Аннотация как вид библиографической записи

- запись и оформление  аннотации.

Результатом использования  методики формализованного аннотирования  является составление справочной аннотации  – вторичного документа, характеризующего первичный документ с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы  и других особенностей без оценки и без рекомендаций по его использованию.

Структура справочной аннотации включает:

- библиографическое описание;

- текст аннотации, состоящий  из следующих аспектов содержания  первичного документа:

- сведения об авторе;

- сведения о форме (жанре)  первичного документа;

- предмет, объект или  тема первичного документа;

- время и место исследования;

- характеристика содержания  первичного документа;

- причины переиздания  и отличительные особенности  данного издания;

- целевое и читательское  назначение первичного документа.

В аннотируемом документе  могут отсутствовать какие-либо аспекты из приведенного перечня, однако последовательность их изложения в  аннотации сохраняется.

Особенностью справочной аннотации, полученной в результате использования формализованной  методики, является выделение основного  смыслового содержания текста первичного документа на основе представлений  о ценности, новизне, значимости, информации непосредственно самого автора, составителя  или редактора первичного документа, а не на основе субъективных суждений составителя аннотации.[13]

Методика формализованного составления рекомендательной аннотации

В качестве объектов аннотирования  выступают научно-популярные, литературно-художественные, детские издания, тексты, которые  имеют слабоструктурированный характер и в меньшей степени поддаются  формализации. Другие виды документов в качестве элементов внешней  структуры могут наряду с текстом  включать справочный аппарат издания.

Тексты художественных и  научно-популярных изданий отличаются метафоричностью, образностью, широким  использованием синонимов, многозначных слов, разнообразными стилевыми пластами лексики. Они характеризуются эмоциональностью и особой экспрессивностью.

В качестве основного источника  выявления информации при составления  рекомендательной аннотации выступает  справочный аппарат.

В основе построения рекомендательной аннотации лежит формализованный  подход. Сущность используемого метода заключается в том, что при  составлении рекомендательной аннотации  заранее заданы некоторые формальные правила, которые регламентируют деятельность человека при аннотировании.

Формальные правила сводятся к следующему:

1. Устанавливается вид  и жанр издания;

2. Определяются элементы  структуры издания, которые подлежат  анализу с целью извлечения  информации для составления рекомендательной  аннотации;

3. Определяется набор сведений (аспектов содержания), которые следует  обязательно включить в состав  аннотации;

4. Приводится перечень  формальных текстовых признаков  (маркеров и индикаторов), позволяющих  выделить заданные в структуре  рекомендательной аннотации аспекты  содержания;

5. Перечисляются приемы, обеспечивающие  рекомендательную (рекламную) функцию  аннотации;

6. Задаются правила редактирования  извлекаемых из первичного документа  предложений, подлежащих включению  в аннотацию.

Однако использование  формализованного подхода носит  ограниченный характер, поскольку составление  рекомендательных аннотаций является разновидностью творческой деятельности, сходной с литературной критикой и рецензированием. Формализация проявляется  лишь в определении элементов  структуры рекомендательной аннотации  и приведении примерного перечня  маркеров, позволяющих выделить заданные аспекты содержания.

Технология формализованного аннотирования включает выполнение следующих операций:

- Составление библиографического  описания первичного документа.

- Анализ текста первичного  документа (просмотр первичного  документа и анализ справочного  аппарата).

- Анализ дополнительных  источников информации (рецензий, критических  статей, справочных изданий и  т.д.)

- Синтез текста (определить  состав и последовательность  изложения аспектов содержания).

- Редактирование предложений,  извлеченных из текста первичного  документа (четкость и простота  изложения).

- Запись и оформление  аннотации ( в соответствии с  ГОСТ 7.9-95).

Результатом использования  методики формализованного аннотирования  является составление рекомендательной аннотации - вторичного документа, не только характеризующего первичный документ с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей, но и дающего оценку и рекомендации по его использованию. Цель рекомендательной аннотации - заинтересовать читателя, показать значение и отличительные  особенности данной книги или  статьи, привлечь внимание пользователей  к первичному документу. Практически  рекомендательная аннотация выполняет  функцию рекламы издания.

Структура рекомендательной аннотации включает:

- библиографическое описание;

- текст аннотации, состоящий  из следующих аспектов содержания:

- первичного документа:

- сведения об авторе;

- краткая характеристика  творчества автора;

- характеристика аннотируемого  произведения;

- оценка аннотируемого  произведения;

- стилистические особенности  аннотируемого произведения;

- характеристика художественно-полиграфического  и редакционно-издательского оформления;

- целевое и читательское  назначение аннотируемого документа.

В аннотируемом документе  могут отсутствовать какие-либо аспекты из приведенного перечня, однако последовательность изложения в  аннотации сохраняется.

Особенностью рекомендательной аннотации, полученной в результате формализованного аннотирования, является характеристика и оценка первичного документа на основе представлений  о ценности, значимости информации составителя или редактора первичного документа, выдающихся деятелей культуры и искусства, критиков и литературоведов  и др., а не субъективных суждений составителя аннотации.

