Аутсорсинг бухгалтерии и бухгалтерского учета

Аутсорсинг бухгалтерии  и бухгалтерского учета

На фоне непростых рыночных условий и роста конкуренции, современные компании стремятся  максимально сократить издержки и улучшить качество бизнес процессов. Одним из эффективных инструментов для этого служит аутсорсинг бухгалтерского учета, который вызывает все больший интерес со стороны российских организаций, оперирующих в различных сегментах рынка.

Бухгалтерский аутсорсинг подразумевает полную или частичную передачу задач по постановке и ведению бухгалтерии, налогового учета, составлению отчетности и других связанных функций в ведение компании, специализирующейся на оказании подобного рода услуг. Прибегая к помощи профессионалов, вы можете быть уверены, что аутсорсинг бухгалтерии позволит:

• Сократить издержки на содержание собственного отдела бухгалтерии - за счет отсутствия необходимости в начислении заработной платы штатным специалистам, в уплате налогов, обустройстве рабочих мест, в приобретении программного обеспечения, а также отсутствия затрат на повышение квалификации.

 

  

• Повысить качество обслуживания. Аутсорсинг бухгалтерского учета подразумевает привлечение поставщиком команды профильных специалистов. Это является гарантией более высокого уровня решения каждой отдельной задачи.

 

  

• Минимизировать финансовые риски. При заключении договора на бухгалтерский аутсорсинг риски, связанные с несвоевременной подачей отчетности и допущенными ошибками, переходят к аутсорсеру, который должен покрыть причиненные убытки.

 

  

• Получать консультативную помощь по всем вопросам, связанным с бухгалтерским учетом. Кроме того, бухгалтерский аутсорсинг сопровождается правовой поддержкой и информированием клиентов обо всех изменениях законодательства, регламентирующего данную сферу.

 

  

• Обеспечить бесперебойную работу бухгалтерии. Аутсорсинг бухгалтерского учета исключает простои в работе отдела, связанные с текучестью кадров. Помимо этого, с руководства компании снимается часть нагрузки по поиску, подбору и управлению персоналом.

 

  

Учитывая все преимущества, переход на аутсорсинг бухгалтерии является оптимальным решением для большинства организаций, но особенно актуальным для представителей малого и среднего бизнеса, которые могут существенно выиграть в качестве бухгалтерского обслуживания, избежать штрафных санкций и снизить свои затраты. 

Аутсорсинг  бухгалтерии отличается достаточной гибкостью. Поэтому на выбор своим клиентам компании предлагают несколько форм сотрудничества, включая:

• Ведение бухгалтерии специалистами, с организацией работ в офисе компании;
• Передачу всех функций одному специалисту - "главному бухгалтеру" - с организацией работ в офисе компании;
• Работу сотрудника компании в офисе вашей фирмы.

Вне зависимости от того, какую форму организации работ выбирают клиенты, все услуги будут оказываться на основании договора на бухгалтерский аутсорсинг. Это означает, что специалист будет числиться в штате компании которая предоставляет услуги, а значит, вам не придется оформлять с ним трудовой договор и нести какие бы то ни было финансовые обязательства по оплате больничных, отпусков и т.д. Единственное что необходимо - это создать все условия для работы, в случае, если вы предпочтете, чтобы специалист работал в офисе вашей фирмы. Особое внимание необходимо уделить учету рабочего времени сотрудника, поскольку от этого зависит конечная стоимость аутсорсинга бухгалтерского учета.

Один бухгалтер может  вести три-четыре организации без  ущерба для них. Каковы же плюсы и  минусы ведения бухгалтерского учета  специализированной организацией?

Периодически приходится видеть рекламные проспекты, декларирующие  значительное снижение расходов предприятия  при заключении договора на ведение  бухучета с соответствующей организацией.

И действительно, на первый взгляд расходы на содержание собственной  бухгалтерии должны быть выше, чем  стоимость бухгалтерского обслуживания в специализированной организации. Ведь при создании бухгалтерской  службы компания несет расходы по аренде дополнительного помещения, организации рабочих мест, приобретению и поддержке программных продуктов, закупке канцелярских товаров и  т.д. К тому же бухгалтеров необходимо периодически направлять на тематические семинары, курсы повышения квалификации, выписывать им специальную литературу.

Подразумевается, что в  специализированной организации, где  дело поставлено на поток , один бухгалтер одновременно ведет учет в нескольких организациях, между которыми распределяются накладные расходы, минимизируя тем самым среднюю стоимость бухгалтерских услуг. 

Однако при более внимательном рассмотрении мы увидим, что во многих случаях обслуживание по аутсорсингу  обходится дороже, чем собственная  бухгалтерия. Безусловно, клиент специализированной компании освобожден от бремени вышеперечисленных  расходов. Но необходимо понимать, что  в этом случае все расходы несет  организация, занимающаяся ведением учета. Рассмотрим, из чего складывается себестоимость  таких услуг.

