Автоматизация бухгалтерского учета в сельском хозяйстве

Автоматизация бухгалтерского учета в сельском хозяйстве

Отрасль сельского хозяйства отличается специфической хозяйственной деятельностью, что связано с биологическими и климатическими факторами материального производства. Соответственно, бухгалтерский учет имеет выраженные отраслевые особенности в первичной документации, организации синтетического и аналитического учета основной деятельности, исчислении себестоимости продукции и др.

Несмотря на сложность и трудоемкость бухгалтерского учета в сельскохозяйственных предприятиях, компьютерные технологии в отрасли пока не получили широкого распространения, а применяемые информационные системы не охватывают достаточно широкий круг учетных задач. Восполняя этот пробел, фирма 1С, совместно с фирмами "Весь Учет" и "Рарус", по согласованию с Управлением бухгалтерского учета, отчетности и ревизионной работы Министерства сельского хозяйства РФ, в рамках проекта АРИС, разработала две конфигурации (настройки) по автоматизации бухгалтерского учета на платформе 1С: Предприятие 7.7.:

• для сельскохозяйственных предприятий;

• для крестьянских (фермерских) хозяйств, применяющих в учете двойную систему и сокращенный План счетов бухгалтерского учета.

Конфигурация для сельскохозяйственных предприятий реализует решение задач по следующим разделам бухгалтерского учета:

• учет труда и заработной платы;

• учет основных средств;

• учет производственных запасов;

• учет затрат на производство и калькуляция себестоимости продукции;

• учет сельскохозяйственной продукции, товаров и животных;

• учет реализации продукции, работ и услуг, основных средств и прочих активов;

• учет денежных средств, расчетных операций, кредитных операций, капитала и других источников средств, финансовых результатов деятельности, целевого финансирования;

• сводный синтетический учет;

• закрытие бухгалтерских счетов;

• забалансовые счета.

Остановимся на некоторых, как представляется, наиболее существенных аспектах автоматизации бухгалтерского учета в сельскохозяйственных предприятиях.

Качество бухгалтерского учета и эффективность его автоматизации зависят во многом от состояния первичного учета и способа ввода информации с документов в компьютер.

В сельскохозяйственных предприятиях применяются унифицированные формы первичных документов, утвержденные Постановлениями Госкомстата РФ от 30.10.97 г. № 71а, от 29.09.97 г. № 68, от 28.11.97 г. № 78 и дополняющие их отраслевые формы, утвержденные приказом Минсельхоззпрода РФ от 25.07.96 г. № 215.

Подавляющая часть документов, например, по учету труда и его оплаты, учету движения зерна и другой продукции растениеводства, движения животных, движения продукции животноводства, заполняются в подразделениях хозяйства (бригады, фермы, склады и т.п.) и после надлежащего оформления передаются в бухгалтерию для обработки.

Применять автоматизированное документирование на компьютерах можно лишь к небольшому числу документов, заполнение которых производится непосредственно в бухгалтерии (кассовые, банковские и ряд других). Таким образом, в бухгалтерии сосредотачиваются большие объемы документов, с которых следует производить ввод информации в компьютер. Снижение трудоемкости ввода, сведение к минимуму рутинных, повторяющихся операций, автоматизация формирования бухгалтерских проводок становится актуальной задачей и решается в программном комплексе через максимальное использование нормативно-справочной информации.

При обработке документов по учету труда и его оплаты в числе справочных реквизитов применяются: виды сельскохозяйственных работ, марки автомобилей, тракторов и других сельскохозяйственных машин, фамилии трактористов или водителей, нормы выработки, расценки за единицу объема работ или за час работы, нормы расхода горючего на единицу работы, коэффициенты перевода в условные трактора, процентные надбавки за выполненную работу и другие.