Общие требования, а также  требованиям, предъявляемым к рекомендательной аннотации:

- лаконичность в сочетании  с точностью характеристики содержания  первичного документа;

- наличие оценок и рекомендаций  по использованию первичного  документа.[14]

библиографический запись аннотация  архивный

 

2.2 Правила подготовки  аннотации при характеристике  архивных фондов

Аннотация - основной источник информации о составе и содержании документов фонда.

Аннотация состава и содержания фонда включает характеристику состава  документов по видам и содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности; с указанием  хронологии тем, вопросов или отдельных  групп документов и обозначением их географических (административно- территориальных) границ.

При аннотировании документов применяется дифференцированный подход к подаче информации в зависимости  от степени информативности фонда  и вида характеристики. Вместе с  тем существуют общие требования к аннотации фонда:

·  недопустимость пересказа содержания документов и некритического использования формулировок из текста документов;

·  соблюдение выбранного для фондов принципа группировки информации (структурный, тематический, производственно-отраслевой, номинальный);

·  соблюдение принятой последовательности расположения сведений в аннотации, группировка сведений по одному вопросу (теме) в одном месте.

Для включения в аннотацию  из общей совокупности сведений выделяются те, которые имеют решающее значение для характеристики основного направления  деятельности данной организации. В  аннотацию включаются документы, отражающие характерные особенности конкретного  региона.

Первоочередному отбору для  включения в аннотацию подлежат документы, которые отражают основные функции фондообразователя и  особенно те из них, которые могут  выступать в качестве своеобразного  итога деятельности, закрепляют важные стороны работы организации.

При отборе групп документов учитываются: значение (масштаб) деятельности фондообразователя, функции, место  документа в осуществлении функции, время образования документа. Кроме  того, в каждом конкретном случае на отбор сведений о тех или иных документах влияют степень сохранности  и полнота освещения в них  событий.

Сведения о документах вышестоящих организаций могут  включаться в аннотации на фонды  нижестоящих организаций только в тех случаях, если установлено, что документы этих фондов не сохранились  или содержат прямые указания о деятельности фондообразователя. В тех случаях, когда рассылка документов вышестоящих  организаций носила массовый характер, включение сведений о них в  аннотации на фонды нижестоящих  организаций нецелесообразно.

Сведения о документах нижестоящих организаций, присланные для контроля и обобщения, включаются в аннотацию только в том случае, если фонды нижестоящих организаций  не поступили в данный архив или  есть возможность убедиться, что  эти фонды не сохранились.

Наиболее подробные аннотации  составляются на фонды первой категории.

К фондам большого объема со сложной структурой и большим  количеством описей на отдельные  структурные части могут составляться самостоятельные аннотации (например, к фондам обкомов КПСС и ВЛКСМ). В этом случае после названия фондообразователя, общих справочных данных и исторической справки к фонду приводится название структурного подразделения, даты его  существования, номера описей, количество включенных в них дел и хронология документов, краткая историческая справка  о структурном подразделении  и аннотация документов.

Необходимо различать  объем аннотации и полноту  обозначения содержания документов. Наиболее полной является аннотация, в  которой по строго установленной  системе обобщены сведения об основных группах документов данного фонда  с раскрытием их характерных особенностей.

Группировка информации в  аннотации зависит от категории  фонда, специфики его состава  и содержания, принципа систематизации документов, объема фонда.

Информация о составе  и содержании документов в аннотации  может быть сгруппирована по следующим  признакам:

·  структурному

·  тематическому

·  производственно-отраслевому

·  номинальному

Структурный принцип построения аннотации применяется для фондов первой категории с четко выраженной структурой фондообразователя. Единая аннотация составляется по структурным  частям, структурные группы информации располагаются в хронологической  последовательности образования структурных  частей. Внутри структурной части  информация группируется по тематическому  или номинальному признакам. Расположение информации по структуре применимо, в основном, к фондам 1 категории.

Тематический принцип  построения аннотации применяется  для фондов первой и второй категории, без четкой структуры фондообразователя  или при наличии их отраслевой направленности. Аннотирование целесообразно  проводить по тематическим группам.

По тематическому принципу могут строиться аннотации структурных  частей объемных фондов 1 категории, таких  как фонды обкомов КПСС и ВЛКСМ.

Производственно-отраслевой или функциональный принцип построения аннотации применяется для фондов первой и второй категории, фондообразователи  которых имели четко обособленные отрасли (направления) деятельности или функции, подтвержденные содержанием документов. В такой аннотации сначала указываются документы о деятельности фондообразователя в целом, а затем, относящиеся к отдельным отраслям или функциям. Внутри каждой группы документы располагаются в порядке значимости.

Номинальный принцип, т. е. расположение информации по видам и разновидностям документов применяется при аннотировании  узкоотраслевых фондов второй категории  и коллекций, созданных по одной  теме. Аннотации может ограничиваться перечислением основных разновидностей документов без раскрытия их содержания, т. к. часть информации о содержании документов раскрывается в предыдущих элементах характеристики (названии, исторической справке), что позволяет  опустить конкретные вопросы содержания документов.

Вышеперечисленные принципы группировки информации могут применяться  в аннотации на объединенный фонд и в групповой характеристике фондов в зависимости от категории  фондов, специфики состава и содержания документов.