Автоматизированные информационные технологии в бухгалтерском учете

С помощью режима «Документы и расчеты» в журнал операций можно ввести данные о некотором документе (платежном  поручении, накладной и т.д.) или  расчете (прибыли, налогов, переоценки валюты и т. д.) и связанные с  ними проводки, которые автоматически  рассчитываются по заданным формулам. Можно установить автоматический перерасчет проводок, связанных с документом или расчетом. Эта возможность очень удобна для таких операций как переоценка валюты, расчет прибыли и налогов и т.д.

Программа позволяет при вводе проводок автоматически формировать и  распечатывать выходные документы. Один раз введя реквизиты операции (количество, сумму, дату и т.д.), можно сразу получить и проводки в журнале операций, и выходной (первичный) документ (платежное поручение, накладную, счет, расходный или приходный ордер).

На  основании введенных проводок формируется  отчетность и различные вспомогательные  документы:

-оборотно – сальдовую ведомость

-шахматку

-анализ  счета

-обороты  счета

-журнал  – ордер и ведомость по счету

-сводные  проводки

-анализ  счета по датам

-отчет  по журналу операций

-карточку  счета

Документы могут содержать сведения за месяц, квартал, год или любой другой период времени.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной

информации (справочников):

план  счетов;

список  видов объектов аналитического учета;

списки  объектов аналитического учета (субконто);

констант  и т.д.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий  на некотором бухгалтерском языке  описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты  по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые  в налоговые органы, кроме этого  данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа  финансовой деятельности организации  в произвольной форме.

При самом простом использовании  «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить  проводки и на их основе получать оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы и выдавать отчеты для налоговых органов.

Полностью возможности программы «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты с конкретными  покупателями и поставщиками, учитывать  наличие и движение товаров и  основных средств, выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с подотчетными лицами и т.д.

Кроме этого программа имеет функции  сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых  документов.

Вместе  с продуктом предлагается широкий  перечень заполняемых форм первичных  документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой  документ. Реализованные в базовом  комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации  требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые  инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором  при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать  собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в  зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров.

Помимо  описанного продукта, существуют следующие  автоматизированные системы: “АУБИ”, СуперМенеджер, ИНФО–Бухгалтер, ФОЛИО, Инфин – Бухгалтерия, БОСС, БЭСТ, АККОРД.

 

 

 

 

Глава 2. Отражение поступления товаров на примере программы «1С Бухгалтерия».

 

Рассмотрим, каким образом в типовой конфигурации отражается поступление товаров  на конкретном примере.

1 ноября 2001 г по накладной 9487 от фабрики «Сигма» получен товар: брюки детские 200 штук по цене 154руб. и брюки мужские серые 400 штук по цене 288 руб. Товар оприходован на главный склад торговой организации. Для отражения в учете хозяйственных операций оприходования товаров предназначен документ «Поступление товара». Его форма заполняется на основании складских документов оприходования и сопроводительных документов поставщика в следующем порядке.

Сначала в шапке документа указывается  поставщик (фабрика «Сигма»), сопроводительный документ (накладная 9487) и склад, на который принят товар (главный). Заполнение этих реквизитов производится выбором  из соответствующих справочников. Если запись в справочнике отсутствует, ее можно ввести непосредственно  в процессе работы с документом.

Затем заполняется табличная часть, в  которой перечисляются ассортимент  товара, количество и цена за единицу. Если товар уже поступал ранее, то можно воспользоваться кнопкой  «Подбор» в этом случае достаточно выбрать товар из справочника  «Номенклатура» и указать его  количество. Остальные графы табличной  части («Цена», «Сумма», «НДС», «Всего») подсчитываются автоматически. Предположим, что данный товар в организацию  прежде не поступал. В этом случае новую  товарную позицию необходимо описать  в справочнике «Номенклатура», форма  списка которого открывается при  заполнении табличной части. Ассортимент  товаров может составлять тысячи позиций, поэтому для удобства поиска справочник структурируют, подразделяя  товары на группы, подгруппы и т.д. определим полученные товары в группу «Одежда», а затем перейти в  режим описания новой товарной позиции (пункт «Новая» меню «Действия» главного меню). Для того чтобы система  могла правильно интерпретировать номенклатурную единицу, в реквизите  «Тип» указывается ее классификационный  признак. В нашем примере «брюки детские» - это товар.

