Аудит кассовых операциий

2.5. Учетные регистры, применяемые по учету кассовых  операций ООО «Овощевод»

 

Многочисленные и разнообразные  операции движения денежных средств в кассе предприятия находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности: 
 
- Баланс предприятия Ф. №1 -третий раздел актива; (Приложение 7) 
 
- Отчет о финансовых результатах и их использовании Ф. №2, Раздел 3 "Движение денежных средств"; (Приложение 8) 
 
- Главная книга; (Приложение 9) 
 
- Журнал-ордер № 1 (Приложение 10), ведомость № 1 по учету операций в кассе. (Приложение 11) 
 
В соответствии с Положением о бухгалтерском учете все документы должны иметь правильно заполненные реквизиты, иметь порядковый номер, проходить по учету, по дате , указанной в документе, подписи должностных лиц иметь расшифровку по фамилии и занимаемой должности. 
 
Кассовая книга по правилам должна быть пронумерована, прошита, закреплена печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В случае, если заканчивается кассовая книга, то новая должна иметь следующий порядковый номер и в нее заносятся остатки с предыдущей книги. Следующая книга начинается с указания даты её заполнения и указывается даты её закрытия. 
 
Книги кассира -операциониста также нумеруются, прошиваются и заверяются печатями и подписями руководителя и главного бухгалтера. 
 
Записи в кассовой книге по движению денежных средств подтверждаются приходными и расходными документам, которые в свою очередь регистрируются в Журналах приходных ордеров и расходных ордеров. Это позволяет в дальнейшем проконтролировать наличие этой операции, избежать повторных проводок, хищений. 
 
Регистрация депонированной заработной платы в журнале и сопоставление этих сумм с данными аналитического учета по депонированной заработной плате, позволяет выявить случаи некорректных действий, злоупотребления. По закону депонированная заработная плата храниться в течение 3-х лет, а затем списывается на прибыль предприятия. Получить депонированную заработную плату можно только по отдельному заявлению ,подписанному руководителем и главным бухгалтером., по отдельной ведомости на выдачу депонированной заработной платы. Правила её оформления те же, т.е. она подписывается руководителем и главным бухгалтером. 
 
Расчетно-платежные и платежные ведомости имеют порядковый номер, дату заполнения, подписываются руководителем и главным бухгалтером, указывается срок выдачи заработной платы, прописью указывается сумма. Для их регистрации открывается журнал, куда в установленном порядке заносится запись за какой период выдается заработная плата или иное денежное вознаграждение из фонда заработной платы или из фонда потребления. 
 
В случае необходимости к некоторым кассовым документам прикладываются оправдательные документы. Они имеют юридическую силу. Должны быть полностью оформлены, подписаны. Авансовые отчеты сопровождаются чеками касс магазинов, товарными чеками, проездными билетами, счетами гостиниц, счетами рестораном для отчета по представительским расходам и т.д. 
 
Для аудитора важны и отчетные формы, по которым он сопоставляет остатки по аналитическим счета с синтетическими, просматривает достоверность движения денежных средств. 
 
Аудитор сопоставляет остатки поданным аналитических счетов с данными синтетического счета 50 "Касса", с данными Главной книги по счету 50 "Касса", которые должны совпадать. 
 

2.5. Классификатор  возможных нарушений при ведение операций по кассе.

 
При проведении кассовых операций часто  допускаются следующие ошибки: 
 
- отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований; 
 
- выплаты подотчётным лицам на основании оправ дательных документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчётов; 
 
- несоблюдение лимита расчёта наличными деньга ми между юридическими лицами; 
 
- проведение расчётов с населением без применения контрольно-кассовых машин; 
 
- некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах; 
 
- арифметические ошибки при подсчёте оборотов и остатков в учётных регистрах ручном ведении учета. 
 
- неполное оформление первичных документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер документа, код организации и т.д.); 
 
- не оприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и т.д.); 
 
- излишнее списание денег по кассе, неоднократное использование одних и тех же документов; 
 
- списание сумм без оснований и по подложным документам; 
 
- искажение остатка на начало и конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах; 
- типичные ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров: - не указывается название организации; - не проставляются или исправляются номера кассовых ордеров, не соблюдается правило сквозной нумерации с начала года; - неправильно указывается или не указывается дата; - не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет; - после совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»; - отсутствуют необходимые подписи и печати; - отсутствуют росписи получателей денежных средств. 
- типичные ошибки при заполнении кассовой книги: не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет; не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня; ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка; иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней. 
- грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями являются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку, проверка дебиторской и кредиторской задолженности и может быть сверкой расчетов.

Для удобства  результаты проведенной проверки представлены в виде таблицы (табл. 4), формат которой может быть использован в качестве фрагмента письменной информации аудитора руководству аудируемого лица.