Во-первых, расположение офиса  в месте с одинаково удобной для большинства клиентов транспортной доступностью. Как правило, это центр города с соответствующими арендными ставками.

Во-вторых, найм квалифицированного персонала, способного самостоятельно решать большинство текущих вопросов без вмешательства руководителя. Чтобы удержать хорошего специалиста, необходимо платить адекватную его способностям и отдаче заработную плату. Заметим, что большинство серьезных компаний имеют в штате одного или нескольких юристов, обеспечивающих правовую поддержку бизнеса клиента в рамках договора на обслуживание. Поскольку даже самый грамотный работник не застрахован от ошибок, периодически требуется проведение внутреннего аудита, а иногда и привлечение внешних аудиторов, что также требует соответствующих финансовых затрат.

В-третьих, техническое оснащение, обеспечивающее высокую надежность работы вычислительной и офисной  техники, современный уровень связи  с клиентами.

В-четвертых, расходы на лицензионное программное обеспечение, необходимость  использования которого является дополнительной гарантией надежности в работе компании. Этот перечень можно продолжить, но и в этом виде он дает представление  о структуре и объеме расходов бухгалтерской компании. Здесь необходимо отметить, что стоимость бухгалтерского обслуживания при аутсорсинге существенно  зависит от объема документооборота, его состава и количества видов  деятельности организации клиента. Передача в руки специализированной организации ведения бухгалтерского учета небольшой стабильно работающей компании порой может обойтись дешевле  содержания собственного бухгалтера. Но это действительно только для  части клиентов.

Пожалуй, одним из самых  наглядных показателей качества бухгалтерского обслуживания является количество организаций, находящихся  в ведении одного бухгалтера-исполнителя. Практика показывает, что в зависимости  от объема документооборота, наличия  вспомогательного персонала, обрабатывающего  первичную документацию, и целого ряда других технических параметров один бухгалтер в состоянии вести  максимум три-четыре организации. Речь идет о реально работающих компаниях, ежедневно осуществляющих хозяйственную  деятельность, которым необходимо налоговое  и финансовое планирование.

Однако не редки случаи, когда бухгалтеры-многостаночники  ведут учет одновременно в 10-ти и  более организациях. Повторимся, что  мы не имеем в виду в данном случае организации с пустыми балансами, речь идет о полноценно работающих компаниях. При такой загрузке качественно  выполнять свои обязанности не в  состоянии даже самые опытные  специалисты. Существуют определенные пределы пропускной способности , за которыми квалифицированное ведение бухгалтерского учета заканчивается и начинается творчество, ничего общего с бухгалтерией не имеющее. При этом, как правило, отчеты сдаются своевременно, бухгалтер не задает лишних вопросов по поводу недостающих первичных документов, стоимость обслуживания более чем приемлемая. В глазах заказчика все выглядит замечательно . до первой серьезной аудиторской или налоговой проверки. 

 

Ответственность исполнителя

Как сказано выше, по закону ответственность за нарушение законодательства о бухгалтерском учете лежит  на руководителе организации. Он в свою очередь при выявлении нарушений  и наложении на организацию штрафных санкций может привлечь к ответственности  бухгалтера . в рамках законодательства о труде. Но чаще всего сумма штрафных санкций превышает эти рамки. К тому же бухгалтер может внезапно уволиться по собственному желанию. Руководитель организации в этом случае несет серьезные финансовые и моральные потери.

В свою очередь, договор со специализированной организацией позволяет  установить ответственность исполнителя  за качество предоставляемых услуг. Как правило, это ответственность  за своевременность предоставления отчетов в контролирующие органы, за правильность начисления налогов, за соответствие ведения бухгалтерского и налогового учетов действующему законодательству. В этом случае руководитель организации  при нарушении условий договора может потребовать возмещения убытков, вызванных действиями бухгалтерской  компании. 

 

Оперативность

Преимуществом собственной  бухгалтерской службы является близость ее местонахождения, что позволяет  оперативно получать информацию, составлять документы, решать неотложные проблемы.

При передаче ведения бухгалтерского учета в стороннюю организацию  обработка первичных документов и ведение учета будут осуществляться в офисе этой организации. Это  может затруднить решение оперативных  задач.

В этом случае возможны различные  варианты минимизации потерь времени. Во-первых, использовать современные  каналы связи, во-вторых, в тех случаях, когда это оправданно, возможна установка  распределенной компьютерной базы данных, которая дает возможность обеим  сторонам в режиме реального времени  отслеживать текущие операции.

Почти каждый сотрудник в  той или иной степени является носителем коммерческих секретов компании. С развитием бизнеса вопросы  безопасности становятся все более  актуальными. Бытует мнение, что в  этом отношении собственный бухгалтер  надежнее, чем работник чужой компании. Однако жизненные ситуации подчас непредсказуемы. И практика показывает, что именно бухгалтер (тем более . бывший бухгалтер), обиженный за что-то на своего работодателя, может являться информационным источником для внешних заинтересованных лиц.