Аудит процесса реализации в торговле

АУДИТ ПРОЦЕССА РЕАЛИЗАЦИИ В ТОРГОВЛЕ

Согласно Стандарту  аудиторской деятельности, одобренного  комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 25 декабря 1996 года протокол №6, аудиторская организация  осуществляющая аудит должна спланировать аудит до написания письма-обязательства и до заключения договра с проверяемой организацией. Планирование состоит в разработке аудиторской организацией общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита, а также в разработке аудиторской программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур.

Допустим проводится аудит ООО «Торговый дом «Алмаз». Программа аудита будет выглядеть  следующим образом.

Программа аудита процесса реализации в торговле.

Проверяемая организация     ООО ТД «Алмаз»

Период аудита      01.01.99г. – 01.01.2000 г.

Количество  человеко-часов          450

Руководитель  аудиторской группы  Иванов

Состав аудиторской  группы      Петрова, Сидорова

Планируемый аудиторский  риск      средний

Планируемый уровень  существенности         60

Аудит учредительных  документов торговой организации предполагает ознокомление аудитора с Уставом, Учредительным договорм и дргуими необходимыми учредительными документами. При проверке учредительных документов аудитор выясняет к розничной, к оптовой или обеим формам торговли относится проверямая организация.

Аудит наличия  лицензий подразумевает, лицензирована ли деятельность данной организации.

При аудите кассы  и кассовых операций аудитор руководствуется  Законом РФ от 25.09.92 г. №3537-1 «О денежной системе РФ», решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. №40, которым  утвержден «Порядок ведения кассовых операций в РФ», применяемый всеми предприятиями, организациями и учреждениями независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности.

При аудите кассы  и кассовых операций в качестве методического пособия следует использовать рекомендации Центрального банка России №113 от 30.09.94 г. по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями "Порядка ведения кассовых операций в РФ".

Аудитору следует  пользоваться нормативными документами, утвержденными соответствующими министерствами и ведомствами, которыми регулируются кассовые операции, имеющие отношение к торговле; первичными документами по приему и выдаче наличных денег; кассовыми книгами; книгами аналитического учета ценностей, хранящихся в кассе; актами ревизии кассы; учетными регистрами по счетам 50 "Касса", 51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет", прочих денежных средств (на счетах 55, 56, 57) и др.

Проверка кассы  и кассовых операций обычно осуществляется по трем направлениям: 1) инвентаризация наличия денежных средств; 2) проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступающих в кассу; 3) исследование правильности списания денег на расход.

Инвентаризация  кассы проводится немедленно по прибытии аудитора на место проверки в присутствии кассира и главного (старшего) бухгалтера. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность покрытия недостачи денег в одной кассе за счет денежной наличности других касс. Одновременно кассир составляет отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту ревизии кассы неоприходованных и несписанных денег не имеется. Отчет визирует главный (старший) бухгалтер предприятия (фирмы). Затем начинается подсчет денег и других ценностей, находящихся в кассе. Сначала это делает кассир, потом аудитор. В период инвентаризации в кассе могут находиться частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и на другие выплаты. Выплаты по частично оплаченным платежным ведомостям аудитор принимает к зачету, о чем делается отметка в акте. Далее фактическое наличие денежных средств и других ценностей в кассе сопоставляется с данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском учете. После этого аудитор оформляет результаты инвентаризации актом, который кроме него подписывают еще кассир и главный (старший) бухгалтер.

При ревизии  кассы аудитору необходимо также выяснить: 1) имеется ли обязательство кассира о материальной ответственности установленной формы, предусмотренной порядком ведения кассовых операций; 2) соответствует ли помещение кассы нормальным условиям работы кассира, обеспечена ли охрана кассы и сохранность денег при доставке из банка; 3) не находится ли в кассе на отдельные даты денежная наличность, значительно превышающая установленные лимиты; 4) проводятся ли периодические внезапные проверки кассы и имеются ли акты таких проверок. В некоторых бухгалтериях последнее требование часто не выполняется, и проверки кассы проводятся формально на отчетные даты, причем кассир знает о них и заранее готовится.