Автоматическое формирование проводок производится с использованием элементов, также вынесенных в справочники. Порядок формирования проводок по участку имеет некоторые особенности. По документу "Учетный лист тракториста-машиниста" (форма 133 АПК) оплата труда трактористов, занятых в технологическом процессе производства сельскохозяйственной продукции, а также стоимость израсходованного горючего и эталонные гектары (количество) относятся прямо на объекты растениеводства. По транспортным работам тракторов оплата труда, стоимость горючего и эталонные гектары собираются на счете 233 "Тракторный парк" и ежемесячно распределяются по объектам учета, исходя из плановой себестоимости одного эталонного гектара.

По документу "Путевой лист трактора" (форма 134 АПК) услуги относятся на объекты учета в плановой стоимости эталонных гектаров с кредита счета 233. Одновременно затраты собираются на дебете счета 233, и в конце года плановая стоимость одного эталонного гектара доводится до фактической, после чего производится корректировка услуг, отнесенных на объекты учета.

По документу "Путевой лист грузового автомибиля" (форма 4-С) затраты (оплата труда, стоимость горючего) собираются по дебету счета 232 "Автопарк". Услуги по грузовым перевозкам распределяются ежемесячно по потребителям пропорционально объему работ, исчисляемому в тонно-километрах, и их плановой себестоимости с корректировкой в конце года по фактическим затратам. Затраты по перевозкам людей и работе специальных машин относятся в конце года на объекты учета, потребителей услуг, пропорционально количеству машино-дней.

В конце года, при закрытии счета 232, определяется фактическая стоимость тонно-километра и машино-дня, после чего производится доведение отнесенных услуг в плановой оценке до фактической.

По документам "Учетный лист труда и выполненных работ (групповой)" (форма 131 АПК) "Учетный лист труда и выполненных работ (индивидуальный)" (форма 132 АПК) оплата труда работников относится прямо на объекты учета. Услуги живой тягловой силы относятся на объекты учета в плановой себестоимости рабочих дней, которая в конце года корректируется до фактической.

По другим участкам учета в программной конфигурации для решения задач оптимизации процедур ввода применяется механизм типовых хозяйственных операций (ТХО).

ТХО представляют собой средства, позволяющие автоматически формировать бухгалтерские проводки. Удобно использовать ТХО для ввода часто повторяющихся хозяйственных операций или операций, включающих несколько бухгалтерских проводок. Реализован механизм ТХО следующим образом.

Организуется справочник типовых хозяйственных операций. Пользователь может сгруппировать ТХО в справочнике по удобному для него признаку.

При вводе типовой хозяйственной операции в системе создается документ. Типовой хозяйственной операции соответствует шаблон из одной или нескольких бухгалтерских проводок.

Большая часть элементов проводок формируется автоматически, остальные вводятся в диалоге. Для использования ТХО не требуется знания бухгалтерских проводок, пользователь лишь заполняет недостающие реквизиты документа.

Например, в документе типовой хозяйственной операции "Забой животных в хозяйстве" пользователь вводит реквизиты: местонахождение животных, вид животных, количество голов, живая масса. Автоматически формируются в документе реквизиты: счет по дебету, вид производства, статья затрат, счет по кредиту, направление движения животных, сумма.

ТХО достаточно легко адаптировать к конкретному хозяйству, они могут охватить практически все бухгалтерские проводки, что позволит свести к минимуму затраты труда на ввод первичной информации. Документ может иметь печатную форму.

Конфигурацию для сельскохозяйственных предприятий отличает от других подобных информационных систем одна существенная черта —расширение круга автоматизированных учетных функций.

Остановимся на нескольких подобных задачах.

Автоматизированы функции ежемесячного отнесения затрат по водоснабжению и энергетическим производствам — электроснабжению, теплоснабжению, газоснабжению на счета потребителей.

Çàòðàòû ïî âîäîñíàáæåíèþ, электроснабжению, теплоснабжению, газоснабжению учитываются раздельно на дебете счета 23 "Âñïîìîãàòåëüíîå ïðîèçâîäñòâî". В затраты на услуги этих вспомогательных производств включают стоимость соответственно воды, электрической и тепловой энергии, газа, поступающих со стороны, а также стоимость электрической и тепловой энергии, вырабатываемой в своей организации.

