1С для автоматизации бухгалтерского учета на предприятии

План

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Характеристика  предприятий сферы общественного  питания

 

Сфера общественного  питания сегодня одно из наиболее распространенных направлений предпринимательской деятельности и автоматизация этой сферы является актуальным вопросом для владельцев как крупных сетей ресторанов, так и небольших кафе.

В настоящее время  разработано множество программ, предназначенных для автоматизации  и ведения учета на предприятиях, но не все они соответствуют государственным и потребительским требованиям и стандартам. Поэтому руководителю ресторана или кафе необходимо четко осознавать, что он ожидает от автоматизированной информационной системы (АИС), какие трудозатраты будут им положены в основу освоения данной системы, какие денежные вложения необходимы будут для введения в эксплуатацию приобретаемой АИС. То есть на лицо один из основных вопросов успешного ведения бизнеса: «Цель оправдывает средства?».

Именно таким вопросом и задались руководители направления  общественного питания развлекательного комплекса «София», обратившись в фирму «Компьютерные Автоматизированные Системы» за помощью в решении остро вставшего перед ними вопроса автоматизации.

В ходе беседы с клиентом-руководителем  были обозначены основные «узкие» места  текущего учета на предприятии. Это - учет поступления и разделки продукции, доведение ее до стадии полуфабрикатов собственного производства, составление калькуляций и рецептур готовой продукции, контроль расходования сырья и материалов при изготовлении блюд и другое. Со слов директора РК «София» Галихановой Т.М.: «Основная проблема, возникающая в обычных, казалось бы, операциях, заключается в их трудоемкости и рутинном характере».

Кафе «Бирюлька» - успешное заведение общественного питания, удобно расположенное в центре города Костанай. Кафе названо в честь старинной русской настольной игры. Бирюлька - сбор игрушечных предметов. Смысл игры состоит в том, чтобы из кучки таких игрушек вытащить пальцами или специальным крючком одну игрушку за другой, не затронув и не рассыпав остальных.

За годы качественной работы, кафе приобрел множество постоянных клиентов, которые часто приходят вкусно позавтракать и сытно пообедать, а в свободное время отдохнуть  и расслабиться в уютной атмосфере  кафе.

Главной задачей для  руководства «Бирюлька» стало обеспечение быстрого и качественного обслуживания в сети кафе на базе самых современных технологий, имеющихся на рынке в данной отрасли.

Необходимость применения современных технологий автоматизации  была обусловлена стремлением руководства  улучшить качество обслуживания гостей за счет оперативности обработки заказов и введения системы скидок, а также повысить контроль за действиями барменов и официантов.

 

 

2. Автоматизации  бухгалтерского и налогового  учета на базе 1С

 

Проанализировав сложившуюся  ситуацию на предприятии РК «София» заказчика, специалистами «КомпАС» было предложено следующее решение: автоматизация предприятия с помощью программного продукта «1С-Рейтинг: Общепит». Данный продукт был разработан специально для предприятий сферы общественного питания различного масштаба: от ресторанов, баров, кафе до столовых и отдельных производственных цехов и т.д.

В процессе внедрения  специалисты компании «Компьютерные  Автоматизированные Системы» путем доработки исходного продукта автоматизировали работу не только управляющего персонала, но и работу обслуживающего персонала. В результате официанты и бармены автоматизированного заведения получили возможность также работать с программой, что упростило и усовершенствовало их работу, позволив вести учет всех поступающих заказов не на бумажных счетах, а в электронном виде.

Таким образом, внедрение  программного продукта «1С-Рейтинг: Общепит» представило возможность вести бухгалтерский учет, решать задачи складского учета, разделки товара, калькулирования себестоимости полуфабрикатов и блюд, учета реализации с автоматическим формированием всех бухгалтерских проводок и операций на новом, более производительном и качественном уровне, что положительно сказалось на прибыльности бизнеса, а также на качестве предоставляемых услуг.

Руководитель проекта  внедрения со стороны заказчика  директор Т.М. Галиханова отмечет: «Благодаря возможностям информационной системы ведется четкий контроль поступления и списания товаров и услуг, выписываются электронные счета клиентам, что полностью исключает недобросовестность персонала. Автоматизирован бухгалтерский учет.

