мини-бухгалтерии позволяют оформлять небольшой набор первичных документов и форм отчетности и предназначены для бухгалтерий численностью в 1...3 человека.
2. Интегрированные бухгалтерские системы. Предоставляют пользователям более широкие возможности и обеспечивают ведение учета по всем основным участкам. Их отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность. Интегрированные бухгалтерские системы позволяют организовать работу и в локальной сети. При этом на каждом компьютере, как правило, работает вся система, а для разделения учета используются лишь определенные ее возможности.
3. Бухгалтерский конструктор. Программы класса бухгалтерский конструктор отличаются наличием развитого языка макропрограммирования и средств настройки, что позволяет адаптировать их к особенностям учета на любом предприятии. Хотя в современных условиях быстрого изменения нормативных документов разработчики систем любого класса стремятся обеспечить гибкость своих программ, чаще всего они ограничиваются возможностью изменять ставки налогов, редактировать текстовые файлы форм первичных документов. Эти программы предоставляют пользователям возможность изменять методику учета, корректировать учетную политику предприятия, которая предполагает, например, выбор определенных правил оценки запасов товарно-материальных ценностей.
4. Бухгалтерский комплекс. Бухгалтерский комплекс представляет собой систему из отдельных взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (например, «Финансы», «Заработная плата», «Склад», «Торговый зал» и др.), каждое из которых предназначено для автоматизации отдельного участка бухгалтерского учета. Работа отдельных АРМ может быть организована как на одном компьютере, так и на разных машинах, объединенных в локальной вычислительной сети, Совместная работа различных АРМ обеспечивается чаще всего через АРМ главного бухгалтера. Такая организация работы системы позволяет сосредоточиться на отдельных участках учета и требует меньшей доработки системы конечными пользователями, так как обладает широкими функциональными возможностями.
5. Бухгалтерия-офис. Программы класса бухгалтерия-офис помимо учетных функций решают аналитические задачи, оптимизируют сбыт продукции, управляют закупками сырья, обеспечивают организацию делопроизводства на предприятии, а в некоторых системах и правовую поддержку бизнеса (благодаря возможности совместной работы со справочными правовыми системами, которые поставляются отдельно от основного модуля). Система предоставляет широкие возможности в области менеджмента и маркетинга, поэму бухгалтерская составляющая здесь может не быть главенствующей. Больше внимания уделяется взаимосвязи составных частей системы и возможности эффективного управления предприятием.
6. Системы учета международного уровня. Системы учета международного уровня позволяют организовать учет и проводить анализ в соответствии с некоторыми международными стандартами учета (GAAP, IAS). Поскольку совместить отечественные методики с международными сложно, такие системы позволяют сформировать лишь наиболее распространенные формы внутрифирменной отчетности (Income Statement, Cash Flow) и произвести анализ хозяйственной деятельности по набору ограниченных показателей с использованием несложных методик (например, Break Event Point). Интерфейс таких программ организован, как правило, на русском и английском языках.
7. Международные системы. Международные системы поставляются на отечественный рынок программных продуктов иностранными фирмами. Первой отличительной особенностью этих программ является многоязычность (10 ... 15 языков), другая особенность — модульность программ, что предполагает наращивание возможностей программы посредством новых модулей, приобретаемых за дополнительную плату.

Международные системы, как и программы бухгалтерия-офис, не только предоставляют пользователю широкие возможности в области организации традиционного бухгалтерского учета, но и позволяют обеспечить управление проектами, системой закупок и продаж. Кроме таких возможностей, как генерация отчетов, настройка меню пользователя, указанные системы могут содержать специфические и несвойственные отечественным программам сервисные возможности. Например, работа программы по таймеру позволяет выполнить длительную обработку данных, резервное копирование и формирование объемных ежедневных отчетов в ночное и нерабочее время.

11. СПС. Первоначально справочные правовые системы создавались в основном в виде электронных картотек, своего рода грандиозных электронных каталогов». Они давали возможность найти все сведения о реквизитах документов, интересовавших пользователя, — звании, номере, дате издания, принявшем органе и т.д. С помощью полученных библиографических реквизитов уже в то время можно было быстро отыскать печатное издание, в котором был опубликован необходимый материал.

