Общая характеристика профессии секретаря

Секретарь - практически единственная абсолютно женская профессия. Мужчин на этой должности почти не встретишь. И сложно найти другую такую работу, которая собирала бы вокруг себя столько мифов и разночтений.

На современном рынке  труда секретари востребованы всегда, ведь именно они - лицо компании. При  этом степень их участия в делах  компании и ответственности может  сильно варьироваться в зависимости  от выполняемых обязанностей.

Что нужно уметь?

Секретарские должности  разделяются на несколько типов: большинство вакансий предлагает позицию  «секретаря», «секретаря-офис-менеджера», «секретаря на ресепшн», реже ищут секретаря-референта или секретаря-помощника.

Обычный секретарь просматривает  почту, отвечает на стандартные запросы, отбирает необходимые письма, проводит телефонные переговоры и следит за своевременным исполнением рабочих  заданий.

Чтобы работать секретарем, достаточно как минимум секретарских курсов или курсов делопроизводства. Высшее образование будет плюсом, но редко указывается в числе  необходимых требований.

Секретарь-офис-менеджер обычно организует деятельность всего офиса. От зависит, насколько скоординирована будет работа курьеров и диспетчеров и сможет ли офис бесперебойно функционировать. Также в его обязанности входит обработка всей входящей корреспонденции. При поступлении на эту должность преимущество отдается кандидатам, которые знакомы с профилем деятельности компании или проходили стажировку за рубежом.

Наименьшие требования предъявляются  к секретарям в приемной, поскольку  их круг обязанностей не требует никаких  специальных навыков. Они принимают  и распределяют входящие звонки, встречают  и провожают посетителей. Как  правило, компании хотят видеть на этой позиции симпатичную девушку  с хорошей дикцией.

Естественно, по мере работы в компании, обязанности могут  изменяться соответственно уровню сотрудников, поэтому даже на нижней ступеньке  профессии можно многому научиться  и хорошо себя зарекомендовать.

Часто традиционные функциональные обязанности будут объединяться с дополнительными - в зависимости  от специфики работы фирмы и подхода  начальства.

Среди основных требований, которые предъявляют работодатели - хорошее знание ПК и офисной  техники. Самые распространенные программы - Word, Excel, Outlook и 1С.

Главные личные качества - ответственность  и внимательность. Часто упоминают  исполнительность, трудолюбие и умение работать в команде.

Плюсы и минусы

Поскольку в основной массе  секретарские обязанности не являются сложными, многие компании готовы принять  на эту должность человека без  опыта работы. Те же, кто ищет опытного сотрудника, обычно вносят в требования опыт от полугода до двух лет.

Хотя профессия секретаря  многим доступна, считается «непыльной»  и часто неплохо оплачивается, далеко не все хотят идти на эту  должность. Среди минусов профессии - регулярные стрессовые ситуации. Находясь на нижней ступеньке офисного персонала, секретари чаще других сталкиваются с плохим настроением начальника и клиентов. К собственным делам  прибавляется необходимость сглаживать и предупреждать конфликты, что  удается не всегда.

Почти сто процентов женщин для этой должности - не случайность. Женщины эмоционально более гибкие и легче подстраиваются под настроение окружающих. Именно от женщин часто  зависит атмосфера в коллективе и комфортные условия в офисе, что немаловажно для эффективной  работы и производит хорошее впечатление  на посетителей.

Хотя обязанности секретаря  и невелики, их загруженность в  течении дня может быть очень высокой.

Сегодня требования к уровню знаний людей этой профессии постоянно повышаются, и все чаще работодатели  хотят видеть своих  секретарей с высшим образованием.  Кроме того, следует знать компьютер  на уровне пользователя и основы делопроизводства.  Несомненным плюсом будет  знание  иностранного языка