Автоматизация бухгалтерского учета основных средств

Содержание

 

 

 

Введение

Занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской и банковской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Актуальность курсовой работы – необходимость автоматизации бухгалтерского учёта на предприятии.

В условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому в России много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений.

Цель курсовой работы – разработать конфигурацию и платформу бухгалтерского учета предприятия в системе «1С: Бухгалтерии 8.1».

Задачи курсовой работы – исследовать особенности бухгалтерского учёта на предприятии.

Предмет исследования – ЗАО «Надежда», Воронежская область, Таловский район, п. Казанка.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические основы автоматизации бухгалтерского учета.

1. Понятие автоматизации бухгалтерского учета и ее значение.

Бухгалтерский учет предприятия представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном эквиваленте об имуществе, обязательствах организации и их движения путем сплошного, непрерывного и документального отражения всех хозяйственных операций. [4, 105].

База данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из одного файла в другой. Комплекс программных средств позволяет автоматический подсчет итоговых сумм, составление мемориальных ордеров, изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных баз каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы программы, составление книги “Журнал-главная”, составление баланса и сводных отчетов, полностью автоматизирован учет кассовых операций, расчетных операций, учет денежных средств на расчетном счете, учет расчетов с подотчетными лицами и др. задачи. Производители программного обеспечения постоянно проводят работу по корректировке автоматизированной системы в соответствии с изменениями в законодательстве. Например: была оперативно проведена работа по изменению количества знаков расчетного счета и введению в реквизиты юридических лиц идентификационного налогового номера (ИНН). Если в работе программы были отмечены, какие либо ошибки и недостатки, то они быстро устранялись. В базе данных автоматизированной системы обеспечивается сохранность данных в течение длительного периода. Это позволяет хранить данные по операциям, как текущего отчетного периода, так и предыдущих лет. В случае необходимости возможен поиск информации и проведение корректировки.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно [8, 64].

Компьютерная система включает в себя следующие элементы.

1. Аппаратные средства.

Это устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные средства.

а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере служебные операции, например, проверку и настройку отдельных узлов аппаратно-программного взаимодействия. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для решения пользовательских задач, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация - описание  системы и структуры управления (ввод, обработка и вывод данных, обработка сообщений, управляющие  команды).

4. Персонал - работники, которые  управляют системой, проектируют  ее и снабжают программами, эксплуатируют  и контролируют систему обработки данных.

5. Данные - необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе (например, сведения о хозяйственных операциях).

6. Процедуры контроля - в  разрезе учета это процедуры, обеспечивающие корректную запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки. Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может, относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета [12, 153].

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций. В данном тексте будет рассмотрен такой элемент компьютерной системы, как прикладные программные средства.

На российском рынке САБУ имеется более двух десятков тиражируемых систем + огромное количество продуктов, разрабатываемых по конкретным заказам или в расчете на малый тираж и последующее сопровождение специалистами фирмы-производителя. Каждая из них в той или иной мере оснащена сервисными возможностями для какого-то конкретного круга пользователей. Тем не менее, общее представление о современных направлениях развития рынка автоматизированных систем учёта можно получить, рассмотрев несколько самых распространённых систем [16, 91].

Опыт стран с развитой рыночной экономикой свидетельствует о том, что благодаря выбору методического обеспечения (технологий) бухгалтерского учета у организаций появляется возможность значительно влиять на эффективность учетного процесса, полноту и достоверность отражения своего имущественного и финансового положения. В результате учетная политика как совокупность принятых способов ведения бухгалтерского учета - способов группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способов применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и иных соответствующих способов и приемов - может существенно отличаться у разных хозяйствующих субъектов даже в одной сфере деятельности. Реформирование и либерализация бухгалтерского учета, появление новых объектов и понятий, критериев, способов, методов и форм учетной работы, внедрение в практику интерактивных технологий обработки информации, переход к распределенной обработке, уникальность пользовательских требований к функциональному наполнению бухгалтерской системы - все это обусловливает необходимость пересмотра концепции построения автоматизированных систем бухгалтерского учета (САБУ), выдвигая на первый план проблему гибкости, адаптируемости и настраиваемости САБУ. 

1.2. Актуальные  вопросы автоматизации

Автоматизация бухгалтерского учета – неотъемлемый элемент в современном обществе. С внедрением науки и техники, автоматизация становится важной составляющей ведения бухгалтерского учета для любого предприятия, особенно это касается крупных компаний. Благодаря автоматизации не только повышается эффективность управления предприятием, но и возрастает качество ведения бухучета. Использование программ для расчетов гарантирует сокращение числа ошибок. Если раньше для каждого подразделения назначался бухгалтер, который вручную рассчитывал все операции, то сейчас все гораздо проще. Сейчас, даже сложно представить человека, сидящего за столом и считающего балансы на счётах или калькуляторе. Современные технологии дают о себе знать. Все это улучшает процесс производства и ведения бизнеса [10,204].

Сегодня руководителям современных предприятий часто необходимо принимать серьезные решения в условиях недостаточности информации и риска. Также при открытии бизнеса, необходимо узнать все риски и последствия. Это требует ведения строгого контроля основных показателей финансово-хозяйственной деятельности, отражающихся в огромном количестве учетных документов. Порой, чтобы во всем этом разобраться необходимо много времени, поэтому и используется автоматизация бухучета, которая позволяет быстро систематизировать и обрабатывать информацию. Также возможно уменьшение штата сотрудников. Дальновидный руководитель должен понимать, что систематизированные и правильно обработанные данные - это определенная гарантия эффективного управления предприятием. А вот отсутствие в нужных момент достоверных данных может привести к тому, что управленческие решения окажутся или малоэффективными, или даже катастрофическими для предприятия. В результате компания может даже оказаться на грани финансового кризиса, так как неверные решения могут привести к масштабным финансовым потерям.

Но у многих появляется вопрос, зачем нужна автоматизация бухгалтерского учета? Обычно, самыми популярными считаются такие цели, как:

- Не иметь проблем с налоговой инспекцией;

- Не переплачивать налоги, уметь их прогнозировать;

- Упростить ведение учета, снизить влияние человеческого фактора (ошибки пользователей) на правильность учета;

- Сократить время, число бухгалтеров на ведение учета;

- Оперативно получать полную и достоверную информацию о деятельности компании и ее имущественном положении.

Одной из главных программ, разработанных для ведения бухгалтерского учета на предприятии, является «1С: Бухгалтерия». 
В нашей стране пакет «1С: Бухгалтерия» является одним из самых распространенных, доступных программных продуктов, на основе которого осуществляется автоматизация бухгалтерского учета. Несмотря на то, что программа платная, руководители, не задумываясь, стремятся приобрести ее. Ее использует подавляющее большинство крупных и мелких предприятий, как государственные, так и частные. Программа очень удобна, так как обеспечивает одновременную обработку данных, отражающих совершение самых разнообразных хозяйственных операций, как по счетам бухгалтерского учета, так и в разрезе аналитического, налогового, валютного и количественного учета. Пользователь при этом самостоятельно может регулировать процесс учета на основе методики, утвержденной учетной политикой предприятия. Программа, при необходимости, позволяет быстро создавать дополнительные субсчета. Они охватывают все больше и больше отраслей бизнес - деятельности в нашей стране, учет в 1С - давно стало для всех привычным делом. Скорее всего, для специфики любой компании уже существует готовое отраслевое решение - программная система, удовлетворяющая специфике всей организации [18, 338].