Таблица 4

 

Результаты аудита учета  кассовых операций в ООО «Овощевод»

№ п/п	Результаты аудиторской  проверки, установленные неточности, искажения в бухгалтерском учете  и налогообложении (со ссылками на соответствующие  нормативные документы)	Рекомендации  по исправлению обнаруженных неточностей
1	2	3
1.	Сверка  данных отчетности с данными синтетического и аналитического учета Наименование  изученных документов: Баланс на 31.12.2010 г., главная  книга за 12 месяцев 2010 г., оборотно-сальдовая ведомость, учетная политика на 2010 г., расчет лимита остатка денежных средств в кассе, договоры и документы, подтверждающие наличие у Общества кредитных линий, ограничений на использование денежных средств. Описание проделанной  работы и проведенных аудиторских  процедур:   Аудитор проанализировал  оборотно-сальдовую ведомость и сверил остатки по данным аналитического учета с главной книгой и с бухгалтерским балансом (строка 260 «Денежные средства) на начало и конец проверяемого периода. Выявленные неточности и нарушения: Нарушений действующего законодательства не выявлено. Замечаний нет.	Рекомендации  по исправлению нарушений: Нет.
2.	Аудит кассы  Наименование  изученных документов: Баланс, главная книга, Договор  с банком на расчетно-кассовое обслуживание, расчет лимита остатка денежных средств в кассе, договоры с кассирами о полной материальной ответственности, кассовая книга, кассовые документы.	Рекомендации  по исправлению нарушений: 1. При оформлении расходных  кассовых ордеров соблюдать требования  Порядка ведения кассовых операций  в

 

 

1	2	3
	Основные количественные и качественные параметры: К счёту 50 «Касса» в организации  открыты субсчета: 50.1 «Касса организации»; 50.3 «Денежные документы». К субсчёту 50.1 «Касса организации» открыты субсчета второго порядка: 50.2.1 – касса организации в валюте 50.2.3 – денежные документы в валюте Таким образом, в проверяемом периоде в Общество применяло 2 операционных кассы, расположенных в торговых точках, главная касса располагается по адресу фактического местонахождения Общества. Все кассы оборудованы ККМ, , и зарегистрированны в УФНС. Описание проделанной  работы и проведенных аудиторских  процедур:   Расчетом установлен лимит  остатка денежных средств в кассе Общества в размере 1 тыс. руб. Аудитор проанализировал кассовую книгу на предмет соблюдения размера остатка денежных средств в кассе. Аудитор проверил кассовую книгу, отчеты кассира, приходные и  расходные кассовые ордера на предмет  правильности оформления и соблюдения требований Порядка ведения кассовых операций Аудитор убедился, что с  кассирами заключены договоры о  полной материальной ответственности. Выявленные неточности и нарушения: 1. В некоторых кассовых  ордерах не указываются данные  документа, удостоверяющего личность  получателя денежных средств,  например: - расходный кассовый ордер  № 278 от 03.05.2010 г. на сумму 3.000 руб. (выданы денежные средства  Михееву А.С. под отчет); - расходный кассовый ордер  № 313 от 24.05.2010 г. на сумму 11.300 руб. (выданы денежные средства  Михееву А.С. под отчет); - расходный кассовый ордер  № 404 от 04.07.10г. на сумму 1.623,30 руб. (выданы алименты Даниловой  С.А.).	Российской Федерации, утвержденного  решением Совета Директоров ЦБР 22.09.93 № 40, согласно пункту 15 которого при выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу  отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого  документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда  он выдан, и отбирает расписку получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. 2. Соблюдать требования  пункта 14 Порядка ведения кассовых  операций в Российской Федерации,  согласно которому документы  на выдачу денег из касс  предприятий должны быть подписаны  руководителем, главным бухгалтером
1	2	3
	2. Установлены случаи отсутствия в кассовых документах подписи руководителя, например: - по расходному кассовому  ордеру № 25 от 18.01.10г. Кислицину И.В. выдана зарплата за декабрь в сумме 12.282,94 руб.; - по расходному кассовому  ордеру № 53 от 26.01.10г. Мореву В.Н. выдано под отчет 2.000 руб. 3. Установлен единичный случай расхождения данных расходного кассового ордера и приложенного приказа, а именно: в расходном кассовом ордере № 124 от 05.03.10 г. на сумму 14.500 руб. основанием является заработная плата за 1-ю половину марта. Приложена платежная ведомость без номера за март 2010 г. и приказ от 01.03.10 г., в соответствии с которым назначено оказание вознаграждения работниц Общества в связи с празднованием 8-го марта. По данной операции составлена проводка: Дебет счета 70 «Расчеты с  персоналом по оплате труда» Кредит счета 50 «Касса». Данное нарушение является качественным, на достоверность бухгалтерской  отчетности существенного влияния  не оказывает.       4. В ходе проверки правильности  ведения кассовой книги было  установлено, что кассовая книга  Общества за период с 24 апреля  по 29 октября 2010 год подшита и  пронумерована, однако не скреплена  печатью, а также отсутствуют  подписи руководителя Общества  и главного бухгалтера.	или лицами на это уполномоченными. При получении приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов кассир обязан проверить наличие и подлинность  на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или  заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия  или лиц на это уполномоченных. В случае несоблюдения этого  требования кассир обязан возвратить документы в бухгалтерию для надлежащего оформления (пункт 20 Порядка). 3. Установить причину  несоответствия, произвести исправления.  Следить за соответствием данных  расходных кассовых ордеров и  распорядительной документацией  на различного рода выплаты.