В реквизите «Наименование» указывается  краткое наименование товарной позиции. Наименование товара для выходных документов (накладных, счетов- фактур) указывается в многострочном поле «Полное наименование, краткая характеристика».

В реквизите «Вид» указывается  вид деятельности, в рамках которого предполагается реализовать товар («Продажа верхней одежды»). Значение этого реквизита определяет объект аналитического учета по субконто «Виды  деятельности», где на счете 46 «Реализация  продукции (работ, услуг)» программа  отразит операции по продаже товаров  с помощью документов типовой  конфигурации.

Реквизит  «Единица измерения» заполняется выбором  из одноименного справочника.

Важную  роль в описании товарной позиции  играет реквизит «Тип товара», значение которого и определяет, как следует  учитывать товар, - на балансе или  за балансом. Между типом товара и счетом для учета товаров  имеется связь.

Тип товара

Счет (субсчет) для учета товаров

Собственный

41.1 «Товары на складах» или 41.2 «Товары в розничной торговле»  (конкретный субсчет определяется  с помощью переключателя в  шапке экранной формы документа  «Поступление товара»)

На  комиссии

004 «Товары, принятые на комиссию»

Тара

41.3 «Тара под товаром и порожняя»

Покупные  изделия

41.4 «Покупные изделия»

Поскольку по условиям примера «брюки детские» переходят в собственность торговой организации, то тип товара – «Собственный».

Значение  реквизитов «Учетная (покупная) цена»  и «Оптовая цена без налогов» носит  сервисный характер и используется по умолчанию в экранных формах документов на поступление и отпуск товаров.

При заполнении реквизитов ставки налогов, следует учитывать следующее:

- ставка НДС указывается применительно  к продаже этого товара по  схеме оптовой торговли –20%

- если товар входит в перечень  товаров, стоимость которых при  определенных условиях является  объектом обложения налогом с  продаж, то обязательно указывается  ставка налога.

После заполнения всех необходимых реквизитов информации о товаре, продолжается заполнение табличной части документа  «Поступление товаров».

После того, как в табличной части  будет отражена вся информация обо  всех поступивших товарах, документ сохраняется и проводится. При  этом автоматически будут сформированы проводки.

 

 

Заключение

 

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии  и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский  учет на предприятии может рассматриваться  как внутреннее дело предприятия, а  основой для оценки финансово-хозяйственной  деятельности предприятия со стороны  государства служит отчетность (бухгалтерский  баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально  предоставляться в налоговую  инспекцию по месту регистрации  предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые  проверки, при проведении которых  могут потребоваться все бухгалтерские  документы, включая первичные. Все  это обуславливает широкое применение САБУ в современной России.

В настоящее время существует широкий  выбор различных систем автоматизации  бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходиую САБУ, исходя из задач и имеющихся ресурсов.

Для того чтобы перевод бухгалтерии  на компьютер был эффективен и  дал результат, следует учесть следующие  аспекты.

Во-первых, важно правильно выбрать время  для внедрения автоматизации  и оценить ее сроки. Не следует  вводить в эксплуатацию программы  в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Если требуется  доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить время  на подготовку технического задания  и работу программистов внедренческой  фирмы. Проверить, все ли аспекты  деятельности фирмы учтены.

Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала.

- Взять в штат или по совместительству  технического специалиста, который  будет отвечать и поддерживать исправную работу техники, компьютерной сети, системного программного обеспечения.

- Целесообразно предварительно провести  обучение сотрудников работе  за компьютером, новой программе  и новым возможностям, которые  она дает.

В-третьих, реально оценить возможности  сотрудников и готовность автоматизируемых участков.

В-четвертых, необходимо организовать четкое взаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) и распределение  функций по сотрудникам.

При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило  эффективность работы бухгалтерии  и улучшило контроль над финансово-хозяйственной  деятельностью предприятия, что  в свою очередь увеличит эффективность  управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять, что же такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса  кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это  просто когда бухучет ведется  на компьютере. Вот такое заблуждение  и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации.

Распространенным  стереотипом является и то, что  автоматизация бухучета приводит к  сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет  на себя компьютер, который и вытесняет  бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров  зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных  документов не зависит от того, автоматизирован  бухучет или нет, оно зависит  от объема хозопераций в организации. Таким образом, автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров.

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

Журнал  «Бухгалтер и компьютер» №1-3 2000 г.

«1С: Бухгалтерия», Настольная книга пользователя М – 1999

Брага В.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета» М –Финстатинформ 1996