Порядок проведения инвентаризации в аптеке

Для проведения инвентаризации приказом руководителя назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ, а также для проведения внеплановых и частичных инвентаризаций могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии. 

В состав инвентаризационных комиссий включаются представители администрации  - председатель инвентаризационной комиссии, работники бухгалтерии, экономисты и другие специалисты.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

1. своевременность проведения инвентаризации;

2. соблюдение порядка проведения  инвентаризации;

3. полноту и точность внесения  в описи данных о фактических  остатках проверяемого имущества или расчетов;

4. правильность указания в описи  наименований и отличительных  признаков товарно-материальных  ценностей (лекарственная форма,  объем, вес, концентрация, дозировка,  количество доз в упаковке  и

т.д.);

5. правильность и своевременность  оформления материалов инвентаризации.

Инвентаризация имущества проводится по местам его нахождения и по материально-ответственным лицам.

Проверка фактического наличия  имущества осуществляется при обязательном участии материально-ответственных  лиц. В ходе проведения инвентаризации пересчитывается количество и определяется общая стоимость имеющихся в наличии товарно-материальных ценностей, проверяется правильность их оценки. 

По результатам инвентаризации можно уточнить балансовую стоимость имущества. Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке - наиболее трудоемкий процесс (большой объем и ассортимент товара).

Любая инвентаризация начинается с  издания руководителем распоряжения о проведении инвентаризации (указывается № и дата распоряжения, председатель и состав инвентаризационной комиссии с должностями и фамилиями, сроки и место проведения инвентаризации, что подлежит инвентаризации), которое регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.

Председателю инвентаризационной комиссии вручается контрольный пломбир.

До начала проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей  инвентаризационная комиссия обязана  провести следующие мероприятия:

1. опломбировать места хранения  материальных ценностей, имеющие  отдельные входы (выходы);

2. проверить исправность весо-измерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения (поверки);

3. получить отчеты материально-ответственных  лиц о движении материальных  ценностей и денежных средств  (все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам визируются председателем с указанием «До инвентаризации на (дата)», заверенным его подписью, что служит основанием для определения в бухгалтерии остатков материальных ценностей по учетным данным к началу инвентаризации).

Материально-ответственные лица оформляют  в инвентаризационной описи подписку № 1 о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

При внезапных инвентаризациях  все товарно-материальные ценности подготавливаются к проверке в присутствии инвентаризационной комиссии, а при плановых - заблаговременно. Они должны быть сгруппированы по наименованиям, формам выпуска, сериям, ценам в порядке, удобном для подсчета их количества. 

Наличие материальных ценностей при  инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и вносится в инвентаризационные описи.

Запрещается вносить в описи данные об остатках материальных ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

По материально-производственным запасам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих материальных ценностей может определяться на основании маркировки на упаковке или на основании документов поставщика, но с обязательной выборочной проверкой содержимого упаковок.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Не допускается беспорядочный переход от одного вида ценностей к другому. После проверки ценностей помещение их хранения опломбировывается, и инвентаризационная комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Если инвентаризация не завершена  в течение одного дня, помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (пломбир на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии).

Ко дню  окончания снятия фактических остатков в бухгалтерии должна быть закончена  обработка всех документов по приходу  и расходу материальных ценностей и выведены остатки на день инвентаризации по данным учета (книжный остаток).

На втором этапе инвентаризации описи обсчитываются по указанным в них розничным ценам, и выводится сумма фактического остатка материальных ценностей по каждому описному листу. На основании полученных данных составляется сводная опись инвентаризационных листов, по которой определяется общая сумма фактического остатка материальных ценностей на день инвентаризации в отделе или аптеке в целом.

Результаты сопоставления фактически выявленных запасов с данными учета отражаются в Акте результатов инвентаризации. В акте результаты инвентаризации отражаются по отделам и по учетным группам: товар, тара, денежные средства, вспомогательные материалы и др.

Результаты могут быть получены в виде полного соответствия фактических  и книжных остатков, недостачи  или излишков.

По окончании  отчетного периода (декада, месяц) материально-ответственные  лица в отделах, в мелкорозничной сети данные о движении товара отражают в «Товарном отчете» Отчет  составляется в двух экземплярах. Товарные отчеты мелкорозничной торговли составляются в розничных ценах.

В приходной части товарного  отчета первой строкой показывается остаток товара в двух ценах (из товарного  отчета за предыдущий месяц). В разделе  «Приход» отражаются все товарные накладные (в хронологическом порядке) по которым  поступали товары вотчетом месяце. Указывается стоимость товара по каждому документу по цене приобретения и по розничным ценам.

Кроме этого в приходе отражаются данные о дооценке(т.е. дооценка по лабораторным и фасовочным работам). Изготовление воды очищенной и тарифы отражаются отдельной графой.

В конце раздела подсчитывается итого по приходу и строка остаток  с приходом.

В расходной части  товарного отчета отражается реализация товаров отдельно:

1. населению (по итоговой графе  ведомости «Реализация розничных оборотов»), по бесплатному и льготному отпуску

2. отпуску учреждениям здравоохранения  на основании итоговой графы «Оборотной ведомости по лицевым счетам покупателей»

Реализация услуг (тариф и вода) показывается по розничным ценам отдельной графой.

Врасходной чисти товарного отчета, также отражается прочее выбытие товара, использованного на хозяйственные и другие нужны аптеки, согласно актами на списание (по цене приобретения).

Подсчитывается итог расходной  части в розничных ценах, а  реализация по себестоимости считается  условно-расчетным методом по средней  себестоимости и уровню валового дохода.

Остаток на конец месяца (Ок) рассчитывается по формуле товарного баланса:

Oк = Он + П - Р 

Он - остаток на начала месяца 

П - приход товара 

Р - расход товара.

Подписывает товарный отчет аптечной организации материально-ответственное  лицо и после проверки главный бухгалтер. Один экземпляр передается в бухгалтерию, другой материально-ответственному лицу.      

Если аптека самостоятельный хозяйствующий  субъект, данные «Товарных отчетов», материально-ответственных лиц и  первичных документов служат основанием для отражения на счетах бухгалтерского учета и составления баланса  аптечного учреждения.