 

 

 

 

 

 

 

3. Совершенствование  аудита кассовых операций.

Внедрение и использование компьютерных технологий обработки учет-ной информации явилось одним из наиболее значительных достижений науки и управления. Система субъекта хозяйствования существенно влияет на методики ревизии и аудита. Аудитор на стадии подготовки к проверке хозяйствующего субъекта должен изучить организационно-техническое обеспечение контроля и определить необходимость привлечения для исследования его надежности технических специалистов. В процессе исследования системы компьютерной обработки данных могут быть установлены особенности алгоритма систематизации информации, влекущие ее искажение.

Компьютерная обработка данных в организации имеет место  в случаях, когда с помощью  компьютерной техники осуществляется обработка значительных объемов  ученой информации независимо от следующих  факторов:

- компьютер используется организацией  самостоятельно или по договору  с третьей стороной;

- компьютер используется организацией  для обработки экономической  информации во всех аспектах  хозяйственной деятельности и  ее учета или только для  автоматизации обработки информации  по отдельным фактов хозяйствен-ной деятельности, отдельным участкам учета.

При проведении аудита в системе компьютерной обработки данных сохраняются цель аудита и основные элементы его методологии. Наличие компьютер ной обработки данных существенно влияет на процесс изучения аудитором системы учета организации и сопутствующих ему средств внутреннего контроля.

Аудитору желательно иметь представление  о техническом, программном, математическом и других видах обеспечения компьютерной техники, а также системах обработки  экономической информации. В случае отсутствия у аудитора необходимых  для этого знаний, следует использовать работу эксперта в области информационных технологий. А также аудиторской  организации целесообразно иметь  библиотеку наиболее распространенных систем компьютерной обработки данных и прилагать усилия к изучению особенностей их практического применения.

Аудитор должен изучить и оформить в виде рабочего документа все  существенные вопросы организации  обработки учетных данных в системе  компьютерной обработки данных организации, отразив в нем следующие положения:

- организационная форма обработки  данных, например: обработку данных  осуществляет специальное подразделение  или компьютеры установлены на  рабочих местах бухгалтерского  персонала и обработка данных  осуществляется не -посредственно бухгалтерами; обработку данных организация осуществляет самостоятельно третья сторона по заключенному с ней договору;

- форма бухгалтерского учета;

- разделы и участки учета,  функционирующие в среде компьютерной  обработ-ки данных;

- система компьютерной обработки  данных размещена на одном  или нескольк-их компьютерах;

- обработка данных ведется локально  на каждом компьютере или применяется  сетевой вариант;

- обеспечение архивирования и  хранения данных;

- передача данных производится: с использованием каналов связи,  через внешние носители или  происходит ввод данных с клавиатуры.

В условиях компьютерной обработки  данных большое значение необходимо придавать качеству учетных данных. Информация в электронной системе  учета должна отражаться своевременно, в полном объеме и с достаточным  уровнем детализации. При исследовании компьютерной обработки данных особое внимание следует уделить установлению в ней рисковых зон. Этого можно  достичь при проведении процедур тестирования электронной системы  учета.

На начальном этапе аудитор  производит тестирование вводной информации. Необходимость тестирования вызвана  тем, что даже самая совершенная  система электронной обработки  информации не даст реальных результатов, если исходные данные не отражают по существу совершенные хозяйственные операции.

Аудитору необходимо также проверить  полноту и правильность регистрации  исходных данных в компьютерной системе. Полнота ввода информации означает, что все необходимые данные, содержащиеся в первичных документах, включены в систему обработки. Правильно  зарегистрированными данными можно  считать те, которые по форме соответствуют  принятым в системе электронной  обработки данных обозначениям и  терминам, а по содержанию несут  точную информацию о хозяйственной  операции или факте хозяйственной  деятельности и способе ее обработки.

Также аудитор должен оценить возможности  системы компьютерной об-работки данных в части:

- гибкого реагирования на изменения  хозяйственного, налогового или  иного законодательства с точки  зрения настройки программного  обеспечения;

- формирования бухгалтерской и  внутренней управленческой отчетности;

- осуществления аналитических  процедур;

- расширения функций компьютерной  системы.

Аудитор должен оценить квалификацию бухгалтерского персонала в области  компьютерной обработки данных, в  частности: имеют ли специалисты  соответствующее высшее или среднее  специальное образование, или прошли курс обучения в области информационных технологий, или изучение системы  компьютерной обработки данных происходило  самостоятельно.