Создание базы данных «Архив предприятия»

Поле Memo (Memo) — предназначено для ввода букв, цифр и знаков препинания (длинные тексты и комментарии — не более 65535 символов). Поле этого типа не может быть ключевым.

Числовой (Number) — содержит только цифровую информацию.

Денежный (Currency) — предназначен для ввода денежных величин. Стандартный шаблон для полей этого типа предусматривает использование двух десятичных знаков, т.е. учет копеек. Максимальное число отображаемых десятичных знаков не превышает четырех.

Дата/время (Date/Time). Дата и время могут выводиться в различных форматах.

Счетчик (AutoNumber) — имеет формат длинного целого (Long Integer) . При добавлении новой записи значение этому полю присваиваются автоматически. Это поле можно использовать в качестве ключевого.

Логический (Yes/No). Логическое поле не может быть ключевым, но по нему можно индексировать таблицу.

Гиперссылка (Hyperlink) — предназначено для хранения адреса веб-страницы.

Также есть и  другие типы данных.

 

Автоматизация в  СУБД Access

Мастера в Access являются удобным и эффективным средством построения базы данных, таблиц, запросов, форм.

 

 

 

 

 

 

3. База данных «Архив предприятия»

 

Даны две основных и 4 вспомогательные таблицы создать с помощью Конструктора, определив необходимые поля и типы данных, связать таблицы с помощью Схемы данных, создать параметрически универсальные запросы, форму по главной таблице и  отчеты на основе созданных запросов.

3.1 Описание  таблиц.

БД состоит из пяти таблиц: четырех вспомогательных и двух основных.

Описание полей основных таблиц «Документы» и «Журнал» приведено  в таблицах 1 и 2 соответственно.

Таблица 1. Описание полей таблицы «Документы»

Имя поля	Тип данных	Размер/формат поля
Арх_номер	Числовой	Длинное целое
Документ	Короткий текст	60
Код_типа	Числовой	Длинное целое
Код_объекта	Числовой	Длинное целое
Код_орг	Числовой	Длинное целое
Осн_автор	Короткий текст	15
Год	Числовой	Длинное целое
Стр	Числовой	Длинное целое
Экз	Числовой	Длинное целое

 

Поля Код_типа, Код_объекта, Код_орг, являются полями подстановки из таблиц «Типы документов», «Объекты», «Организации», соответственно.

Таблица 2. Описание полей таблицы «Журнал»

Имя поля	Тип данных	Размер/формат поля
Номер_записи	Счетчик	Длинное целое
Арх_номер	Числовой	Длинное целое
Номер_экз	Числовой	Длинное целое
Код_отд	Числовой	Длинное целое
Сотрудник	Короткий текст	15
Дата_выдачи	Дата и время	Краткий формат даты
Дата_возвр	Дата и время	Краткий формат даты

 

Поля Арх_номер,Код_отд, являются полями подстановки из таблиц «Документы», «Отделы», соответственно.

Вспомогательная таблица  «Типы документов» состоит из двух полей: Код_типа, Тип_док. Поле Код_типа является ключевым.

Таблица 3. Описание полей таблицы "Типы документов"

Имя поля	Тип данных	Размер/формат поля
Код_типа	Числовой	Длинное целое
Тип_док	Короткий текст	15

 

Вспомогательная таблица  «Объекты» состоит из двух полей: Код_об, Объект. Поле Код_об является ключевым.

Таблица 4. Описание полей таблицы "Объекты"

Имя поля	Тип данных	Размер/формат поля
Код_об	Числовой	Длинное целое
Объект	Короткий текст	60

 

Вспомогательная таблица «Организации» состоит из полей: Код_орг, Организация, Индекс, Город, Адрес, Телефоны, Факс, Эл_почта . Поле  Код_орг  является ключевым.

                                          Таблица 5. Описание полей таблицы "Организации"

Имя поля	Тип данных	Размер/формат поля
Код_орг	Числовой	Длинное целое
Организация	Короткий текст	60
Индекс	Числовой	Длинное целое
Город	Короткий текст	25
Адрес	Короткий текст	50
Телефоны	Числовой	Длинное целое
Факс	Короткий текст	50
Эл_почта	Короткий текст	60

 

Вспомогательная таблица «Отделы» состоит из полей: Код_отд, Отдел, Начальник, Телефоны. Поле  Код_отд  является ключевым.

Таблица 6. Описание полей таблицы "Отделы"

Имя поля	Тип данных	Размер/формат поля
Код_отд	Числовой	Длинное целое
Отдел	Короткий текст	60
Начальник	Короткий текст	25
Телефоны	Числовой	Длинное целое

 

Между таблицами устанавливается связь (см. рисунок 3.1).

 

Рис. 3.1. Схема данных

 

2. Форма

 

Формы позволяют добавлять  и просматривать записи основных таблиц. Данные полей вспомогательных таблиц в формах заблокированы для изменения. Пример формы (см.рисунок 3.2).

 

Рис. 3.2. Форма

 

 

3. Запрос

С помощью запросов выполняют  такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью  запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать  новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Пример запроса в режиме конструктора(см. рисунок 3.3).

 

Рис. 3.3. Запрос в режиме Конструктора

 

4. Отчет

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

Пример отчета основанный на полях таблиц, и «Документы», (см. рисунок 3.4.).

Рис. 3.4. Отчет

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В результате выполнения курсовой работы была создана база данных «Архив предприятия», целью которой является хранение информации о документах в архиве. Данная База данных может быть использована на любом предприятии где есть архив.  

Список  литературы

 

1. К. Дж. Дейт: Введение в системы баз данных. – М.: Вильямс, 2005
2. Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. Практическая информатика – Иркутск: Изд-во ИрГТУ, 2012. – 200 с.
3. Илюшечкин В.М. Основы использования и проектирования баз данных. М.: Юрайт, 2010.
4. Информатика: Базовый курс / С. В. Симонович и др. — СПб.: Питер, 2003.
5. www.microsoft.com