Отчет по практике в Выборном органе

   Современный уровень  развития управленческих связей и средств  коммуникации ведет к постоянному  увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения – экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.    

Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система «ДЕЛО» поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:

• прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;
• автоматизированная регистрация поступивших документов;
• подписание отправляемого сообщения ЭЦП;
• шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;
• контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе «ДЕЛО», установленной в организации-адресате).

 

   Бумажные документы  могут отправляться по почте, курьером или фельдъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись). При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п.   

Система «ДЕЛО» позволяет значительно облегчить  и автоматизировать трудоемкий процесс  составления реестров.    

Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров.    

Сотрудник экспедиции или секретарь может в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты.    

Система предоставляет также удобный  механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.

7. Движение документов  внутри организации

 

   Помимо внешней  рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.    

Система позволяет пересылать регистрационную  карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.    

При традиционной технологии делопроизводства документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в  специальном журнале. Для этого  в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения.     

На основании  записей журнала передачи секретарь  может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям).  
Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.    

Факт  пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.

8. Формирование дел

 

   В течение текущего года исполненные документы «списываются в дело», и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов).     

Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию  основных задач оперативного хранения документов и дел:

• поддержка принятой в организации номенклатуры дел;
• механизм списания документа в дело;
• просмотр перечня документов, списанных в дело;
• поддержка работы с многотомными делами;
• автоматический пересчет страниц в деле;
• возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.

 

   Для облегчения работы исполнителей и сотрудников  служб ДОУ по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже  на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело – достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.    

Система «ДЕЛО» обеспечивает основные функции  работы с архивом, но для более  глубокой работы по ведению и учету  архивных дел создана отдельная  система «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.

9. Информационно-справочная  работа

 

   Система предоставляет  широкие поисковые возможности  для быстрого и удобного получения  любой информации, накопленной и  сохраненной в базе данных. Она  позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам.    

Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного  использования. Поисковый запрос может быть сформирован как «с нуля», так и на основе ранее созданного шаблона. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.    

Для удобства доступа отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.    

Механизмы рубрикации документов (отнесения к  определенной теме) и их связывания между собой позволяют быстро, точно и без дополнительных усилий находить все документы по определенной тематике или вопросу и при необходимости легко разбираться в истории проблемы.   

Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности.  

В системе существуют встроенные инструменты  для получения формализованных  отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).     

Эта функция  позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.    

Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:

• Сведения о документообороте.
• Сводка об исполнении.
• Справка-напоминание об исполнении поручений.
• Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам.
• Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами.

 

   Полученная таким  образом информация служит для оценки эффективности работы как всего  управленческого аппарата, так и конкретных должностных лиц (исполнителей) и дальнейшего принятия мер совершенствования исполнительской дисциплины.    

Возможность гибкой настройки параметров для  каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.

10. Удаленный доступ  к данным и функциям

 

   В системе «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс  доступа ко всем данным и функциям (Опция «ДЕЛО -WEB»), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения.    

«ДЕЛО-WEB»  предоставляет практически все  основные вышеописанные функциональные возможности:

• регистрация документов (с автоматическим заполнением некоторых полей РК );
• регистрация связанных документов;
• прикрепление файлов к РК;
• заверение и проверка ЭЦП прикрепленных к РК файлов;
• вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;
• ввод отчетов об исполнении поручений;
• работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов);
• согласование (визирование) и подписание проектов документов;
• поиск документов и поручений по значениям их реквизитов;
• полнотекстовый поиск документов;
• использование разнообразных встроенных поисковых запросов;
• разграничение прав доступа к данным и функциям.

  

    Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной  работы с ними позволяют системе  «ДЕЛО» стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Опция «ДЕЛО-WEB» – необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым возможностям, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия.  
  Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.   

Применение  веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу

 

Анализ  программных средств

     Проведя анализ двух программных продуктов, а именно, Системы электронного документооборота «Дело» и «Гран-Док» можно сделать следующий вывод, что в нашей организации, по вопросам документооборота и делопроизводства, следует использовать СЭД «Дело».

     Конечно, «Гран-Док» прост в установке и использовании, но программа СЭД «Дело»  обширней и охватывает наибольший объем, по ней легко получить консультацию по волнуемому вопросу, так как продукт является наиболее популярной системой в рамках проекта «Электронное правительство». Так же программа постоянно совершенствуется, в нее вносятся изменения, что позволяет идти в «ногу со временем» и она предназначена для легкой автоматизации деятельности.

 

Заключение

     В данном отчете по практике была рассмотрена  работа Думы МО «Эхирит-Булагатский район».

     В рамках производственного отчета по практике были решены следующие задачи:

     - проведен анализ организационно-функциональной  структуры МО «Эхирит-Булагатский район» и её информационной системы;

     - было выяснено,  удовлетворяет  ли она существующим потребностям, и сформулированы предложения для ее совершенствования;