Аудит операций с материально-производственными запасами

В ходе проверки в первую очередь проверяются: состояние складского хозяйства, подбор материально ответственных лиц, организация пропускной системы, своевременность проведения инвентаризаций, выполнение плана внезапных выборочных проверок наличия МПЗ и др.

При рассмотрении вопросов обеспечения предприятием сохранности материально-производственных запасов следует иметь в виду, что неучтенные излишки сырья и материалов в производстве и на складах в основном создаются с целью изъятия их в натуре и производства из них готовой неучтенной продукции, а также сокрытия ранее образовавшихся недостач, в том числе вызванных оприходованием сырья и материалов по бестоварным документам.

Излишки сырья и материалов могут быть образованы на разных стадиях движения этих ценностей в организации: при приемке на склад, хранении, передаче в производство, списании на изготовление продукции и др. с использованием следующих приемов:

• списание сырья и материалов в производство не по факту их расхода на выпуск учтенной продукции, а из расчета потребности по нормам, которые могут быть завышены;
• применение усредненных норм независимо от видов продукции;
• нарушение технических условий выпуска продукции;
• необоснованное списание сырья и материалов на потери в завышенных количествах;
• необоснованного составления коммерческих и внутренних актов на недостачу, бой, утечку и порчу товарно-материальных ценностей при приемке, погрузке, транспортировке и разгрузке их на складах, базах, пристанях и ж/д станциях (особенно когда это касается перевозки готовых продуктов питания, бытовой техники, обуви, одежды, мебели и др);
• завоза сырья и материалов от поставщиков в больших количествах, чем указано в сопроводительных документах, или завоза ценностей вообще без документального оформления;
• завоза от поставщиков доброкачественного сырья и материалов вместо отходов, показанных в сопроводительных документах;
• завышения веса тары при составлении актов на ее завес;
• внесения в сырье посторонних примесей с целью снижения сортности;
• занижения качественных показателей против фактических.

В зависимости от отрасли  и вида производства этот перечень может быть расширен. Аудитор при проверке должен знать, что без данных от инженера-технолога или товароведа нельзя делать вывод о наличии недостачи или излишка отдельных видов сырья. Например, при приемке текстильного сырья вес нужно определять при пересчете на стандартную влажность, а жирность молока на стандартную жирность Особенно это важно знать при «скользких» видах продукции (сахарная свекла, хлопок, нефть).

 

3. Аудит использования материальных ресурсов

 

Анализ материальных ресурсов предполагает анализ состояния  складских запасов, с одной стороны, и изучение показателей использования материальных ресурсов — с другой. Наличие запасов материальных ценностей в соответствии с установленными нормами обеспечивает бесперебойность процесса производства продукции. На предприятии по важнейшим позициям материалов должны быть разработаны минимальные и максимальные нормы, в пределах которых запасы отдельных наименований могут колебаться. Сравнение фактической обеспеченности предприятия запасами материалов по видам с установленной нормой в днях позволяет дать оценку их состояния.

Обобщающим показателем  использования материальных ресурсов является материалоемкость продукции и материалоотдача. Материалоемкость определяется отношением расхода материалов за анализируемый период (в натуре или в рублях) к объему выпускаемой продукции нарастающим итогом с начала года (соответственно на количество или стоимость в рублях). Этот показатель характеризует расход материалов на единицу продукции. Материалоотдача — показатель, обратный показателю материалоемкости. Сравнивая эти показатели с аналогичными за предшествующие периоды или с показателями родственных показателей можно судить об эффективности использования материальных ресурсов и возможных каналах хищений.

 

4. Аудит документов и правильность проведения инвентаризации МПЗ, денежных средств и расчетов

 

Каждая организация  ежегодно должна проводить инвентаризацию своего имущества и средств во всех сферах нахождения в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности.

