Аудит кассовых операций

1. Аудит кассовых операций

Аудиторскую проверку денежных средств целесообразно начинать с проверки кассовых операций. Основным нормативным актом, регламентирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе организации, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Этот документ устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема, оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, ревизии кассы, а также контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

При проверке аудитор, кроме  того, должен руководствоваться Законом  Российской Федерации от 25 сентября 1992 г. № 3537-1 «О денежной системе Российской Федерации». В качестве методического материала можно использовать Рекомендации Центрального банка РФ от 30 сентября 1994 г. № 113 по осуществлению учреждениями банка проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций в РФ. Наконец, аудитор должен пользоваться нормативными документами, утвержденными соответствующими министерствами и ведомствами, которыми регулируются кассовые операции, имеющие отраслевые особенности (расходование наличных сумм заготовительными организациями, организациями потребительской кооперации, инкассирование торговой выручки и т.п.).

Проверка кассы обычно начинается с проведения инвентаризации кассовой наличности немедленно по прибытии аудитора на место проверки в присутствии кассира и главного (старшего) бухгалтера. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность покрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге. Последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня кассир представляет для проверки, а также дает расписку о том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход денег.

Далее кассир начинает группировку  наличных денег по ответствующим  купюрам и в присутствии аудитора и главное бухгалтера организации проводит полный полистный их счет, включая опечатанные в пачках деньги, полученные в учреждении банка.

Аудитор должен помнить, что выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом орд ре или другом заменяющем его документе, в оправдание остаток наличных денег в кассе не принимается. Наличные деньги, подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считают излишком кассы и зачисляются в доход организации. Часто расписки, якобы подтверждающие получение денег у кассира: сдачу их на временное хранение, во внимание не принимаются

При инвентаризации кассовой наличности аудитору необходимо установить также наличие других ценностей в кассе: ценных бумаг, денежных документов. Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в кассе сопоставляются данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском отчете. Выявленные в ходе инвентаризации кассовой наличности лишки по рекомендации аудитора приходуются по приходному кассовому ордеру в доход организации (дебет счета 50 и кредит счета 91), и данная операция записывается в кассовой книге, лишки могут быть результатом умышленных действий (неучтенные средства) или допущенных ошибок при приеме и выдаче денежных средств. Поэтому аудитор должен объективно оценить ситуацию и определить правильную формулировку для акта проверки.

Выявленная в ходе инвентаризации незначительная недостача денег может быть погашена кассиром путем внесения недостающей суммы в кассу организации. Данная операция должна быть также оформлена приходным кассовым ордером и записана в кассовой книге. Кассир обязан дать аудитору письменное объяснение причин излишков или недостач. При обнаружении значительных недостач вследствие злоупотреблений аудитор может рекомендовать руководителю организации немедленно отстранить кассира от должности и передать дело следственным органам.

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в кассе аудитор оформляет актом по типовой форме № ИНВ-15, который кроме аудитора подписывают кассир и главный (старший) бухгалтер проверяемого экономического субъекта. Этот акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору в дальнейшем проверке полноты оприходования и правильности списания денежных средств по кассе.

При проверке кассы аудитору необходимо также выяснить: заключен ли с кассиром договор о материальной ответственности или имеется  ли в личном деле кассира обязательство о материальной ответственности, предусмотренное Порядком ведения кассовых операций; соответствует ли помещение кассы требованиям, установленным для работы кассира; обеспечены ли охрана кассы и сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы; имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф; соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа) для хранения денег и других ценностей в кассе; соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам; проводятся ли периодические внезапные проверки кассы и имеются ли акты по таким проверкам.

Затем аудитор переходит  к проверке правильности документального оформления операций. Практика проверок показывает, что во многих организациях кассовые документы составляются некачественно, часто в приходных и расходных документах отсутствуют подписи ответственных лиц, вносивших деньги в кассу или получивших их из кассы, и другие обязательные реквизиты. Такие документы считаются недействительными, а проведенные по ним операции необоснованными.

 Если такое установлено,  то аудитор должен сообщить  об этом руководителю и главному  бухгалтеру организации с целью  принятия оперативных мер.

На следующем этапе проверки следует установить: ведут ли в данной организации по установленной форме журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; все ли кассовые документы зарегистрированы в журнале, нет ли пропущенных номеров кассовых ордеров; наличие и правильность ведения кассовой книги, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера; действительно ли одну кассовую книгу ведут в данной организации (особенно это касается многопрофильных организаций, которые данный порядок часто нарушают).

При проверке кассовых операций особое внимание аудитор должен уделить выявлению правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денег. Денежные средства могут поступать из банков, от работников организации в оплату каких-либо услуг, могут быть остатками неиспользованных авансов и др. Тщательной проверке аудитора подлежат полнота и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных на корешках чеков, выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег) и приходных кассовых ордеров. Однако это только формальная сторона проверки, а поэтому необходимо также проверить законность поступления денег в кассу по существу.

Проверяя расходование наличных денег из кассы организации, аудитор должен помнить, что эти операции оформляются расходными кассовыми ордерами или другими надлежаще оформленными документами (платежными ведомостями, счетами, заявлениями и др.). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, ими уполномоченными.

В заключение следует  отметить, что раздел аудиторской  программы по проверке кассовых операций должен включить следующие вопросы и направления аудита: инвентаризация наличия и проверка состояния хранения денежных средств и других ценностей в кассе; проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступивших в кассу; исследование правильности списания денег на расход; проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины; проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета; документирование материалов и результатов проверки; выводы и предложения по результатам аудита.

2. Аудит учета  реализации продукции.