Мы уверены, что использование  нового программного обеспечения обязательно отразится на скорости и уровне обслуживания наших клиентов и, соответственно, на эффективности работы комплекса «София» в целом».

В качестве партнера по автоматизации кафе «Бирюлька» была выбрана компания ТОО «Компьютерные Автоматизированные Системы» («КомпАС»), зарекомендовавшая себя как профессионал по внедрению и сопровождению программных продуктов на платформе «1С:Предприятие» в городе Костанай и за его пределами.

Проект был выполнен на базе программного продукта «1С-Рейтинг:Общепит», предназначенного для автоматизации  управленческого и регламентированного  учета на предприятиях общественного  питания, соответствующего требованиям казахстанского законодательства и нормам ведения бухгалтерского учета.

В ходе проекта по автоматизации  объекта выполнено: внедрение готовых программных продуктов «1С-Рейтинг:Общепит» и «1С:Бухгалтерия для Казахстана», настройка системы под требования предприятия, установка электронного торгового оборудования, обучение персонала.

В настоящее время  система запущена и успешно функционирует  на предприятии. Автоматизированы следующие  процессы: рабочее место бухгалтера (поступление продуктов, составление калькуляций, складские перемещения, реализация продуктов и блюд, формирование отчетности), работа официантов и барменов (ввод и печать заказов, выписка гостевых счетов, организована система скидок).

Директор кафе «Бирюлька» И.В.Спицина:

«Приобретенная система  автоматизации «1С-Рейтинг:Общепит» успешно справляется с поставленными задачами: барменам и официантам легко вводить заказы посетителей, бухгалтерии удобно вести учет в специализированной программе, а руководитель имеет возможность оперативно получить данные о продажах, обороте – все это позволяет нашему кафе быть конкурентоспособным. Отметим, что мы всегда можем проконсультироваться у фирмы «КомпАС», специалисты компании оказывают нам необходимую техническую поддержку»

 

3. Характеристика программного решения для автоматизации предприятия

 

Программный продукт  «1С-Рейтинг: Общепит» предназначен для  автоматизации бухгалтерского, налогового и оперативного учета на предприятиях и в подразделениях общественного питания различного масштаба: ресторанах, барах, кафе, столовых, производственных цехах и т.д.

Конфигурация позволяет  использовать «прямую» и «обратную» схемы документооборота (выпуск-реализация или реализация-выпуск), связанного с производством и реализацией  продуктов питания. Автоматизировано оформление поступления выручки от розничной реализации продуктов питания в торговых точках с использованием различных способов оплаты (наличными, талонами, клубными картами и т.д.) и предоставлением скидок по дисконтным картам.

Основные возможности конфигурации:

• Ведение списков рецептур:
• Поддержка использования схемы «блюдо в блюде» с неограниченным количеством уровней вложенности.
• Автоматическое формирование калькуляционных карточек и технологических карт на основании введенных рецептур.
• Гибкие схемы списания продуктов, используемых на приготовление блюд согласно рецептурам приготовления:
• Использование списков взаимозаменяемых продуктов (аналогов).
• Инструменты для анализа наличия на складах необходимых ингредиентов и оформления операций перемещения продуктов на склад кухни.
• Механизм списания специй с минимальной погрешностью вычислений.
• Оформление производственных операций разделки/разукомплектации.
• Учет калорийности и энергетической ценности продуктов.
• Учет запасов в различных единицах измерения, гибкая настройка правил пересчета между единицами измерения.
• Отражение в учете результатов розничной торговли и обмен с фронт-офисными системами:
• Подключение торгового оборудования для обмена данными.
• Обмен с конфигурацией «1С-Рарус: Ресторан + Бар + Кафе».

Конфигурация поставляется в защищенном с помощью программно-аппаратного  комплекса виде и содержит программные  модули, не доступные для изменения  пользователем.

