Автоматизация кадрового учета

Кадровое перемещение

Приказ о кадровом перемещении выпускается при  изменении у сотрудника оклада, разряда (а значит, тарифа), категории, должности/специальности, графика работы[11,C71]…

Перемещение может быть временное, т.е. на определенный срок.

Документ содержит следующие  реквизиты:

• № документа
• Дата документа
• ФИО сотрудника
• Дата перемещения
• Окончание (если перемещение временное)
• Сведения о старом месте работы
• Сведения о новом месте работы
• Основание перемещения

Документ Кадровое перемещение  очень похож на документ Приказ о  приеме на работу. Фактически сотрудник "принимается" на новое место  работы, следовательно действуют  все те деловые правила, которые  относятся к приказу о приеме.

Кадровые данные о сотруднике

При приеме на работу обычно сразу же заполняется "Личная карточка" сотрудника. Личная карточка содержит наиболее полную информацию о сотруднике и рассчитана на ее ведение в течение  периода работы сотрудника. Форма личной карточки приводится в приложении.

В личной карточке содержатся следующие реквизиты:

• ФИО сотрудника
• Дата приема
• Дата увольнения
• Категория
• Должность / Специальность
• Разряд
• Оклад / Тариф
• График работы
• Паспорт (вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан)
• Адрес (страна, индекс, регион, город, насел. пункт, район, улица, дом, корпус, квартира)
• Телефон
• Дата рождения
• Пол
• Семейное положение
• Вхождение в профсоюз
• Непрерывный стаж
• Воинский учет (звание, военкомат, годность, ВУС, спецучет)
• Приказы по сотруднику (прием, отпуска, перемещения, увольнение)
• Страховой номер ПФ
• ИНН
• Образование
• и многое другое…

Приказ по отпуску

Данный документ выпускается  в случае, если сотрудник уходит в отпуск по какой-либо причине и формируется на основе заявления сотрудника на отпуск[5,C220].

Приказ по отпуску  содержит следующие реквизиты

• № документа
• Дата документа
• ФИО
• Сведения о сотруднике

(Категория, Должность/Специальность,  разряд для рабочих, Тариф/Оклад,  Условия труда, График работы,…)

• Основание отпуска ("График отпусков", "Заявление Иванова И.И.")
• Дата начала отпуска
• Дата окончания отпуска
• Тип отпуска (очередной, без сохранения з/п, учебный)
• Тип расчета отпуска (по рабочим дням, по календ. дням)
• Рабочий год, за который предоставляется отпуск (при очередном отпуске)
• Число дней основного отпуска
• Число дней дополнительного отпуска (если есть)
• Основание дополнительного отпуска

Приказ по отпуску  подписывается сотрудником ("с  приказом ознакомлен") и руководителем  предприятия.

Очередной отпуск обычно рассчитывается по шестидневке (тип  расчета отпуска). Это значит, что  субботы считаются рабочими днями  и тоже оплачиваются, а воскресенья  и праздники пропускаются. Если возраст  сотрудника менее 18 лет, то ему предоставляется  очередной отпуск на 30 рабочих дней.

Отпуск без сохранения зарплаты и учебный отпуск рассчитываются по календарным дням, т.е. воскресенья  и праздники также учитываются  при расчете продолжительности  отпуска. Очередной отпуск обычно предоставляется  на 24 рабочих дня за определенный рабочий год. Если сотрудник работает с вредными условиями труда, то ему по коллективному договору предоставляется дополнительный отпуск на 6 рабочих дней[3,C59]..

Больничный  лист

Больничный лист —  это документ, который подтверждает болезнь сотрудника. Во время его болезни ему выплачивается заработная плата, рассчитанная с учетом процента оплаты.

Процент оплаты зависит  от стажа так:

- если стаж работы  менее 6 лет, то 60%,

- если стаж работы  от 6 до 8 лет, то 80%,

- если стаж работы  от 8 лет, то 100%,

Документ больничный лист выпускается медицинским учреждением  на специальной бумаге. Задача отдела кадров, рассчитать процент  
Анкета застрахованного лица

Заполняется на вновь  принятых сотрудников, у которых  еще нет страхового номера ПФ. Затем "Анкета…" направляется в Пенсионный фонд, который присваивает лицу страховой номер и возвращает его обратно (карточка пенсионного страхования и сопроводительная ведомость).

Анкета застрахованного  лица содержит следующие реквизиты:

• № анкеты
• Дата составления
• Фамилия, Имя, Отчество
• Пол
• Место рождения (тип, город, район, область, страна)
• Адрес регистрации
• Адрес проживания фактический (если отличается от адреса регистр.)
• Паспорт (тип док, серия, номер, кем выдан, дата выдачи)
• Телефон

Программа Пенсионного  фонда позволяет сформировать анкету, напечатать ее на бумаге и сформировать пачки документов для передачи в ПФ на дискете[7,65].