Готовая продукция –  часть материально-производственных запасов организации, предназначенная  для продажи, конечный результат  производственного процесса, законченный  обработкой, технические и качественные характеристики которого соответствуют условиям договора или требованиям иных документов в случаях, установленных законодательством. Отражается готовая продукция в бухгалтерском балансе по фактической или нормативной (плановой) производственной себестоимости, включающей затраты, связанные с использованием в процессе производства основных средств, сырья, материалов, топлива, энергии, трудовых ресурсов и другие затраты на производство продукции либо по прямым статьям затрат.

Отгруженные товары, сданные работы и оказанные услуги отражаются в бухгалтерском балансе по фактической или нормативной (плановой) полной  себестоимости, включающей наряду с производственной себестоимостью затраты, связанные с реализацией (сбытом) продукции, работ, услуг, возмещаемых договорной (контрактной) ценой.

Учет отгруженной, но неоплаченной продукции ведется  на счете 45 «Товары отгруженные», если моментом реализации считается дата платежа.

Учет движения отгруженной продукции  ведется в ведомости отгрузки, отпуска и реализации продукции и материальных ценностей, в которой совмещается аналитический и синтетический учет отгрузки (отпуска), реализации продукции, МТЦ и услуг и расчетов с покупателями. Аналитический учет отгрузки и реализации организуется как по отдельным видам продукции в натуральном выражении, так и в разрезе платежных документов в двух оценках – по фактической себестоимости и продажной цене. Причем учитывается и общее количество продукции, оставшейся на начало и конец месяца неоплаченной, отгруженной в отчетном месяце, возвращенной покупателями и реализованной.

В настоящих условиях основное значение придается реализации продукции (товаров) по договорам-поставкам важнейшему экономическому показателю работы, определяющему  эффективность, целесообразность хозяйственной деятельности организации. В объем реализации включаются отгруженная и отпущенная продукция, выполненные работы независимо от того, зачислен или нет платеж на расчетный счет организации или получены векселя, авансы.

Таким образом, процесс реализации завершает кругооборот хозяйственных средств организации, что позволяет ей выполнять обязательства перед государственным бюджетом, банками по ссудам, персоналом, поставщиками и возмещать прочие производственные затраты. Невыполнение плана реализации вызывает замедление оборачиваемости оборотных средств, штрафы за невыполнение договорных обязательств перед покупателями, задерживает платежи, ухудшает финансовое положение организации.

Наряду с объемом  реализации организация планирует  сумму (объем) прибыли. Это возможно потому, что при установлении продажных (договорных) цен на продукцию в  состав ее включается определенная сумма  или процент прибыли (дохода). Количество продукции, подлежащей к реализации по договорам (плану), умноженное на договорную цену, составляет продажную стоимость по плану. Процент прибыли позволяет рассчитать плановую сумму прибыли. Эти два показателя будут являться базой для расчета авансовых платежей или ежемесячных отчислений в бюджет налога на прибыль по плановым показателям.

Фактическая сумма прибыли  от реализации готовой продукции  определяется ежемесячно как разница  между продажной стоимостью реализованной  продукции и ее полной фактическом  себестоимостью (производственная себестоимость плюс расходы на сбыт продукции) за минусом суммы НДС и акцизов.

При постановке бухгалтерского учета в организациях особое место  занимает учет готовой продукции, ее отгрузки и реализации, так как  он напрямую влияет на финансовые показатели деятельности организации, В задачи бухгалтерского учета готовой продукции входят:

• систематический контроль за выпуском готовой продукции, состоянием ее запасов и сохранностью на складах; объемом выполненных работ и услуг;
• своевременное и правильное документальное оформление отгруженной и отпущенной продукции (работ, услуг), четкая организация расчетов с покупателями;
• контроль за выполнением плана договоров-поставок по объему и ассортименту реализованной продукции с целью оценки работы менеджера;
• своевременный и точный расчет сумм за реализованную продукцию, фактических затрат на ее производство и сбыт, расчет сумм прибыли.

Успешное выполнение этих задач зависит от ритмичности  работы организации, правильной организации  сбыта и складского хозяйства, своевременности документального оформления хозяйственных операций.

Готовая продукция, как  правило, должна быть сдана на склад  в подотчет материально ответственному лицу. Крупногабаритные изделия и  продукция, которая не может быть сдана на склад по техническим причинам, принимаются представителем заказчика на месте их изготовления, комплектации и сборки.

Планирование и учет готовой продукции ведут в  натуральных, условно-натуральных и  стоимостных показателях.

Условно-натуральные  показатели используют для получения обобщенных данных об однородной продукции. Например, количество выработанной каустической соды выражается в тоннах условного веса, консервов — в условных банках и т.д.

Поступление из производства готовой продукции оформляется  накладными, спецификациями, приемными актами и другими первичными документами.

Количественный учет готовой продукции по ее видам  и местам хранения обычно осуществляется аналогично учету материальных запасов. В последнее время многие организации  применяют бескарточный метод учета  готовой продукции. При данном методе с помощью ЭВМ ежедневно составляют оборотные ведомости учета выпуска из производства и движения готовой продукции относительно складов (других мест хранения). Остатки готовой продукции периодически инвентаризируют.

На автоматизированных складах вместо карточек складского учета используют, как правило, оперативные машинограммы и видеограммы остатков и движения готовой продукции по каждому наименованию и виду.

Как и по материальным запасам, по готовой продукции составляют номенклатуру-ценник. Помимо ценника разрабатываются справочники продукции, в которых содержатся сведения об облагаемой и необлагаемой различными видами налогов продукции, о плательщиках и грузополучателях, среднеквартальной и среднегодовой себестоимости и др.