Компьютерная СПС — это программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и программные инструменты, позволяющие специалисту работать с этим массивом информации: производить поиск конкретных документов или их фрагментов, формировать подборки необходимых документов, выводить информацию на печать и т.д.

В настоящее время на рынке СПС работают много компаний-создателей СПС и очень большое число сервисных фирм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание компьютерных правовых систем. Наиболее известны в России следующие системы и разработавшие их компании:

• «Консультант Плюс» (компания «Консультант Плюс»);
• «Гарант» (Научно-производственное предприятие «Гарант-Сервис»);
• «Кодекс» («Центр компьютерных разработок»);
• «Референт» (фирма «Референт-Сервис»).

В числе систем, созданных государственными предприятиями обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует прежде всего назвать: «Эталон» (при Министерстве юстиции РФ), «Система» (при ФАПСИ)

Кроме того, на российском рынке представлены такие системы как:

• «ЮСИС» (фирма «Интралекс»);
• «Юридический Мир» (издательство «Дело и право»);
• «Ваше право» и «Юрисконсульт» (фирма «Информационные системы и технологии»);
• системы «1С: Кодекс», «1С: Гарант», «1С: Эталон» (фирма «1С»);
• система «Законодательство России» (Ассоциация развития банковских технологий) и другие.

Степень распространенности программных продуктов той или иной компании на российском рынке весьма различна и в настоящее время точно оценить ее не представляется возможным, а данные, иногда публикуемые самими компаниями, могут быть довольно субъективными. Тем не менее, среди частных компьютерных фирм, создающих и распространяющих правовые системы можно выделить несколько наиболее распространенных и популярных компаний: АО «Консультант Плюс» (Москва), Научно-производственное предприятие «Гарант-Сервис» (Москва), Центр компьютерных разработок» (Санкт-Петербург), ЗАО «Референт-Сервис» (Москва).

 

Заключение

 

Использование информационной технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным.

Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации. Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к ИТ. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

Использование систем автоматизации деловых процессов позволяет говорить о следующих преимуществах внедрения новой технологии организации управленческой деятельности по сравнению с традиционными:

- обеспечивается высокая эффективность  принятия решений;

- рационализируются и интегрируются  информационные процессы, в том  числе совершенствуется организация  документооборота предприятия;

- поддерживается оперативная настройка  системы автоматизации на изменения  порядка работы, складывающегося  на предприятии;

- устраняется дублирование функций;

- повышается эффективность работы  в целом;

- снижаются расходы на информационное сопровождение функционирования предприятия.

Перечисленные достоинства технологии, а также ее успешное внедрение и использование на многих предприятиях (как за рубежом, так и в России) дает возможность говорить о ней как о современной эффективной технологии организации управленческих процессов, обладающей большим будущим.

Литература

 

1. Гергенов А.С. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие. – Улан - Уде: Изд-во ВСГТУ, 2005 – 72 с.

2. Информационные технологии  в управлении - под ред. Титоренко  Г.А., Москва, 2009.- 439c.

3. Шестопал Ю.Т., Кольчугин А.Ф., Тарасов Д.А. Информационные технологии производственного менеджмента: Учеб. пособие. – М.: Финансы и статистика, 1907. 148 с.

4. Кольчугин А.Ф. Информационные  системы и основы информационных  технологий. Учебное пособие. Пенза: Изд-во Пенз. ИЭРАУ, 2008. – 84с.

5. Кольчугин А.Ф. Информационные  технологии в менеджменте. Учебное  пособие. Пенза: Изд-во Пенз. ИЭРАУ, 1999. – 96 с..

6. Устинова Г.М. Информационные  системы менеджмента: Основные аналитические  технологии в поддержке принятия  решений. / Учеб. пособие. СПб: Издательство «ДиасофтЮП», 2007 – 368 с.

7. Мауэргауз Ю.Е. Информационные системы промышленного менеджмента. – М.:, 2006 – 272 с.