Порядок проведения инвентаризаций на предприятии регламентирован Положением «Об основных положениях по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов». Аудитор проверяет наличие на предприятии текста Положения об инвентаризации, круг лиц, знакомых с основными правилами проведения инвентаризации, порядок, сроки издания и конкретность приказа о проведении инвентаризации, путем опроса членов рабочих инвентаризационных комиссий устанавливает, как реально проводилась инвентаризация. Он должен уделить особое внимание порядку проведения предприятием инвентаризации статей баланса. В зависимости от степени охвата проверкой средств организации различают полную (все без исключения средства организации) и частичную (один или несколько видов хозсредств) инвентаризацию. Инвентаризации могут быть плановыми и внезапными. Количество плановых инвентаризаций в году, даты их проведения, перечень инвентаризируемых объектов устанавливается руководителем по представлению главного бухгалтера и хранится в тайне. Проведение инвентаризаций обязательно при смене материально ответственных лиц, перед составлением годовой отчетности, при установлении фактов хищения, в случае стихийных бедствий, при ликвидации предприятия. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначаемая руководителем.

Проверив выполнение организацией этих исходных данных, аудитор  должен затем рассмотреть весь комплекс работ, проводимых перед проведением, в процессе проведения и по результатам. Как определен характер излишек и недостач МПЗ, значимость принятых руководителем мер по возмещению недостач, наказанию виновных и принятых мер профилактического содержания. По результатам инвентаризации иногда принимаются неправильные решения, способствующие совершению злоупотреблений (сокрытие недостач сырья и материалов под видом пересортицы; списание недостач на издержки производства; отнесение их на убытки или другие счета вместо взыскания сумм недостач с виновных лиц). В качестве источников контроля используются решения инвентаризационных комиссий, записи в регистрах бухгалтерского учета и других документах. Такой анализ делается за несколько лет с целью установить скрытые направления хищения средств учредителей. Использование методов сопоставления способствует выявлению нарушений, допускаемых при составлении инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. К наиболее распространенным способам хищений, связанным с совершением подлогов в материалах инвентаризации относятся:

• приписки в инвентаризационных ведомостях недостающих материалов;

• при составлении  инвентаризационных и сличительных ведомостей ограничиваются сопоставлением учетных и фактических остатков МПЗ только по общей сумме, без определения результатов по количеству и сличения фактического наличия МПЗ с учетными остатками по количеству, сорту и цене;

• предъявление инвентаризационной комиссии ранее уже списанных материалов;

• предъявление комиссии МПЗ одолженных у других организаций или материально ответственных лиц;

• предъявление бестоварных  накладных на отпуск ценностей другим организациям.

Признаки приписок в  описях можно выявить следующими способами:

• одновременная и сквозная инвентаризация у нескольких взаимосвязанных материально ответственных лиц;

• сопоставление записей  об остатках одних и тех же наименований материалов в описях на начало и  конец учетного периода при отсутствии движения по проверяемым объектам учета;

• сопоставление описей с черновиками комиссии, если они сохранились;

• сопоставление разных экземпляров одной описи.

Одним из способов сокрытия хищений в организациях является выписка бестоварных документов, которыми оформляются несовершенные хозоперации, на получение или отпуск материальных ценностей. Иногда бестоварные операции используются для образования суммовых разниц с последующим присвоением. Эффективность бухгалтерской экспертизы этих фактов во многом зависит от правильного определения признаков, характеризующих возможность совершения бестоварных операций. Такими признаками являются:

• несоответствие показателей в различных экземплярах одних и тех же документов (накладных, счет-фактур), находящихся у поставщика и получателя,
• отсутствие на учете у получателя материала или учет его в меньшем количестве, чем списано в расход поставщиком по документам;
• отсутствие платежного требования предприятия-поставщика об оплате стоимости каких-либо материалов;
• отсутствие разрешения должностных лиц на внутреннее перемещение МПЗ;
• отсутствие виз членов инвентаризационной комиссии на расходных документах, приложенных к последнему производственному (материальному) отчету перед проведением инвентаризации,
• несоответствие данных в документах о движении материалов и транспортных документах;
• факт отсутствия пропусков на вывоз и доверенностей на получение материалов;
• отсутствие транспортных документов (путевых листов), свидетельствующих о перевозке материалов, а также документа на выплату з/пл. за погрузочно-разгрузочные работы;
• подлоги (подделка даты, номера, подписей и др) в транспортных документах (путевых листах)и в доверенностях на получение материалов;
• превышение количества отпущенных материалов, указанных в расходных документах предприятия-поставщика, над их поступлением и начальным остатком;
• наличие у предприятия-поставщика документов о расходе материалов, которые не были оприходованы;
• превышение количества определенных материалов, указанных в инвентаризационной описи предприятия-поставщика, над максимально возможным остатком.

Кроме того, к признакам, свидетельствующим о хищениях, при проведении инвентаризации следует отнести:

• неоговоренные исправления цен, количества и сумм определенных материалов в инвентаризационной описи,
• неправильное сбалансирование единиц материалов по страницам инвентаризационной описи;
• несоответствие количества единиц материальных ценностей по страницам описи количеству, указанному комиссией в общем итоге;
• неправильные таксировку и подсчет итогов на отдельных страницах и в инвентаризационной описи в целом;
• отсутствие в инвентаризационной описи расписки материально-ответственных лиц или подписей всех членов комиссии;
• наличие на описи подписи сдавшего ценности и отсутствие подписи принявшего;
• наличие двух равных экземпляров инвентаризационной описи, в которых указано разное количество определенных материальных ценностей и др.

Аудитору следует помнить, что обнаруженные при проверке документов формальные признаки сами по себе не являются прямым свидетельством бестоварности  операций. Они могут быть результатом ошибок лиц, оформляющих первичные документы. Дополнительно нужно применять другие методы. Следует проверить, своевременно ли организация направляет в следственные органы материалы по недостачам, злоупотреблениям и хищениям.

Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утверждаемым руководителем предприятия. После утверждения предприятие должно принять соответствующие решения и внести при необходимости коррективы во взаимоотношения между структурами с отражением в бухучете в соответствии с Положением об инвентаризации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Эффективность аудиторской работы во многом зависит не только от знания методов проверки, но и от правильного  их сочетания в соответствии с  поставленными задачами. Методы документальной проверки применяют не только в различном сочетании, но и с различными методами фактической проверки, а также с логическим исследованием финансово-хозяйственных ситуаций. Кроме того, широко применяют на практике специальные методы для экономического анализа.

Умелое применение методов  на практике способствует достижению максимальных результатов в выполнении аудиторами своих функций.

При проведении аудита проверка сохранности материально-производственных запасов занимает важное место, так как нарушение порядка приема и списания материально-производственных запасов приводит к созданию излишков сырья, из которого затем изготавливают неоприходованную продукцию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Временные правила аудиторской деятельности в Российской Федерации, утвержденные Указом Президента РФ от 22.12.1993 № 2263.

2. Федеральный закон  «О бухгалтерском учете» от 21.10.1996 г. № 129-ФЗ.

3. Адамс Р. Основы  аудита. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1995

4. Аудит: Учебник для  вузов / Под редакцией В.И. Подольскиого. – М.: Аудит,  ЮНИТИ, 1997.

5. Барышников Н.П. Организация  и методика проведения аудита. – М.: Филинъ, 1998

6. Овсийчук М.Ф. Аудит. Организация. Методика проведения. - М.: Интех, 1996.

7. Журнал «Аудиторские ведомости», 1997 г., №№ 1 – 3, 7, 9.

8. Суйц В.П., Смиронов Н.Б. Основы российского аудита. – М.: ИЦ «АНКИЛ», 1997

9. Шеремет А.Д., Суйц  В.П. Аудит: Учеб. Пособие. –  ИНФРА-М, 1998.