Индивидуальные  сведения

Ежегодно в Пенсионный фонд сдаются индивидуальные сведения по застрахованным лицам.

В этом документе содержатся следующие реквизиты:

• № документа
• Дата составления
• Фамилия, Имя, Отчество
• Страховой номер
• Сведения о застрахов. лице
• Сведения о заработке и отчислениях в ПФ
• Сведения о стаже

Программа Пенсионного  фонда позволяет сформировать индивидуальные сведения, напечатать их на бумаге и сформировать пачки документов для передачи в ПФ на дискете .

Заявление на присвоение ИНН

Заполняется на вновь  принятых сотрудников, у которых  еще нет Идентификационного Номера Налогоплательщика (ИНН). Затем заявление  направляется в Налоговую инспекцию, которая присваивает лицу номер и возвращает его обратно на предприятие.

Кадровая часть справки  о доходах

Кадровая часть налоговой  карточки

Отчеты руководству

Отчеты в органы статистики

Прочие документы и  отчеты (в банк, военкоматы, юбиляры, премии, благодарности, путевки, профсоюз, субботы, ведомости по б/л, внутр. док. и отчеты, табели учета рабочего времени, трудовые книжки …)

 

Глава 2. Автоматизированная система кадрового учета в программе "1С:Бухгалтерия 7.7"

 

 

2.1 ведение  базы кадового учёта в программе "1С:Бухгалтерия 7.7"

 

Нормативно-справочная информация используется для ведения базы сотрудников, штатного расписания и при работе с документами. Документы хранятся в журналах документов. Некоторые  документы (прием, увольнение, перемещение) при проведении изменяют список сотрудников и количество вакансий в штатном расписании. По каждому сотруднику, кроме основных данных, ведется дополнительная информация в справочниках «Кадровые данные», «Состав семьи» и т.д. Все эти данные используются для формирования отчетности и информационного обслуживания других пользователей и отделов.

Архитектура системы кадрового учета отображена на рисунке:

 

Архитектура системы

 

Сведения о сотрудниках

 

Ниже приведена экранная форма справочника «Сотрудники».

 

 

Справочник «Сотрудники» двухуровневый и содержит две  группы: «Работающие» и «Уволенные». В верхней части формы отображается информация по текущему сотруднику (на котором установлен курсор). Кнопка «Мастер сотрудников» вызывает отчет «Мастер сотрудников», который представляет собой фактически конструктор отчетов.

Ниже приведена экранная форма элемента справочника «Сотрудники».

 

 

 

Кнопка «Еще…» вызывает форму элемента справочника «Кадровые  данные», который является подчиненным для справочника «Сотрудники».

 

Кадровые документы

 

Все кадровые документы (прием, увольнение и т.д.) отражаются в журнале «Кадровые документы».

 

 

 

Документ «Прием на работу»

 

Документ «Прием на работу»  выглядит следующим образом:

 

 

В модуле документа при его записи проверяется соблюдение всех деловых правил организации. Например, для 1 и 2 категории должен быть указан оклад и количество ставок по штатному расписанию, а объект должен быть ИТР («инженерно-технические работники»). Для 3 категории должны быть указаны: объект (не ИТР), разряд и тариф. При проведении документа в справочник «Сотрудники» добавляется новый элемент.

Документ «Кадровое  перемещение»

 

Документ «Кадровое  перемещение» выглядит следующим образом:

В левой части документа  сведения о прежнем месте работы сотрудника. В правой части документа пользователь указывает новое место работы. При проведении документ изменяет справочник «Сотрудники» и «Штатное расписание».

 

 

 

Документ «Увольнение»

 

Документ «Увольнение» выглядит следующим образом:

 

 

В данном документе указаны  сведения об увольняемом сотруднике и причина увольнения в соответствии с действующим КЗОТ. При проведении документ изменяет справочник «Сотрудники» и «Штатное расписание».

Документ «Отпуск»

 

Документ «Отпуск» выглядит следующим образом:

 

 

Дата окончания периода  отпуска рассчитывается автоматически  при установке даты начала и количества дней отпуска (включая количество дополнительных дней), а также с учетом типа расчета: по календарным дням или по шестидневной рабочей неделе.

Документ «Больничный  лист»

 

Документ «Больничный  лист» выглядит следующим образом:

 

Мастер отчетов  по документам

 

Не реже, чем отчеты по сотрудникам, отделу кадров требуется  вывести список документов за определенный период. Нужно уметь задавать перечень документов, подлежащих выводу(например, все приказы о приеме и увольнении, по отпуску и больничные листы). Кроме общих сведений о самом документе, будет полезным выводить сведения о сотруднике.

Все возможные комбинации отчетов запрограммировать невозможно, поэтому следующий «Мастер отчетов по документам» станет важным инструментом работников отдела кадров.