Калькуляционной единицей водоснабжения является кубометр потребленной воды, электроснабжения —Квт.час, теплоснабжения— Гкал., газоснабжения— Куб.м.

При автоматизации в справочную информацию выносятся списки потребителей по каждому виду производств, значения счетов и аналитических счетов для отнесения услуг, тарифы на оказанные услуги.

В течение года услуги (вода, электроэнергия, тепло, газ) списываются на счета потребителей.

В программных средствах, через параметрическую настройку, предусмотрено два способа списания услуг. Первый — списание в оценке по тарифу (среднегодовой плановой себестоимости калькуляционной единицы). Этот способ следует применять для тех хозяйств, где у потребителей установлены счетчики воды и энергии.

Второй способ — распределение затрат между потребителями в процентном отношении. Этот способ удобно применять, если счетчики на воду или энергию отсутствуют.

Приведенная задача отнесения услуг водоснабжения и энергоснабжения на потребителей, достаточно трудоемкая при ручном ведении учета, в программной настройке для сельскохозяйственных предприятий полностью автоматизирована. Функция бухгалтера ограничена вводом исходных реквизитов для расчета (количество потребленной воды, Квт.час., Гкал., Куб.м. или проценты отнесения затрат).

Наиболее сложной и трудоемкой задачей бухгалтерского учете для сельскохозяйственных предприятий является закрытие счетов вспомогательного производства.

Работы и услуги, выполненные вспомогательными производствами, в течение года относятся на счета потребителей их по плановой себестоимости единицы работ и услуг. В конце года определяют фактическую себестоимость работ и услуг вспомогательных производств. При этом превышение фактической себестоимости работ и услуг по каждому виду производств над плановой списывают на увеличение издержек производства по соответствующим отраслям производства и другим потребителям указанных работ и услуг, или на уменьшение издержек производства (методом "красное сторно") в тех случаях, когда фактическая себестоимость ниже плановой.

Программная настройка для сельскохозяйственных предприятий предусматривает закрытие следующих счетов вспомогательного производства:

• счет 231 "Ремонтно-механические мастерские";

• счет 232 "Автопарк";

• счет 233 "Тракторный парк";

• счет 234 "Гужевой транспорт";

• счет 235 "Энергетические производства";

• электроснабжение;

• теплоснабжение;

• газоснабжение;

• счет 236 "Водоснабжение".

Аналитический учет на счете 231 ведется в разрезе объектов ремонта (по каждому трактору, комбайну, автомашине, виду оборудования) и статей затрат. Для этого организуется справочник, куда заносится и затем пополняется список ремонтируемых объектов.

На отдельном аналитическом счете учитываются цеховые расходы ремонтной мастерской.

Для определения себестоимости ремонта ежемесячно производится распределение цеховых расходов на ремонтируемые объекты пропорционально прямой заработной плате в основных затратах. Эта процедура выполняется автоматически. Подтверждением правильности выполненных действий является отсутствие сальдо на аналитическом счете "Цеховые расходы".

Автоматическое закрытие счета 232 "Автопарк" выполняется в конце года. Предпосылкой к автоматизации этой работы служит методически правильное ведение учета эксплуатации грузового автотранспорта. Затраты по эксплуатации грузового автомобильного транспорта собираются на дебете счета. В течение года работы, выполняемые грузовым автотранспортом в части грузовых перевозок, списываются на счета потребителей услуг в оценке по плановой себестоимости тонно-километра, а расходы, связанные с перевозкой людей в количестве машино-дней, — без плановой оценки.

В конце года общая сумма затрат распределяется между грузовыми перевозками и перевозками людей пропорционально количеству машино-дней.

Затем определяется фактическая себестоимость тонно-километра, разница между плановой и фактической себестоимостью. На сумму отклонений автоматически корректируются списанные в течение года суммы по соответствующим счетам потребителей услуг грузового автотранспорта.