Установление  недостачи или излишков денежных средств у кассира на начало аудиторской  проверки — не самоцель. Эти данные необходимы и в дальнейшем при проверке полноты оприходования и эти правильности списания денежных средств по кассе.

Аудитор должен тщательно проверить полноту, своевременность оприходования денег и правильность их списания в расход по кассе. Кассы предприятий и фирм принимают наличные по приходным кассовым ордерам. Эти деньги могут поступать из банков, от работников в оплату каких-либо услуг, могут быть остатками, неиспользованных авансов и др. Особое внимание следует обращать на полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка. Некоторые допускают ошибку, когда просматривают только корешки чеков. Необходимо проверять также выписки банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Если на выписках есть следы подчисток, исправлений, а также обнаружены расхождения остатков, аудитор должен получить в банке выписку из текущего или расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии ревизуемой организации с данными выписки.

Нужно тщательно проверять не только полноту оприходования сумм, полученных из банка, но и другие поступления, например, от родителей за содержание детей в детских учреждениях, квартирной платы и т.д. Проверяя выдачу наличных денег из кассы предприятия (фирмы), аудитор должен знать, что наличные из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, ими уполномоченными. Кассовые операции по списанию денег в расход изучают по документам, приложенным к кассовым отчетам, по возможности за весь период, подлежащий проверке. При аудите используют следующие формы учетной документации по кассовым операциям: № КО-1 "Приходный кассовый ордер", № КО-2 "Расходный кассовый ордер", № КО-3 и КО-За "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов", № КО-4 "Кассовая книга", № КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денег", документы безордерного оформления приема и выдачи денег, регистры по счету 50 "Касса", главную книгу, балансы на соответствующие даты и др. Необходимо обращать внимание на оформление кассовых документов: имеются ли на каждом документе расписки получателей, погашаются ли кассовые документы (приходные — штампом "получено", расходные — "оплачено") с указанием даты, нет ли на них следов подчисток или исправлений.

АУДИТОРСКАЯ ПРОВЕРКА БАНКОВСКИХ ОПЕРАЦИЙ

Большого внимания требует проверка банковских операций. Этот этап аудиторского контроля должен включать проверку законности, достоверности и хозяйственной целесообразности операций на счетах денежных средств в банке.

Основными источниками  информации для контроля этих операций служат: выписки банка с приложенными к ним денежно-расчетными документами, главная книга, журналы-ордера №2 и № 3, ведомость №2 журнально-ордерной формы учета или машинограммы оборотов по счетам 51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет" и 55 "Специальные счета в банках". При их проверке по расчетному и валютному счетам в учреждениях банка необходимо установить: 1) в каких учреждениях банка открыты расчетный и валютный счета; 2) соответствуют ли суммы по выпискам банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах; 3) не допускалось ли в этих случаях неправильного отражения в бухгалтерском учете банковских операций (например, отнесение полученных наличных денег на другие балансовые счета вместо отражения по счету "Касса"). Каждая операция, отраженная в выписке банка, должна быть подтверждена соответствующим первичным документом (счетом, платежным поручением, требованием и др.). Приложенные к выписке банка первичные документы группируются в определенном порядке: сначала прилагаются к выписке все приходные документы, за ними — все расходные.

Такая проверка банковских выписок должна сочетаться с изучением банковских документов по существу произведенных операций. При этом аудитор должен выяснить: 1) допускаются ли неправильное перечисление авансов и платежей по бестоварным счетам и другие незаконные операции (оплата в качестве услуги счетов других организаций, не имеющих отношения к проверяемому предприятию, и пр.); 2) правильно и своевременно ли используются банковские ссуды под сезонное накопление товарно-материальных ценностей, по неоплаченным счетам заказчиков за выполненные работы и т.д., достоверны ли представляемые документы на получение ссуд; 3) верно ли отражены в учете и законно ли используются полученные из банка лимитированные и нелимитированные чековые книжки (соблюдается ли порядок их учета как документов строгой отчетности), выдаются ли они подотчетному лицу под расписку; составляются ли подотчетными лицами отчеты об использовании чековых книжек, соответствуют ли обороты и сальдо по отчетам подотчетных лиц оборотам и сальдо банка по спецссудным счетам; проставляются ли на транспортных документах номера, даты и суммы чеков и т.д.; 4) правильно и законно ли совершаются операции с аккредитивами. Необходимо определить причины таких расчетов, не вызываются ли они неплатежеспособностью фирмы; какие меры принимаются в этом случае к улучшению финансовой деятельности фирмы. В процессе проверки банковских операций исследуются первичные документы, которые нашли отражение в журналах-ордерах и машинограммах на счетах 51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет", 55 "Специальные счета в банках", 56 "Денежные документы", 57 "Переводы в пути", ведомостях аналитического учета денежных средств в кассе, на расчетном и прочих счетах в банке, ведомости-расшифровке поступления торговой выручки в центральную кассу предприятия (фирмы) и др. Особенно тщательно должны быть проверены банковские операции, если есть расхождения.