4. Автоматизация  документооборота

Обычно документооборот, связанный с производством блюд на предприятиях общественного питания, может строиться по следующим основным схемам:

• Сначала осуществляется выпуск блюд, а потом оформляется их реализация (прямая схема) – эту схему документооборота удобно использовать в том случае, когда все блюда готовятся заранее.
• Выпуск блюд и списание ингредиентов регистрируются по результатам данных о реализации (обратная схема) – эта схема обычно используется, когда запланировать объем выпуска блюд невозможно и они готовятся по мере поступления заявок.

Конфигурация «1С-Рейтинг: Общепит» позволяет вести документооборот по обеим схемам. Для этого в конфигурации используются средства ввода документов на основании.

Реализацию документооборота, построенного по прямой схеме, рассмотрим на примере кафе. В этом случае на предприятии оформляются следующие операции:

• Формирование плана-меню.
• Формирование требования на получение сырья из кладовой.
• Перемещение необходимых продуктов на склад кухни.
• Списание продуктов питания в производство.
• Поступление готовой продукции из производства.
• Реализация готовой продукции потребителям.
• Поступление денежных средств.

Для отражения производства блюд используется документ «Выпуск  продукции» (рисунок 1). На этапе планирования документ необходимо записывать без проведения. В нем заполняется список блюд, намеченных к приготовлению, их количество и рецептуры приготовления.

Рисунок 1. Документ «Выпуск  продукции»

 

Для управления режимом списания ингредиентов, в зависимости от наличия остатков продуктов на месте приготовления, заполняются два реквизита:

• Использование аналогов – режим подстановки взаимозаменяемых продуктов (можно установить автоматическую замену в зависимости от наличия остатков сырья, управлять заменой вручную или отключить использование взаимозаменяемых продуктов).
• Использование полуфабрикатов – режим приготовления вложенных блюд и полуфабрикатов (также можно использовать автоматическую установку полуфабрикатов к приготовлению, ручное управление приготовлением или брать полуфабрикаты со склада, и отключить их приготовление).

По заданному списку блюд, намеченных к приготовлению, автоматически формируется список необходимых ингредиентов (рисунок 2).

В списке ингредиентов выводится  количество ингредиентов по норме (согласно рецептурам) и по факту (фактическое  списание ингредиентов). Величину фактического списания можно скорректировать вручную или заполнить автоматически в соответствии с наличием продуктов на складе места приготовления.

Те строки, в которых  факт отличается от нормы, выделяются красным цветом. При необходимости, данные о недовложениях ингредиентов можно вывести в печатную форму.

Сведения о наличии  недостающих ингредиентов на складах  организации можно вывести в печатную форму «Ведомость наличия ингредиентов по организации» (рисунок 3).

Рисунок 2. Список ингредиентов

 

 

Рисунок 3. Ведомость наличия  ингредиентов по организации

Когда фактический расход ингредиентов настроен, можно вывести  данные о необходимых продуктах в печатную форму. Печатная форма «Заявка на склад» показывает, какие продукты нужно затребовать для приготовления указанного перечня блюд с учетом приготовления полуфабрикатов и замены продуктов аналогами (рисунок 4).

 

Рисунок 4. Форма «Заявка  на склад»

 

Для того, чтобы оформить перемещение необходимых продуктов на кухню, можно открыть обработку «Перемещение ингредиентов».

В этой обработке наглядно показываются данные о наличии остатков, доступных к перемещению на склад кухни. Перемещение продуктов можно настроить вручную или автоматически (по нехватке или по норме). По данным настройки порядка перемещения продуктов на склад кухни будут сформированы документы «Перемещение ТМЗ».

Для оформления списания ингредиентов и прихода готовой  продукции не требуется использование  отдельных документов. При проведении документа «Выпуск продукции» будет выполнено списание ингредиентов с учетом подстановки взаимозаменяемых продуктов и готовки полуфабрикатов, а также оприходование готовой продукции. Оприходование полуфабрикатов и вложенных блюд не осуществляется.

На основании документа  выпуска продукции можно заполнить  перемещение готовой продукции на склад реализации (рисунок 5).

Рисунок 5. Перемещение  готовой продукции на склад

 

Документы реализации могут  быть заполнены на основании документа  выпуска продукции. Для оформления оптовой реализации используется документ «Реализация ТМЗ и услуг», а для отражения розничной реализации – документ «Отчет о розничных продажах».