Всесторонне должны быть проанализированы операции по открываемым  в фирме текущим счетам уполномоченных лиц для выплаты на месте заработной платы и других целевых расходов (законность всех этих операций, а также качество и обоснованность самих документов). При исследовании банковских операций аудитор должен также проверить реальность сумм, числящихся в бухгалтерском учете на счете 57 "Переводы в пути", куда в ряде случаев неправильно относят просроченную задолженность заказчиков за выполненные работы и другие суммы. На этом счете должны отражаться денежные суммы (выручка), сдаваемые в кассы банка, но еще не зачисленные банком на расчетный счет или спецсчет фирмы,  а  также суммы, перечисленные проверяемому фирме другим предприятием (фирмой) или вышестоящими организациями, но не поступившие в отчетном месяце на расчетный счеч ревизуемого предприятия, то есть находящиеся к концу месяца в пути. Основанием для таких записей в учете должны служить при сдаче выручки — копии квитанций банка (почты) о сдаче денег; а при перечислении денежных средств — авизо предприятие с указанием номера, даты, суммы, наименования учреждения банка или почтового отделения, принявшего перечисления.

Изучая поступившие  на расчетный и валютный счета  денежные средства, нужно проверить правильность и полноту их зачисления. Так, взносы наличных денег должны отмечаться во всех выписках банка. При проверке списания денежных средств с расчетного и валютного счетов особое внимание необходимо обращать на своевременность и полноту оприходования и целевого использования наличных, полученных из банка. Перечислениж денежных средств в погашение задолженности поставщикам следует анализировать в разрезе этих счетов, чтобы установить, насколько реально и обоснованно их использование. Аудитор должен выяснить, нет ли нарушений при перечислении денежных средств акцептованными поручениями через почтовые отделения. При проверке переводов сумм текущей и депонированной заработной платы, удержанной по исполнительным листам, либо подотчетных или других подобных сумм, требуется установить обоснованность переводов и правильность переводимых сумм (сверкой с первичными учетными документами), а также достоверность указанных в перечне адресов получателей переводв. Важный вопрос — полнота зачисления денежных средств фирмы в иностранной валюте на его валютные счета во Внешэкономбанке или на открытые по согласованию с ним счета других банков.

В практике своей работы аудитор может столкнуться с  фактами, при которых управляющий и главный бухгалтер присвоили крупную сумму денег. В этом случае аудитор в первую очередедь должен доложить о злоупотреблениях совету директоров, который доведет эту информацию до сведения акционеров, так как аудитор прежде всего является защитником собственника. Сообщать об этом следственным органам или нет, зависит от того, кто является  собственником  фирмы.  Если  это предприятие государственное, то в соответствии со ст. 190 У ПК недонесение об известных готовящихся или совершенных преступлениях, предусмотренных ст. 92, ч. 3 (хищение государственного или общественного имущества, совершенное путем присвоения или растраты либо путем злоупотребления служебным положением, при отягчающих обстоятельствах); ст. 93, ч. 3 и ст. 147, ч. 3 (мошенничество при отягчающих обстоятельствах); ст. 92 (хищение государственного или общественного имущества в особо крупных размерах); ст. 173, ч. 2; ст. 174, ч. 2 и ст. 174, ч. 2 (получение, дача взятки и посредничество во взяточничестве при отягчающих обстоятельствах), наказывается лишением свободы на срок до трех лет или исправительными работами на срок до двух лет.